Você sabe qual é a importância de um CRM educacional para a gestão da sua instituição de ensino? Muitas pessoas não entendem ao certo como funciona esse tipo de programa e, consequentemente, desconhecem também as suas vantagens. Há ainda aqueles que acabam recorrendo a outros sistemas mais genéricos, como os ERPs.

Administrar uma unidade escolar, de fato, não é tarefa fácil. Isso porque há muitos setores para acompanhar, o que representa um verdadeiro desafio para quem “ousa assumir a missão”. Felizmente, a tecnologia está aí para ajudar, e já é possível contar com ferramentas específicas para fazer essa gestão.

Se quiser saber mais sobre o CRM educacional, continue lendo abaixo. Preparamos um post especial sobre o assunto.

Afinal, o que é CRM educacional?

CRM é a abreviação de Customer Relationship Manager (Gerenciador de Relacionamento com o Cliente, em tradução livre). Trata-se de uma ferramenta que permite a inserção e o gerenciamento de dados dos clientes. A boa notícia é que existe um CRM voltado exclusivamente para instituições de ensino!

Nesse caso, o programa serve para manter o contato de pessoas que, de alguma forma, demonstraram interesse pela escola. As informações relevantes e, especialmente o contato, são armazenados no sistema para relações posteriores. A cada vez que a instituição falar com a pessoa, é importante inserir o motivo e os resultados da conversa.

Com isso, cria-se uma espécie de cadastro, no qual é possível visualizar também as visitas da pessoa à instituição e o seu nível de interesse. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer um relacionamento mais estreito com os possíveis clientes e acompanhá-los durante toda a jornada de compra do estudante.

Qual é a diferença entre um CRM educacional e um sistema ERP?

Pode ser que você ainda esteja se perguntando se aderir a um sistema ERP para gestão da sua escola não traria os mesmos resultados do CRM. Entretanto, é importante lembrar que existem diferenças básicas entre essas duas ferramentas. O CRM costuma ser mais barato, dinâmico e específico, quando comparado ao ERP.

Além disso, os sistemas CRM surgiram algum tempo depois dos ERPs, o que confere a eles características mais modernas no que diz respeito às tecnologias empregadas. A sua implantação é menos burocrática e são mais fáceis de usar, o que permite aos colaboradores maior produtividade e uma menor resistência às mudanças.

Enquanto o ERP é mais voltado para as questões administrativas, o CRM considera o relacionamento com o cliente. Esse último visa proteger as principais informações comerciais da empresa, de modo que elas ajudem na tomada de decisões e nos planos de ação. Como o sucesso de uma escola é feito, basicamente, da sua relação com as pessoas, o CRM com ênfase no mercado educacional costuma ser a opção mais indicada.

Quais são as principais vantagens do CRM educacional?

A essa hora, pode ser que você tenha dúvidas quanto aos ganhos para a instituição a partir da implantação do CRM educacional. Podemos dizer que se trata de uma escolha que, certamente, trará benefícios. Para você entender melhor, listamos abaixo alguns dos principais.

Integração de setores

Os departamentos de uma instituição de ensino não funcionam isoladamente. Isso porque eles são partes de um todo, que precisam trabalhar em conjunto para atingir objetivos comuns. Muitas vezes, o cliente não fica satisfeito com o atendimento por falhas na comunicação interna.

Com a implantação do CRM educacional, todo colaborador que acessar o cadastro do cliente terá acesso aos seus dados e contatos anteriores. Dessa forma, é possível oferecer um atendimento mais direcionado, além de analisar a maneira como cada cliente tem se relacionado com a escola.

Isso permite traçar as estratégias certas para cada caso e integrar todos os envolvidos na sua correta aplicação. O cliente certamente se sentirá mais acolhido e terá a visão de uma empresa realmente organizada, onde todos os atendentes “sabem quem ele é”.

Captação e retenção de alunos

O sucesso de uma escola está diretamente relacionado ao número de alunos matriculados e ao relacionamento estabelecido com eles. É por isso que tanto a captação quanto a retenção de alunos são processos importantíssimos para a manutenção do bom funcionamento da instituição.

Para que um aluno realmente faça a matrícula (ou rematrícula), além de oferecer um ensino de qualidade, é necessário estabelecer um bom relacionamento com ele. O CRM educacional ajuda muito na construção desse relacionamento, já que ele permite o armazenamento e a consulta de dados, fazendo com que a equipe “conheça”, de fato, cada um dos interessados.

Centralização das informações

Já imaginou se cada colaborador que fizesse um contato com determinado aluno (ou possível aluno) anotasse as informações em uma agenda à parte? A cada novo contato com o cliente em questão seria iniciada uma verdadeira saga em busca da reunião das informações. Ainda que fossem usadas planilhas salvas em rede, alguns dados poderiam passar despercebidos.

Com a implantação do CRM educacional, é possível ter a certeza de que os dados estão reunidos em um único local. Assim, consultá-los e complementá-los se tornam processos mais práticos e ágeis. Ainda é possível a garantir a segurança dos dados para usá-los na definição de novas estratégias. É, de fato, um verdadeiro diferencial competitivo para a instituição.

Construção de uma boa reputação

Uma coisa é certa: prestar serviços de boa qualidade não é o suficiente para ser “bem-visto” no mercado. Hoje, a troca de informações acontece de forma muito rápida, a partir de redes sociais e outros canais instantâneos, e a imagem organizacional é construída por uma série de fatores.

Se a escola entender melhor as tendências do mercado e contar com alunos mais satisfeitos, será possível aumentar a visibilidade e, além de novos alunos, atrair ainda investidores e outros tipos de receita.

Portanto, o CRM educacional traz diversas vantagens às escolas. Com ele, há também uma boa dose de competitividade e destaque no mercado. São essas características que fazem esse tipo de sistema a melhor opção para as instituições de ensino.

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