O volume de informações armazenadas em um software para gestão de escolas é grande. Se levarmos em conta que, muitas vezes, é necessário fazer uma migração de dados entre sistemas, podemos concluir que trata-se de um processo que exige atenção e ferramentas adequadas para que não haja prejuízos à instituição.

Os softwares de gestão específicos para escolas têm como principal objetivo facilitar as funcionalidades da rotina administrativa e pedagógica. Migrar os dados “de qualquer jeito” significa abrir mão de grande parte da comodidade dessas ferramentas, visto que a confusão de informações é sinônimo de transtornos e queda na produtividade.

Se você sente necessidade de trocar de sistema e deseja fazer a migração de dados com segurança, continue lendo. Preparamos este conteúdo sobre o assunto especialmente para você.

Como funciona a migração de dados de sistema?

Você utiliza um sistema da gestão na sua escola, certo? Nele, você cadastra os valores a receber, as contas a pagar, as notas dos alunos e os procedimentos de matrícula e atendimento. Pode ser que você deseje trocar esse sistema por outro melhor, com funcionalidades mais avançadas. Nesse caso, não será necessário começar do zero, cadastrando todos os dados novamente.

Você pode simplesmente contratar uma outra empresa de sistemas, como a Escolaweb e ela cuidará da tradução e interpretação de dados para que eles possam passar de um software a outro de maneira direta. Assim, você reaproveita as informações já registradas e não perde o histórico de alunos. O processo envolve a exportação de dados do sistema antigo e a importação para o novo de maneira praticamente simultânea.

Quais os riscos que a sua escola corre durante o processo de migração de dados?

Nem sempre acionar um mecanismo de importação no novo sistema é o suficiente para garantir a segurança dos dados migrados. Há casos nos quais há uma interdependência entre algumas informações. Se tal questão não for investigada antes de iniciar o processo, isso pode ser quebrado, comprometendo funcionalidades de automação e consulta.

Além disso, uma migração malfeita pode resultar na perda de dados, que demandarão esforços da sua equipe para serem recuperados. Algumas informações ainda podem ser copiadas em duplicidade, o que aumenta o volume de dados armazenados e pode deixar o seu sistema mais lento. Tudo isso resultaria, ainda que indiretamente, em um aumento de custos para a sua escola.

A solução é escolher uma empresa que ofereça aparatos de segurança para fazer a migração, tais como profissionais capacitados e validação de amostras. Esses dois fatores, em conjunto, é que garantem a segurança dos dados e o sucesso na migração.

Por que fazer um planejamento para migração de dados?

Não basta simplesmente copiar as informações, o processo migratório demanda planejamento devido à sua complexidade. Para isso, você precisa conseguir a base de dados do sistema que você usa atualmente. A migração pode ser feita de uma única vez ou por etapa, de acordo com o departamento.

Quando feita totalmente, o processo é concluído em 7 dias úteis. Se optar por fazer por etapa, será preciso parar por alguns dias para que as informações não fiquem desatualizadas. Pode ser que seja necessário ficar sem usar o sistema antigo por cerca de 2 a 5 dias. É necessário preparar-se para esse período com antecedência, para que o fluxo de trabalho não seja prejudicado.

Como se avaliam as funcionalidades do novo sistema?

Assim que o sistema é contratado, os treinamentos se iniciam para que, quando realizada a migração, o cliente já esteja apto para validar os dados. E a sua participação é direta, com feedbacks periódicos. Esse envolvimento também inclui relatórios de como os procedimentos eram feitos no antigo software, já que entendê-lo permite oferecer melhor qualidade nos dados migrados.

Profissionais qualificados são capazes de avaliar a compatibilidade das antigas bases com o novo sistema para migração. Entretanto, como o antigo sistema é teoricamente desconhecido pela equipe, o ideal é avaliar os resultados no decorrer do processo. Dessa forma, possíveis falhas podem ser corrigidas.

Qual a importância de reavaliar os processos?

Ainda que seja importante a realização de testes e a validação de dados no decorrer do processo, é imprescindível reavaliar todas as funcionalidades após a conclusão. Isso permite a correção de algum pormenor que ainda tenha ficado pendente. Trata-se de uma forma de garantir que o funcionamento do novo sistema realmente não vai comprometer as tarefas realizadas no dia a dia da escola.

Existe uma sequência a ser seguida para uma migração de dados segura?

Conforme falamos acima, é necessário fazer um planejamento antes de iniciar a migração. No caso do sistema Escolaweb, nossa equipe é preparada para realizar uma avaliação inicial, de modo a criar bases que permitam uma migração adequada. Caso não se sinta seguro para migrar todos os dados de uma só vez, o processo pode ser feito por departamento, iniciando pelos dados pedagógicos ou financeiros, por exemplo.

A cada etapa vencida, as funcionalidades são avaliadas, de modo a corrigir imperfeições. Ao final, são realizados novos testes, para garantir que o novo sistema foi entregue em perfeitas condições de funcionamento. Quanto mais capacitada em migrações de dados for a equipe, maior a segurança durante e após o processo.

Quais os diferenciais de fazer a migração para o sistema Escolaweb?

Além de contar com todos os requisitos necessários em termos de profissionais e experiência, a migração de dados para o sistema Escolaweb foi pensada para oferecer ao cliente comodidade e a segurança de que as informações não serão perdidas. Se você não faz a migração, é necessário portar e manter os dados em planilhas do Excel e a importação deles para um novo sistema seria uma espécie de continuidade do processo.

Trata-se de uma forma de backup manual, parecido com o que você realiza ao comprar um celular novo, por exemplo. Nesse caso, você levanta as informações armazenadas em seu sistema anterior e coloca no nosso, passando então a trabalhar com um sistema com lógica melhor.

A migração de dados entre sistemas tem tudo para melhorar o trabalho da sua equipe. Para isso, basta contratar uma empresa que realmente entende do assunto e oferece o suporte necessário para a preservação das suas informações.

Se você também deseja realizar essa migração de forma segura, entre em contato conosco e conheça nosso trabalho.