Resultados acadêmicos, controle financeiro, documentos expedidos, estoque e materiais utilizados, inadimplência, matrículas — a quantidade de dados que precisam ser organizados para a administração de uma instituição de ensino é gigantesca. Para realizar o monitoramento, a utilização de planilhas ainda é um recurso muito frequente. Porém, será que elas realmente são a melhor maneira de otimizar a gestão escolar?Um gestor educacional precisa tomar medidas referentes ao funcionamento de muitas áreas de uma instituição. Qualidade de ensino, organização burocrática, inovação pedagógica e administração financeira são algumas das preocupações mais frequentes.Para realizar todas essas atividades, além de contar com uma equipe técnica competente, é preciso utilizar ferramentas funcionais, capazes de otimizar processos.Mas apesar desta necessidade, muitas instituições e gestores ainda apoiam seus controles e planejamentos em planilhas, seja como forma principal de registro ou como recurso secundário.Sua instituição ainda tem essa prática? Pois hoje você vai descobrir 7 motivos para abandonar definitivamente as planilhas e otimizar a gestão escolar. Preparado?
Sim, houve um tempo em que as planilhas eram o recurso mais moderno para controles e registros de uma instituição de ensino. Afinal, com a definição de uma única fórmula era possível realizar uma série de cálculos, o que já foi um avanço.Porém, diante de todos os recursos que os softwares de gestão oferecem, elas simplesmente perdem em funcionalidade e fazem com que uma instituição de ensino seja prejudicada quanto à segurança, produtividade e competitividade. Quer saber como? Vamos contar para você!
O primeiro ponto, e talvez o mais importante, é a falta de integração.Por exemplo, se você tem uma planilha para registrar os pagamentos, ela não vai alimentar automaticamente outros relatórios que poderiam ser gerados a partir desses dados. Assim, será necessário copiar as informações desta planilha para inseri-las no controle financeiro. A partir daí, um outro arquivo precisa ser criado para calcular os resultados e tributos a pagar, outro para os inadimplentes, e assim por diante.Em um sistema integrado, isso simplesmente não acontece. Um único lançamento faz com que essa informação fique disponível para todos os setores para os quais é relevante e que tenham com permissão para acessá-la.Desta forma, uma única operação dá origem a uma série de procedimentos e pode ser utilizada para a emissão automática de diversos relatórios, eliminando muitas tarefas burocráticas.
Devido ao fato de não serem integradas e não se atualizarem automaticamente, a utilização de planilhas cria brechas para muitos erros.Como é necessário inserir um mesmo dado em planilhas diferentes, é possível que o responsável pelo registro simplesmente se esqueça do procedimento, o que dá margem a equívocos. Por causa disso, podem ocorrer erros referentes ao controle financeiro, à matrícula e formação de turmas, assim como no cálculo de tributos, entre outras possibilidades.Para evitar problemas e sanções decorrentes deste tipo de erro, a solução encontrada por muitas instituições é conferir inúmeras vezes as planilhas elaboradas. Não é preciso nem imaginar a quantidade de tempo desperdiçado neste tipo de atividade burocrática, conferência e retrabalho, afetando a produtividade dos funcionários, não é mesmo?
Mesmo quando protegidas com senhas, as planilhas não são uma forma segura de armazenar informações. Incidentes ou falhas técnicas podem apagar um arquivo da memória do computador e registros em papel são facilmente extraviados.De forma contrária, um sistema especializado permite acesso a partir de vários dispositivos, além de um backup seguro que mantém uma cópia dos dados em caso de incidentes.Além disso, quando uma planilha é compartilhada por vários usuários, sempre existe o risco de que o erro de um deles simplesmente apague acidentalmente o trabalho de todos os outros. Um software de qualidade sinaliza eventuais erros de lançamento ou operacionais, evitando a perda de dados.
Por mais organizados que sejam os colaboradores de uma instituição de ensino, a demanda do dia a dia pode favorecer o esquecimento de prazos ou tarefas que precisam ser entregues.Em um sistema gerencial é possível configurar lembretes que evitam os prejuízos decorrentes deste problema, já que avisam ao usuário o momento de tomar determinadas providências quanto a esses compromissos.
Informação é uma ferramenta valiosa no momento da tomada de decisões. Porém, sem um sistema inteligente, reunir essas informações, organizá-las e apresentá-las de forma compreensível é uma tarefa que exige tempo, o que acaba inibindo a produção deste tipo de relatório.Com um bom software de gestão escolar, o administrador pode utilizar filtros para criar um relatório com as informações que ele quer exibir e o período que deve ser pesquisado, além de outras definições relevantes para a decisão que precisa ser tomada naquele momento.Desta forma, pode-se estabelecer um curso de ação baseado em uma visão estratégica de seu negócio que esteja fundamentada em informações atualizadas e confiáveis. Com este recurso, as chances de sucesso na avaliação se tornam realmente maiores.
Por serem descentralizadas, exigirem retrabalho, conferência e ainda assim terem grandes chances de conter erros, as planilhas definitivamente impedem a otimização da gestão da instituição de ensino.Através de um software, é possível organizar as informações provenientes de todos os setores, tornando seu acesso muito mais simples e reduzindo o tempo de busca por uma informação.Além disso, os sistemas eliminam os controles manuais e permitem a rápida geração de relatórios. Desta forma, a equipe fica livre da realização de tarefas repetitivas e burocráticas que impedem a produtividade e o foco na implementação de um modelo de ensino mais eficaz.
Mesmo que você consiga vencer todos os desafios expostos nos últimos parágrafos e mantenha suas planilhas sem erros e atualizadas, não será possível compartilhá-las com os pais de seus alunos sem que dados referentes a outros clientes não sejam divulgados.Então, para obter qualquer informação sobre sua situação financeira, acadêmica ou disciplinar, será necessário que o pai busque o seu atendimento ou o da sua equipe, o que reduz a produtividade.A utilização de um software elimina a necessidade de grande parte dos atendimentos telefônicos e pessoais. Através do site ou aplicativos, eles ficam cientes de sua situação junto ao departamento financeiro ou mesmo das questões acadêmicas relacionadas ao aluno.Isso tudo com a satisfação do usuário, que pode acessar essas informações em qualquer dia e horário, com um dispositivo que tem na palma das mãos!Entendeu como abandonar as planilhas pode otimizar sua gestão escolar? Gostaria de conhecer outras funcionalidades de um bom sistema para a administração de uma instituição de ensino? Então descubra as facilidades do Escolaweb — o software perfeito para sua IE! Aproveite para nos seguir nas redes sociais e receber novidades sobre tecnologia e gestão escolar em primeira mão!
Descubra como nós podemos transformar a percepção dos serviços prestados pela sua instituição através de soluções práticas. Preencha o nosso formulário e viva a excelência!