Ferramentas de gestão escolar são uma ótima maneira de manter instituições de ensino bem organizadas. Isso porque se trata de um tipo de estabelecimento que conta com diversas áreas e muitas tarefas, dificultando o controle de tudo, caso não haja uma “mãozinha” tecnológica.

É por isso que, a cada dia, mais gestores escolares buscam incorporar essas soluções ao seu dia a dia. A boa administração de uma escola não é feita apenas do controle de notas e frequência, é necessário gerir funcionários, cuidar do departamento comercial e manter as contas em dia.

As ferramentas de gestão escolar podem ajudar em tudo isso e muito mais. Para você entender melhor, listamos abaixo os setores da empresa que podem se beneficiar desses sistemas de gestão escolar.

1. Educação

Eis o departamento principal de qualquer instituição de ensino: o pedagógico. É preciso manter as notas e faltas registradas de forma precisa e prática. Os antigos diários manuais levavam horas para ser atualizados e mais algumas na procura por informação que fosse necessária.

Uma ferramenta de gestão otimiza o tempo e o trabalho de professores e administradores. Para isso, basta que os dados sejam inseridos corretamente e, com poucos cliques, será possível consultá-los. Quanto à frequência, existem meios que permitem a integração com sistemas automáticos de registro de presença. Dessa forma, o cruzamento de informações se torna muito mais rápido e efetivo.

2. Finanças

O departamento financeiro de uma instituição de ensino privada não é tão simplificado quanto parece. É necessário manter o pagamento das despesas fixas, como água, luz, telefone e aluguel do prédio (se houver) em dia — além dos impostos inerentes ao estabelecimento. Dessa forma, evita-se problemas com o Fisco ou cortes desnecessários devido a distrações que levam ao atraso desses encargos.

Além disso, ainda há as contas a receber. Você precisa acompanhar o pagamento das mensalidades de modo a detectar casos de inadimplência e tomar as providências necessárias. O uso de um sistema para todos esses acompanhamentos permite que os funcionários do departamento financeiro se tornem mais produtivos.

Um grande erro cometido por algumas instituições é se manter focada apenas na quantidade de alunos inadimplentes e na incidência desse tipo de ocorrência. Essas informações são, de fato, relevantes, mas, é importante mensurar o quanto essa taxa de não pagamento de mensalidades impacta no faturamento mensal da escola. Só assim será possível manter ocorrências do tipo sob controle.

3. Satisfação da gestão escolar

É claro que não é possível agradar a todos, mas é sempre bom saber se pais e alunos estão satisfeitos com os serviços prestados. Isso porque ter acesso a um feedback da parte dos usuários permite identificar pontos que precisam ser melhorados e outros que vem trazendo bons resultados. A partir daí, é possível encontrar soluções para o que não tem proporcionado o retorno desejado.

Sistemas eletrônicos permitem que pesquisas de satisfação sejam realizadas de forma simples e prática, além de garantirem sigilo e a tabulação automática dos dados obtidos. Dessa forma, os resultados podem ser visualizados com maior precisão e agilidade, o que permite também uma tomada de decisões acertada, no sentido de correções e aprimoramentos.

4. Comunicação

Na era da tecnologia em que estamos vivendo, grande parte dos papéis vem sendo substituída por meios eletrônicos. Essa regra é válida também para as agendas escolares. Quem não se lembra dos antigos caderninhos que iam e voltavam e eram diariamente assinados por pais e professores? É claro que eles não caíram totalmente em desuso e há instituições que ainda seguem a esse sistema.

Entretanto, adotar a agenda eletrônica como principal meio de comunicação entre a escola e os pais é algo que tende a acontecer. Nesse novo sistema, pais, professores e coordenadores utilizam uma plataforma ou aplicativo, onde os recados são inseridos. Assim, as mensagens chegam mais rápido aos seus destinatários, que também podem respondê-las imediatamente.

Cria-se, então, um verdadeiro canal direto de comunicação, onde é possível fazer observações, sanar dúvidas e solucionar problemas que dependem de pequenas intervenções de ambas as partes.

5. Comercial

Uma instituição de ensino privada também depende de um departamento comercial que garanta a correta captação de alunos e o gerenciamento de contatos obtidos em campanhas e pesquisas anteriores. Além disso, é importante para o gestor acompanhar os resultados e o desempenho de sua equipe de vendas.

Diante das múltiplas tarefas que precisa desempenhar, seria praticamente impossível dispender de tempo suficiente para checar diariamente o trabalho desse departamento. É aí que as ferramentas tecnológicas de gestão escolar chegam para ajudá-lo nessa “missão”.

Tecnologia a favor da gestão escolar

A partir delas, é possível gerar relatórios de ações, obter os resultados e mensurar a necessidade de intervenções, como novas contratações ou a promoção de palestras e treinamentos, que ajudam a manter a equipe alinhada.

Também é possível analisar o desempenho das campanhas, por meio da visualização das taxas de conversão de leads em matrículas. Para que essa métrica seja satisfatória, é importante que você consiga, de fato, atingir ao seu público-alvo. Caso ela ainda esteja abaixo do esperado, isso pode ser um sinal de que é necessário modificar os canais pelos quais se chega até ele, ou mesmo o modelo das campanhas.

Os colaboradores, por sua vez, também se beneficiam da implantação desse sistema, já que ele pode ser usado para armazenar e consultar contatos e acompanhar de perto a jornada de compra do estudante, que precisa ser contatado no momento certo, de modo a ser preparado e direcionado para a compra. Isso ajuda a equipe a manter um trabalho mais direcionado, sem desperdícios de tempo ou retrabalhos.

Resumidamente, as ferramentas de gestão escolar permitem ter real noção dos resultados da instituição de ensino e ajudam a otimizar o trabalho de todos, visto que antigos processos manuais podem ser substituídos por outros automáticos, que são muito mais rápidos e efetivos. Dessa forma, é possível ganhar em produtividade e tomar decisões mais adequadas em cada situação.

Todos esses pontos fazem parte da política da boa administração de um estabelecimento de ensino. Se deseja entender melhor esse conceito, não deixe de ler também este post sobre como desenvolver a gestão escolar. Aproveite para nos seguir nas redes sociais e conferir outras dicas e conteúdos sobre gestão escolar!