Fazer a reunião de pais na escola é uma excelente oportunidade para melhorar a comunicação entre a instituição e os responsáveis. Além de ser o momento ideal para o esclarecimento de dúvidas, apresentar sugestões, entre outras questões sobre o desenvolvimento do aluno.

No entanto, para que esse momento seja bem aproveitado, é preciso de uma série de cuidados por parte da escola, como proporcionar um ambiente adequado, definir o roteiro da reunião, entre outras atividades relevantes.

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A seguir, mostramos o que é preciso para organizar uma reunião de pais a fim de que ela seja proveitosa e apresente melhorias para o aluno, aos pais e à própria escola. Acompanhe a leitura!

Veja algumas dicas:

Organize o espaço da reunião

A definição do espaço também deve ser uma preocupação na organização da reunião escolar. Por exemplo, o primeiro encontro do ano, no qual a direção pretende falar com todos os pais e fazer a apresentação da escola, dos coordenadores e professores, deve ser feito em um espaço amplo, como no anfiteatro, de modo que todos possam assisti-lo confortavelmente.

Após a primeira fase do evento ou nas próximas reuniões do ano, os responsáveis devem ser direcionados às respectivas salas de aulas conforme a série do aluno. Nesse espaço, deve haver a preocupação com a disposição das cadeiras, de modo que nenhum pai ou responsável fique sem lugar para se sentar.

Durante o trajeto até a sala de aula, é interessante manter os principais trabalhos escolares feitos pelas crianças fixados na parede ou expostos de alguma maneira. O objetivo é fazer com que os pais percebam a importância desses trabalhos para o desenvolvimento da criança.

Envie um convite para a reunião de pais na escola

A convocação deve ser enviada aos pais com, no mínimo, uma semana de antecedência. O convite deve conter informações como dia e horário de início e término do evento. Bem como os principais assuntos a serem tratados na reunião.

O ideal é que o convite seja feito por circular e enviado por e-mail, notificações por aplicativo, além de fixar o comunicado no mural de recados. É essencial se certificar de que todos os pais estejam cientes do convite.

Defina um roteiro

O roteiro da reunião tem a função de garantir que todos os assuntos relevantes sejam tratados no encontro. Além disso, a pauta também ajuda a otimizar o tempo, pois, com os assuntos preestabelecidos, fica mais fácil estimar o período a ser gasto em cada um deles.

A definição de um roteiro evita que outros assuntos tomem o tempo reservado para o evento. O ideal é tratar somente sobre os temas propostos. Caso algum pai queira tratar de outros assuntos que fujam completamente ao roteiro. O indicado é atendê-lo separadamente após o término ou orientá-lo a agendar um horário a fim de tratar questões fora da pauta.

Garanta espaço para a participação dos pais

O ideal é que em todas as reuniões sempre haja um tempo reservado para a participação dos pais. Esse é o momento em que eles podem aproveitar para tirar dúvidas e propor sugestões à escola.

É importante que o professor ou coordenador promova o engajamento dos pais de forma que todos possam participar e debater sobre o tema proposto. Se a pauta não for sobre o desempenho do aluno. O professor deve orientar as pessoas que quiserem falar sobre isso para que aguardem o final da reunião ou agendem um horário específico.

Isso porque, geralmente, quando há a abertura para os pais falarem, forma-se uma fila para conversas individuais com o professor. Isso faz com que o evento praticamente se encerre, pois muitas pessoas vão embora e deixam de apresentar suas questões, as quais podem ser relevantes para todos.

Registre o que foi discutido na reunião

Durante o evento, tenha em mãos materiais para registrar o que foi discutido durante a reunião. Isso porque os pais podem fazer alguma observação importante que, se não for devidamente anotada, pode ser esquecida.

Por isso, pergunte, em cada tópico abordado. Se alguém tem alguma dúvida ou sugestão sobre o tema e faça as devidas anotações. Esse procedimento é essencial! Pois, ao reportar o resultado junto à coordenação ou à direção, o professor poderá apontar com mais clareza todas as questões debatidas durante o encontro.

Além do registro sobre os assuntos tratados, também deve-se fazer o registro de presença dos pais ou responsáveis presentes no evento. Por isso, logo no início da reunião, passe a lista entre os presentes e certifique-se de que todos assinem.

A lista de presença é um item indispensável para que a escola tenha o controle sobre a participação dos pais no evento. Dessa forma, a coordenação pode enviar comunicados sobre a reunião aos responsáveis ausentes.

Essa prática ajuda a reforçar a importância de sua presença nessas ocasiões, já que essa é uma oportunidade para o acompanhamento da evolução do aluno.

Avalie o resultado da reunião

Avaliar o evento é importante para ter certeza de que seu objetivo foi atingido. Para isso, procure observar o comportamento dos pais no final do evento. Observe suas expressões, ou seja, se eles estão sorridentes e cordiais ou se estão com o semblante fechado e tenso. O que pode ser um sinal de que alguma coisa não os agradou.

Para complementar a avaliação e verificar o grau de satisfação. Faça um questionário para ser enviado aos pais sobre as impressões que eles tiveram durante a reunião. Para isso, faça questões como:

• se o horário estipulado foi adequado;
• se o tempo reservado para o evento foi suficiente para atender a todas as questões;
• se os assuntos tratados estavam de acordo com o determinado na pauta;
• se o professor conduziu adequadamente todas as questões;
• quais pontos podem ser alterados para as próximas reuniões.

Avaliar o resultado desse questionário é uma forma de identificar possíveis problemas e melhorá-los para as próximas reuniões. Além disso, esse pode um canal valioso para sugestões sobre melhorias para o processo.

Portanto, desenvolver com frequência a reunião de pais na escola. É uma excelente oportunidade para reforçar o diálogo e melhorar a confiança em relação à escola. Para garantir um evento de sucesso. Siga as dicas que foram apresentadas aqui e cultive um bom relacionamento entre escola, família e alunos.

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