Quer entender como? Então acompanhe o nosso post. Nele, vamos contar como um software de gestão escolar é capaz de agilizar o trabalho da secretaria, garantir a precisão e a segurança das informações, torná-las facilmente acessíveis aos envolvidos em determinados processos e ainda gerar economia para a instituição. 

Os procedimentos de registro estão entre as funções que exigem grande atenção da equipe escolar e ocupam bastante tempo dos funcionários. No entanto, eles são fundamentais para documentar o progresso dos alunos e permitir seu acesso a níveis educacionais mais elevados. Por isso, um software de gestão escolar para secretaria pode facilitar esses processos e melhorar a eficiência do setor.

Preparado para começar?

A importância e função de uma secretaria escolar eficiente

Sabemos que uma instituição de ensino precisa preparar o aluno não só para o vestibular ou o mercado de trabalho, mas principalmente para a vida. Portanto, os valores que o aluno carrega ao longo de sua existência jamais poderão ser documentados em um papel.

No entanto, o processo educativo envolve outros aspectos práticos. Um deles é o fato de que é o progresso do aluno, devidamente documentado na secretaria escolar, que garante seu acesso às séries ou níveis seguintes da escolarização.

Assim, os documentos que a escola fornece são necessários para que o aluno se matricule na série subsequente, em uma faculdade ou tenha acesso ao mercado de trabalho.

E não é só isso: esse setor mantém não só o histórico dos alunos, mas também organiza todos os dados referentes aos professores e funcionários, tanto egressos como ativos. Dessa forma, ela centraliza todas essas informações e pode, de fato, ser considerada o coração da instituição.

Os principais desafios da secretaria escolar

O grande problema é que, para manter todos esses registros organizados e atualizados, é necessário investir uma grande quantidade de tempo.

São tarefas burocráticas, que devem ser atualizadas de tempos em tempos (bimestralmente, anualmente…) e, se não houver uma ferramenta apropriada, é necessário inserir uma mesma informação várias vezes, em controles diversos.

Outro problema que a secretaria encontra é referente aos relatórios. Muitas vezes, para dar o direcionamento adequado à área pedagógica, o coordenador ou diretor pode solicitar a elaboração de tabelas, comparativos ou gráficos.

Na maior parte das vezes, o objetivo é analisar o desempenho de determinados alunos, classes ou avaliar a performance de todas as turmas em uma área ou disciplina específica.

Nesses casos, a reunião dos dados pode ser muito trabalhosa. Além disso, quando a solicitação acontece em períodos de pico de movimento a secretaria pode ficar ainda mais sobrecarregada.

Dentre os diversos desafios enfrentados pela secretaria, é importante destacarmos mais um ponto: a segurança das informações. Por mais que os responsáveis do departamento tenham todo o cuidado em armazenar documentos de forma organizada, frequentemente precisam fornecê-los para outros profissionais da equipe técnica.

Desta forma, a pasta de um aluno pode ir parar na sala da coordenação, orientação educacional ou mesmo direção, correndo o risco de extravio. Mesmo quando são devolvidas, um único erro no arquivamento exige que a equipe perca horas até encontrar os documentos novamente.

Poderíamos listar muitas outras situações que sobrecarregam a secretaria e dificultam a manutenção de registros precisos, atualizados e seguros. No entanto, quem já atua nesse contexto sabe que teríamos uma relação quase infinita de problemas a solucionar.

Como o software de gestão escolar para secretaria pode solucionar esses problemas

Quer descobrir a solução para esses problemas? Então veja como a automatização de funções realizada por um software de gestão pode agilizar o trabalho da sua secretaria e torná-la ainda mais eficiente:

Automatiza o trabalho burocrático

Com um bom sistema de gestão escolar, os dados são cadastrados uma única vez e utilizados na elaboração de relatórios, planilhas, controles, boletins e outros documentos de forma automática.

Assim, uma nota lançada pelo professor pode ser automaticamente utilizada para fechar a média bimestral do aluno, compor o o diário escolar e o gráfico de desempenho da turma, gerar o histórico escolar ou fazer parte de qualquer relatório que o corpo técnico queira analisar.

O mesmo vale para os dados pessoais de pais, professores e alunos. Eles ficam armazenados no sistema e geram contratos ou quaisquer outros documentos de forma ágil, dispensando o preenchimento manual.

Garante a segurança das informações

Um bom software de gestão escolar centraliza os dados em um único lugar e os mantém de forma segura. Desta forma, mesmo que um documento físico seja extraviado, a secretaria sempre pode contar com as informações armazenadas no sistema.

Além disso, hoje, o mercado oferece opções capazes de gerenciar e arquivar digitalmente documentos, incluindo a utilização de scanner dentro do próprio sistema.

Permite que todos os colaboradores envolvidos acessem informações necessárias

Acabou aquela história de buscar um arquivo na secretaria: com o sistema, os envolvidos em algum processo têm permissão para acessar um determinado conjunto de dados.

Assim, para fazer um levantamento das notas da turma, o coordenador não precisa buscar os diários na secretaria. Basta acessar essas informações pelo sistema e gerar o relatório com as informações que ele considera importantes.

Fornece documentos e relatórios completos com alguns cliques

E por falar em relatórios, essa é outra vantagem do software de gestão. A secretaria não precisa mais se preocupar em reunir dados e elaborá-los, pois o sistema faz isso a partir de alguns comandos muito simples.

Outra vantagem é que documentos como contratos, históricos e declarações, entre outros, podem ser emitidos rapidamente, de forma precisa e segura.

Facilita a comunicação com os pais

A comunicação com a família pode ser facilitada por meio de diversos recursos oferecidos pelo software, como e-mail e aplicativos. Além disso, os pais podem consultar as notas do filho a qualquer momento do bimestre e acompanhar seu desenvolvimento escolar.

Agiliza processos

Alguns períodos garantem um trabalho extra para a secretaria, como a época da renovação de matrículas. No entanto, o sistema faz esse processo em massa, permitindo que o usuário realize o procedimento de turmas inteiras em pouquíssimos cliques.

Gera economia com suprimentos e até mesmo com a folha de pagamento

A centralização de informações em um sistema reduz o consumo de papel e outros suprimentos de escritório. Além disso, esse nível de automação elimina a necessidade de contratar vários auxiliares para a secretaria, desonerando a folha de pagamento..

Ajusta-se às necessidades da instituição

Um bom sistema permite ainda configurar as turmas de forma independente, garantindo a adoção de diversos formatos, de acordo com as características de cada segmento.

Ele permite também a divisão de turmas ou a transferência de um aluno de uma classe para outra, realizando a transposição de dados e eliminando a necessidade de registrar tudo novamente.

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