plano de gestão escolar

Entenda a importância do plano de gestão escolar e como montar o seu

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As instituições de ensino têm enfrentado grandes desafios nos últimos anos. Segundo o censo demográfico do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), quase metade da população brasileira (49,2%) com 25 anos ou mais de idade não completaram o ensino fundamental.

Da fatia que consegue conclui-lo, apenas 14,6% termina o ensino médio. A evasão tem origem, principalmente, em razões econômicas e sociais que, muitas vezes, não dependem da intervenção da escola. Entretanto, um bom plano de gestão escolar pode reduzir e resolver problemas que causam o abandono dos estudos e prejudicam a saúde financeira da instituição.

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Uma gestão eficiente é aquela que executa mais tarefas e projetos com menos recursos, sem comprometer a qualidade do ensino. Para isso, é preciso estabelecer metas e organizar processos administrativos. Pensando nisso, neste artigo, entenda a importância do plano de gestão e como montar o da sua escola.

Qual é a importância do plano de gestão escolar?

O plano de gestão escolar é um documento norteador das ações da escola. Por isso, ele deve ser feito anualmente, antes do início do ano letivo, mas pode ser revisado posteriormente — a cada seis meses ou quando necessário.

Nele constam informações como formação da equipe, horários de funcionamento, recursos materiais e físicos, o Plano Político Pedagógico, projetos e eventos da escola, entre outras informações.

O plano, então, auxilia na organização da escola e estabelece um caminho para que a instituição atinja seus objetivos. Ele pode ajudar a reverter situações complexas tanto financeiras quanto pedagógicas, e otimizar o dia a dia da instituição, agilizando processos administrativos.

Afinal, assim como qualquer outro negócio, uma instituição de ensino precisa ser sustentável e ter metas de crescimento. É importante, portanto, pensar em formas de reter e captar alunos, reduzir a inadimplência, capacitar a equipe e contratar bons profissionais, além de investir em infraestrutura, entre outras ações que contribuam para o desenvolvimento da empresa.

Como criar um plano de gestão eficiente?

Compreenda a situação atual da escola

Um plano de gestão eficiente não é apenas um documento em papel, mas um conjunto de ações. O primeiro passo para elaborá-lo é compreender a situação atual, analisar quais problemas se pretende resolver e de que forma isso pode ser feito.

É possível que a falta de recursos, por exemplo, esteja relacionada à inadimplência. Como resolver isso? Talvez, uma simples organização para efetuar as cobranças seja o suficiente.

Qual é a meta para que a escola possa ter sua saúde financeira restaurada? Reduzir 100%, 90%, 80% da inadimplência? Coloque tudo isso em um papel ou no computador.

Para a elaboração do plano, o gestor deve considerar, entre outros aspectos:

  • dados de evasão;
  • taxa de inadimplência;
  • necessidades da comunidade escolar;
  • contexto social e econômico.

Procure colocar no plano uma previsão orçamentária real e quanto a escola precisa economizar ou arrecadar para executar obras ou outros investimentos importantes ao longo do ano. Quanto mais detalhada a planilha, maior a chance de sucesso das ações.

Elabore um planejamento participativo

Para cada dificuldade, pode haver uma ou mais soluções. Portanto, a escola pode definir um caminho e mudá-lo caso necessário, ao longo do ano. Em princípio, coloque todas as ideias e depois vá selecionando as melhores e definindo formas de executá-las.

Você pode (e deve!) contar com a sua equipe nesse momento, pois um gestor não é obrigado a ter todas as respostas. A visão dos funcionários e docentes pode complementar a sua, pois eles vivem o dia a dia da escola, têm contato direto com os estudantes e sabem das dificuldades existentes.

Envolver toda a comunidade escolar também é recomendável. Grupos de Pais e Mestres, que representam as famílias dos alunos, costumam ser valiosos parceiros na hora de pensar alternativas para melhorar a estrutura e o ensino. Iniciativas para arrecadação de verbas, como rifas e eventos, costumam partir desses grupos.

Conte com um sistema de gestão acadêmica

Em plena era tecnológica, há uma série de ferramentas que auxiliam na elaboração de um planejamento e na sua execução. Uma delas — e talvez a mais eficiente — é o sistema de gestão acadêmica: um software que dá conta de administrar todos os setores da escola, desde a secretaria até a sala de aula.

O sistema informatizado e online reduz o tempo gasto com tarefas burocráticas, facilita a comunicação com os pais e responsáveis pelas crianças e adolescentes. Além disso, ele previne a evasão escolar, aumenta a produtividade da equipe, promove economia, proporciona a análise de dados, simplifica a avaliação dos alunos e auxilia no conteúdo pedagógico.

Por meio de uma plataforma como a Escolaweb, o gestor tem acesso a gráficos e planilhas detalhadas de custos, despesas, dados cadastrais dos alunos, frequência em aula, desempenho na aprendizagem, entre outras informações valiosas para a crianção do plano de gestão.

A relação com os pais e responsáveis pelos estudantes também pode ser estreitada pela ferramenta. Essa participação da comunidade escolar é fundamental para identificar focos e se antecipar aos problemas que possam levar os estudantes a deixar a escola.

Tudo fica registrado no sistema, que tem a vantagem, ainda, de dar transparência e confiança à gestão. Uma vez que os dados estão à disposição sempre que for necessário fazer algum levantamento ou auditoria.

Monitoramento do plano

Não só fazer e executar, mas monitorar os resultados alcançados a partir do plano de gestão é imprescindível. Por isso, essa avaliação pode ser feita ao final de cada ano, a cada seis meses ou sempre que se fizer necessário.

As estratégias para atingir as metas estabelecidas estão funcionando? Como você mensura isso?

Novamente, um sistema de gestão será o melhor aliado. Por meio dos dados registrados nele, é possível analisar o que precisa ser aperfeiçoado ou mesmo abandonado de vez. É possível, por exemplo, identificar gastos excedentes e áreas em que é preciso investir mais.

Como você viu, o plano de gestão escolar é uma importante ferramenta para a organização da escola e para alcançar metas e resultados de excelência. Planejamento é a chave para a prestação de um serviço de qualidade — e se você puder contar com um software na gestão, ela será ainda mais eficiente.

Quer saber mais? Então, aproveite para ler nosso artigo sobre as vantagens de um sistema informatizado de gestão escolar!