Parte fundamental de toda organização escolar, o planejamento financeiro é algo de extrema importância. O principal motivo é que, com ele, é possível traçar praticamente tudo o que pode ser feito durante o ano letivo. Assim como definir prioridades e identificar gastos a serem cortados. Ou seja: sua ausência deixaria a escola ‘andando no escuro’ em termos financeiros.

Mas como isso funciona? Um bom planejamento financeiro envolve toda a equipe que lida diretamente com o setor de compras e pagamentos. E também alguns gestores que definem como serão as atividades para o próximo ano. Nesse cenário, a tecnologia é uma ótima aliada — um software de gestão, como o Escolaweb, faz justamente esse trabalho. Ele te ajuda a criar um bom planejamento e a cuidar de outras atividades essenciais à escola.

Mas isso não descarta as reuniões entre os setores da instituição. Elas são importante para que as informações fiquem ao alcance dos gestores.

Muito bom, não é mesmo? Mas que tal começar a criar o planejamento da melhor forma e, assim, potencializar o uso do software? Confira algumas dicas abaixo!

Defina metas no planejamento financeiro

O primeiro passo para criar um planejamento financeiro é definir as metas do próximo ano letivo. Isso envolve algumas ações fundamentais, como:

• “ter um número X de novas matrículas”;
• “diminuir em X% a inadimplência”;
• “ter X novos cursos extracurriculares”;
• “aumentar o faturamento em X%”;
• “ampliar e renovar as áreas de lazer da escola”, etc.

Na verdade, essas metas têm como foco principal melhorar a escola. É uma forma de deixar a instituição muito mais atraente para os estudantes e, ao mesmo tempo, gerar lucro e bons resultados financeiros. Mas, como você imagina, isso envolve gastos. Portanto, o planejamento é realmente indispensável para colocar tudo em prática.

Para conseguir novas matrículas, por exemplo, é preciso investir em publicidade. Agora, se falarmos de cursos extracurriculares, o gasto será com a contratação de professores e uma infraestrutura maior. Bem como materiais pedagógicos e outros recursos. Por isso, é muito importante traçar metas que sejam viáveis para a escola crescer de forma saudável.

Verifique os recursos disponíveis

Definir as metas da instituição é essencial, mas checar se realmente há recursos suficientes para atingir tais objetivos é ainda mais importante. Mesmo que a escola ainda não tenha 100% de fundos para os investimentos, esses recursos virão com o tempo, durante o ano letivo. Daí a necessidade de saber quando e onde será aplicado o dinheiro.

Isso quer dizer que, para fazer determinada coisa, a instituição deve guardar um valor específico e, enfim, destiná-lo à atividade proposta. Novamente, lembre-se de que, quanto mais atualizadas e em ordem as finanças estiverem, mais completo será o controle de receitas e despesas como um todo.

E qual é o melhor momento para identificar o valor exato dos recursos? Já no final do ano e início do outro, é possível ter uma estimativa de quanto ainda há em caixa. À medida que os alunos forem fazendo suas rematrículas, a área financeira da escola pode destinar essas quantias ao próximo ciclo. Somando tudo, tem-se uma ideia do orçamento disponível.

Simule várias situações

Para que o planejamento financeiro dê certo, também é importante que você tenha em mente as situações que podem acontecer. Na verdade, isso é como uma projeção do que a escola deseja para o próximo ano. É uma forma de colocar no papel o que será preciso fazer para concretizar os objetivos.

Para entender melhor, veja o seguinte: é preciso que a instituição se baseie na quantidade de matrículas que vem acumulando nos últimos anos. E isso também envolve a sazonalidade durante todo o período letivo. Com esses números, você pode ter uma estimativa do total de alunos com os quais é possível contar. Assim como calcular as desistências e inadimplências.

Normalmente, a recomendação é fazer essa projeção em cima de três cenários. O primeiro, tem como base os resultados acima da média. O segundo, uma receita bem inferior ao que se imaginava. O terceiro e último, com base no que seria um cenário normal (o que é mais esperado).

Depois, para cada uma dessas situações, também é legal pensar em uma adaptação do que foi definido como objetivo anteriormente. Isso quer dizer que podem alcançar as metas em um tempo maior ou menor do que foi previsto. Ou substituir por outras menos custosas e até mesmo cancelá-las.

Resumindo, para cada cenário desses, é preciso ter estimativas. Justamente para que os gestores não sejam surpreendidos, principalmente se algo der errado ou sair bastante do planejado.

Use ferramentas inteligentes para o planejamento financeiro

Você se lembra que, no início do artigo, comentamos sobre como a tecnologia pode ajudar no planejamento financeiro da escola? Pois é. Isso realmente faz toda a diferença, ainda mais em tempos de muitas informações! Afinal, você não quer perder dados, né? Isso sem contar com a exigência de agilidade em qualquer tipo de trabalho ou ação.

E nada mais interessante do que usar ferramentas inteligentes para ter o melhor planejamento possível! Neste ponto, ter um sistema de gestão escolar é o ideal! Vale ressaltar que ele é capaz de integrar todas as informações financeiras da instituição. Além de fornecer relatórios atualizados e diminuir falhas na organização financeira.

Outro ponto em apostar no software é poder contar com um planejamento mais estratégico e alinhado à realidade da instituição. Ou seja: não ter esse apoio significa perder um tempo precioso! Além disso, sem esse recurso, você fica à margem de situações que poderia ter evitado ou previsto com meses de antecedência.

Agora que você já sabe como ter um planejamento financeiro eficaz para a escola, vamos colocar essas estratégias em prática? Lembre-se de que se antecipar torna o seu planejamento mais fácil! E, com isso, é possível começar o ano letivo com algumas certezas e confirmações para os alunos. Aliás, as informações sobre novidades são sempre bem-vindas para chamar a atenção de futuros estudantes e, principalmente, conquistar matrículas!

Gostou do conteúdo? Se estiver passando exatamente por esse momento na sua escola, aproveite e entre em contato conosco. Juntos, vamos pensar em ótimas soluções para você!