Administrar o orçamento em instituições de ensino requer muita organização e responsabilidade. É fundamental que as pessoas responsáveis pela gestão financeira saibam como estão sendo gastos os recursos da escola. O controle financeiro permite identificar onde estão sendo realizados gastos desnecessários e os pontos nos quais poderiam ser investidos mais recursos, seja para novas contratações ou para compra de inovações tecnológicas.

Os gestores precisam prestar bastante atenção às melhores formas de realizar o controle financeiro. Afinal, isso é crucial tanto para o crescimento como para o amadurecimento da instituição. Uma gestão financeira feita de forma coerente faz com que a escola controle suas contas a pagar e a receber sem qualquer estresse, pois existe uma administração favorável dos custos fixos e possibilidades de lançar mão de alguma medida corretiva antes que algum problema nas finanças se agrave.

O controle financeiro nas escolas é importante que preparamos um passo a passo para que você, gestor, possa implementá-lo em sua instituição, caso ainda não o tenha feito. São medidas eficazes e que dão um bom resultado. Confira:

Prioridade é prioridade

Você, gestor, sabe quais são as prioridades da sua instituição? Não? Então já passou da hora de elencá-las. Seu papel é ter uma visão geral de todas as necessidades da escola. Dessa forma fica mais fácil definir as prioridades que devem auxiliar para o aprendizado dos alunos.

Reuniões com pais, professores, funcionários e alunos são essenciais para que haja um envolvimento da comunidade na definição do que é prioridade. E, nessa discussão, devem entrar tópicos como que tipo de ensino é oferecido e quais são as metas da escola.

Através dessa avaliação chega-se ao ponto-chave: o que é preciso para que a instituição de ensino atinja seus objetivos? Essas são as prioridades: materiais didáticos diferenciados, novas obras no prédio e cursos de atualização para os professores. Definidas as prioridades, enumere a urgência de cada ponto discutido.

Planeje os gastos

O planejamento dos gastos faz milagres na nossa vida pessoal e não seria diferente em uma escola. Ter as necessidades e os recursos empregados expostos de forma detalhada vai permitir que os valores disponíveis sejam distribuídos de forma mais otimizada entre todos os departamentos.

Você pode partir do histórico de gastos dos últimos meses para ter um panorama sobre como os recursos estão sendo investidos, basta comparar quanto cada setor demandou.

Esse histórico de gastos não deve ser feito pontualmente e depois, esquecido. É necessário que o gestor mantenha essa planilha atualizada para ter em mãos uma visão geral da escola e possa concluir o planejamento de futuros investimentos.

Elabore um orçamento

Para planejar a aplicação dos recursos, elabore um plano de gastos. Em um documento detalhado defina valores máximos para cada prioridade. Leve em consideração uma estimativa de entrada e uma previsão das despesas da escola. No entanto, fique atento ao fluxo de caixa, controle a entrada e saída dos valores e mantenha margem de segurança para qualquer imprevisto.

Organize-se para ser transparente

O controle das despesas feito de forma organizada é fundamental para entender o que acontece financeiramente na escola. Dessa forma, documente todos os comprovantes, extratos de banco, recibos e notas fiscais com bastante organização: cada coisa deve ter o seu lugar para que todos os envolvidos nessa gestão tenham acesso ao material, caso precisem. Esse é o pilar de uma gestão transparente em relação ao entra e sai de recursos.

Comprove os gastos

Ligado à transparência da gestão está a comprovação de todos os gastos. Apresentar um balanço financeiro ao final de cada ano é uma forma de demonstrar o quanto a escola é honesta com a comunidade. Esse material pode ser em forma de resumo, afixado em um dos murais ou apresentado aos pais na reunião. O importante é que ele exista e chegue até os envolvidos na escola.

Invista na tecnologia

Se você acha complicado demais ficar fazendo essas planilhas de cálculos à mão, use a tecnologia! Ela só tem a contribuir para o controle financeiro das escolas. Através de algumas ferramentas é possível realizar uma gestão de forma prática e organizada.

Agora ficou mais fácil fazer um controle financeiro eficiente na sua escola? Tem novas ideias para uma gestão dos recursos na instituição? Vamos trocar informações!