Otimizar os processos de gestão escolar é imprescindível para a organização educacional da instituição como um todo. A classificação de documentos e de materiais aumenta a produtividade, reduz o retrabalho e os custos com papéis e impressão e, acredite, melhora até a qualidade do ensino.

Com os processos organizativos em ordem, o gestor pode se concentrar no acompanhamento pedagógico e na resolução de conflitos do dia a dia. Os resultados acabam sendo positivos para toda a comunidade escolar, desde os professores até os estudantes, e isso é perceptível.

Sabemos que com tantas responsabilidades nem sempre é fácil administrar o tempo e otimizar processos. O gestor tem que gerenciar o quadro de horários de aulas, frequência dos alunos, atas de reuniões, recursos humanos e financeiros, enfim, uma série de questões.

Por isso, vamos te dar algumas dicas para simplificar os processos de gestão escolar, continue a leitura!

Planeje os processos de gestão escolar

O planejamento é o segredo para iniciar qualquer processo organizativo. Por isso, use alguma metodologia para isso, como a fórmula com as iniciais que integram a palavra “Fofa”: fraquezas, oportunidades, forças e ameaças. Essa é uma derivação da análise SWOT, cuja sigla tem o mesmo significado.

Entre as fraquezas, deve-se listar características e elementos que desfavorecem a escola em relação à concorrência, como preço, localização etc. As forças, ao contrário, representam as vantagens diante dos concorrentes, como por exemplo, um bom laboratório de informática, aulas extracurriculares, entre outros.

Por sua vez, as oportunidades são aquelas situações que criam um cenário favorável, como a abertura de uma nova unidade em um bairro onde há bastante demanda. Já as ameaças são fatores que podem prejudicar o negócio, como o aumento de impostos.

Monte o planejamento estratégico em cima desse levantamento, planejando as ações de curto, médio e longo prazo para potencializar os pontos fortes e resolver as fraquezas. Coloque todas as questões em um cronograma, digital e/ou físico. Você deve estabelecer metas que sejam reais, com prazos e formas de mensurá-las.

Invista em tecnologia

A tecnologia é a sua melhor aliada na gestão. Use a internet para a comunicação com a comunidade escolar (e-mail, WhatsApp, redes sociais) e adote um sistema de gestão eficiente. Um software de gestão escolar é capaz de otimizar significativamente o processo.

Nele, o gestor pode organizar o quadro de horários dos funcionários, aumentar o rendimento da equipe da secretaria, controlar receitas, despesas e fluxo de caixa, ter uma visão geral do rendimento dos alunos, controlar o estoque e a frequência dos estudantes, entre outras tarefas.

A biblioteca, por exemplo, tem muito a ganhar com um sistema de gestão para controle de empréstimos e gerenciamento de multas e perdas de exemplares. O setor de matrículas também é outro que pode ser bastante beneficiado, com a possibilidade das inscrições serem feitas totalmente online.

Hoje em dia, a tecnologia é fundamental para simplificar e organizar a rotina em qualquer empresa. Além disso, ela poupa espaço arquivando documentos de forma digital e também dinheiro, pois não será necessário adquirir fichários, pastas, folhas e gastar com impressões.

Faça uso dos relatórios para otimizar os processos de gestão escolar

De nada adianta planejar-se e investir em um sistema de gestão eficiente se você não fizer uso dos relatórios gerados por ele. Acompanhe diariamente esses dados, pois eles podem indicar o que está indo bem e o que precisa melhorar na gestão.

Ao analisar os relatórios todos os dias, é possível agir rapidamente para sanar eventuais contratempos e gargalos. Prevenir problemas é sempre mais produtivo do que remediá-los.

Além disso, mantenha o sistema atualizado, pois isso facilita na hora de apresentar balanços, analisar resultados e disponibilizar documentos para auditorias. Um sistema desatualizado é improdutivo e vai acabar atrapalhando mais do que ajudando.

Crie uma parceria com os pais e responsáveis 

Pelo sistema de gestão ou não, crie uma comunicação aberta e efetiva com os pais e os responsáveis pelos alunos. A qualquer sinal de desorganização da escola, eles serão os primeiros a fazer o alerta para a equipe diretiva.

Se o filho está faltando às aulas, os pais poderão identificar isso pelo sistema online de onde estiverem. Se os professores se esquecerem de avisar os alunos sobre a data das provas, eles também saberão e poderão cobrar um retorno deles ou do gestor.

A comunicação entre a escola e os responsáveis deve ser uma via de mão dupla, em um processo transparente, no qual todos saem ganhando e os estudantes mais ainda. Ela é fundamental para a organização da vida escolar.

Facilite o trabalho do professor

Além da parceria com familiares e responsáveis pelos alunos, é preciso ser parceiro dos professores também. Eles devem ter conhecimento do processo organizativo da escola e seguir a mesma linha.

Facilite o trabalho dos docentes, incluindo no sistema de gestão a otimização dos processos característicos desses profissionais, como a correção de provas, o planejamento de aulas e a emissão de relatórios de desempenho dos alunos.

Auxilie-os na sua organização pessoal, colaborando para a mudança de horários quando necessário, atendendo às suas solicitações sempre que possível e ouvindo as suas contribuições para os processos de gestão escolar. É importante ter olhares que enxerguem os processos por outro ângulo.

Esteja aberto às novidades

Vivemos em uma época em que a velocidade da informação é alta e em que a inovação é constante. Portanto, os gestores devem estar abertos às novidades, sempre pesquisando novas tecnologias que auxiliem na sua gestão.

A Educação 4.0 é uma realidade que envolve uma revolução tecnológica em diversos aspectos, e é preciso estar atento às mudanças propostas por ela. Ou seja, não deixe que seu sistema organizativo fique obsoleto.

Isso não se restringe apenas à tecnologia, mas à sociedade e aos processos administrativos e contábeis. O gestor deve estar atento às mudanças na legislação, por exemplo, e aos referenciais teóricos propostos por ela.

Faça a manutenção da organização dos processos de gestão escolar

Agora que você já tem um sistema online organizado e que tudo está funcionando perfeitamente, não precisa mais se preocupar com isso, certo? Errado.

Manter a organização é um desafio constante. Por isso, crie um método para alimentar o sistema diariamente e uma rotina para garantir que as informações serão atualizadas com frequência.

Outra boa prática é manter cada coisa em seu lugar. Se usou um determinado material, guarde-o novamente no local correspondente e solicite à sua equipe que faça o mesmo.

Como você viu, os processos de gestão escolar podem ser bastante otimizados e simplificados com a ajuda da tecnologia. Aproveite a evolução tecnológica e use-a a seu favor. A educação do futuro exige que os gestores se atualizem o tempo todo e você não vai querer perder essa oportunidade, não é?

O Escolaweb é um sistema de gestão que envolve todas as facilidades sobre as quais falamos neste artigo. Entre em contato com a gente e agende uma demonstração.