Você utiliza relatórios financeiros na sua escola? Trata-se de uma ferramenta de grande importância para manter uma gestão saudável e eficiente. Cuidar das finanças da sua instituição de ensino é tão importante quanto dedicar-se à parte pedagógica e ao controle administrativo, então é preciso contar com relatórios que ajudem a manter esse controle.

Com base nesses documentos você consegue ter uma ideia da situação geral da sua escola e planejar as ações e os investimentos futuros, de modo a evitar dívidas e otimizar as atividades operacionais — o que tende a contribuir para o crescimento em termos gerais.

Se você deseja fazer um melhor controle financeiro da sua escola, mas simplesmente não sabe por onde começar, continue a leitura deste post. Selecionamos informações importantes sobre os relatórios financeiros que podem ser utilizados.

4 principais relatórios financeiros e como usá-los

1. DRE

DRE (Demonstração de Resultados) é um documento que deve ser preenchido mensalmente. Nele estão incluídas as receitas do período, as despesas e os resultados que foram gerados a partir dessa relação e dos investimentos realizados.

Com essa análise o gestor escolar consegue planejar melhor o futuro, já que visualiza dados como a quantidade de matrículas necessárias e as medidas para reduzir índices de inadimplência que precisam ser tomadas para manter-se em constante crescimento.

2. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é algo que faz parte do dia a dia de toda empresa, independentemente de qual seja o seu porte ou segmento. Isso faz com que, muitas vezes, ele se torne algo tão natural que a necessidade de exercer controle sobre ele acabe passando despercebida.

Conhecer bem o seu fluxo de caixa significa que você sabe exatamente o valor total de entradas e saídas financeiras, o que permite ter uma base para planejar as ações dos próximos meses.

Planejar as compras e os investimentos com antecedência permite o acesso a melhores preços, oportunidades de negociação e combate aos desperdícios, visto que há tempo para identificar quais itens são realmente necessários. É dessa forma que a escola consegue um melhor aproveitamento do seu capital de giro e realiza ações mais eficazes.

3. Planejamento orçamentário

Diferentemente dos relatórios citados acima, o planejamento orçamentário pode manter uma periodicidade menor: é possível realizá-lo semestral ou anualmente. Essa ferramenta tem como foco as ações que podem ser tomadas a partir dos resultados observados.

Enquanto o DRE avalia os resultados provenientes da relação entre entradas e saídas, o planejamento orçamentário avalia a eficiência das ações tomadas a partir dessa relação. Sendo assim, é possível entender o que precisa ser modificado para o futuro, mantendo apenas atitudes que realmente geram bons resultados.

4. Contas a pagar e receber

Embora o quadro financeiro de uma escola pareça simples à primeira vista, é importante pensar que trata-se de um segmento com elevado número de contas a pagar e receber. São faturas de água, luz, telefone, internet, manutenção predial e impostos contra um controle rigoroso do recebimento das mensalidades dos alunos. Conhecer exatamente o valor de cada um desses itens permite projetá-los para mensurar a disponibilidade de recursos para o próximo exercício.

É claro que a eficiência dessa ferramenta depende também de outras ações, como medidas para controlar a inadimplência e o pagamento em dia dos encargos, a fim de evitar juros, multas ou mesmo problemas judiciais. Para organizar-se melhor, você pode agrupar as contas em subcategorias e disponibilizar um espaço para observações que permitem visualizar quantas parcelas a pagar ainda faltam (quando se trata de compras a prazo, por exemplo).

A importância dos relatórios financeiros

Para saber se houve crescimento na empresa, é importante realizar comparativos financeiros com os resultados do ano anterior. Tal ação só é possível a partir de algum modelo de relatório.

Até mesmo o relacionamento mantido com alunos e clientes em potencial pode ser considerado parte dos relatórios financeiros. Embora uma agenda de contatos pareça não agregar valor em um primeiro momento, a análise financeira pode permitir que se decida com mais consciência em quem vale a pena investir.

É necessário ter em mente que estamos inseridos em um mercado altamente competitivo e imediatista. Tal contexto exige a elaboração de estratégias a cada dia mais detalhadas para manter-se em crescimento. O primeiro passo para traçar essas ações é conhecer o real cenário da sua escola — daí a importância dos relatórios financeiros, que permitem o acesso a esses dados e a projeção do que é esperado para os exercícios futuros.

A tecnologia como aliada

Você já parou para pensar no quanto a tecnologia é importante até mesmo para algumas das nossas ações básicas do dia a dia? Quando o assunto é o controle financeiro da sua instituição de ensino, não poderia ser diferente.

O lançamento de dados para a emissão dos relatórios se torna mais eficaz quando contamos com sistemas de gestão escolar. Nas secretarias escolares, ainda perde-se muito tempo com a emissão de documentos manuais, sem contar a quantidade de impressos, que configura uma verdadeira agressão ao meio ambiente.

Além disso, quando o dinheiro passa nas mãos de muitos colaboradores e departamentos, os riscos de fraudes e desvios são aumentados. Um sistema que permite o acompanhamento de recursos desde o momento em que eles entram na instituição diminui as possibilidades desse tipo de ocorrência.

Quando o assunto é contato com clientes em potencial, essa parte também pode ser automatizada. Com um controle de contatos e resultados é possível classificar em que parte do funil de vendas cada pessoa se encontra e fazer a abordagem correta.

O sistema Escolaweb é a ferramenta ideal para realizar esse controle. Ele permite análises dos índices de inadimplência e gerenciamento de dados de pagamentos e recebimentos de modo geral.

Também há um recurso que se chama boleto fácil. A partir dele, é possível gerar um boleto e enviá-lo para registro em banco. Todos os dias você recebe um arquivo do banco com a atualização dos títulos recebidos. A partir daí, eles podem ser baixados no sistema interno da escola.

Como você pôde ver, os relatórios financeiros são ferramentas indispensáveis para manter as contas em dia, reduzir a inadimplência e investir com mais clareza em busca de resultados reais.

Se você entende essa importância e está em busca de ferramentas para implantar esses relatórios, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções.