Ter uma gestão de compras eficiente é imprescindível para o bom funcionamento de uma escola. Isso porque não basta atingir a meta de matrículas e ter a receita equilibrada se os ganhos são desperdiçados em aquisição de material excedente, desnecessário ou com mau uso.

Uma boa gestão não se faz apenas com anotações do que há no armário e aquisição dos produtos que estão em falta. É preciso descobrir os melhores fornecedores, negociar preços e automatizar processos. Tudo isso vai garantir economia para a escola e otimização do tempo para o gestor escolar.

Nessa hora, ter uma planilha ou um sistema informatizado pode ser a salvação. Além disso, algumas medidas e procedimentos são essenciais para manter tudo organizado. Portanto, descubra a seguir como planejar as compras, controlar o estoque, reduzir gastos e desperdícios e aumentar a sua rentabilidade.

Use a tecnologia para controlar o estoque

A tecnologia está aí para facilitar o dia a dia das pessoas e saber utilizá-la é uma forma de ganhar tempo, dinheiro e qualidade na gestão. Por isso, um bom software de controle do almoxarifado será de grande utilidade.

Pelo programa é possível incluir o que entrou no estoque, o que saiu, quem retirou, para que atividade, o que precisa ser reposto etc. Com isso, o gestor terá uma ideia, em tempo real, dos custos. E com isto, analisar se eles podem ser reduzidos, ampliados e se estão sendo utilizados da forma adequada.

Os furtos — que podem acontecer em qualquer instituição — também serão evitados com o uso do software, bem como as compras em excesso. Para ser eficiente, o controle deve ser feito em todos os setores da escola, desde a limpeza até o pedagógico.

Um sistema de gestão integrada tem inúmeras vantagens e costuma ter outras funcionalidades, como gestão financeira para cobranças. Afinal, hoje em dia, ninguém mais tem tempo de ficar contando canetas e pacotes de folhas no almoxarifado, não é?

Faça um bom planejamento da gestão de compras

Ter um sistema automatizado de controle do estoque ajuda muito, mas é preciso, também, se planejar. Não espere o produto acabar para comprá-lo novamente. A pressa acaba causando gastos em excesso, pois você não terá tempo de pesquisar o melhor preço.

Assim, ao perceber pelo sistema quanto tempo dura cada item (o que será possível em alguns meses de observação), passe a agendar as visitas dos fornecedores ou a ida ao comércio para as datas anteriores ao fim do estoque. Aliás, quanto mais automática for essa dinâmica, melhor, pois o próprio fornecedor poderá lembrá-lo que está na hora de repor aqueles itens.

Padronize as descrições dos produtos

Seja com um sistema de gestão de almoxarifado, seja com uma planilha simples, é importante padronizar as descrições dos produtos. Uma boa ideia é criar códigos para cada item, assim, os erros de interpretação serão evitados.

Essa padronização deve ser repassada a todos os funcionários que utilizarão o sistema ou farão os registros na planilha. Inclua uma legenda dos códigos no arquivo.

Além disso, setorize os produtos: faça listas separadas para cada tipo, como material de limpeza, papelaria, livros, uniformes, materiais esportivos etc. Isso vai facilitar a visualização, principalmente para os funcionários, e a busca dentro do sistema.

Registre tudo que entra e sai

Uma boa gestão de estoque é detalhista. Por isso, registre tudo que entra e tudo o que sai, mesmo que seja uma simples caneta ou uma folha de papel.

Um software pode tornar esse controle bem prático. À medida que os produtos começam a entrar ou sair, o sistema já faz o ajuste da quantidade em estoque automaticamente e você consegue ter a noção exata do que está disponível.

Não espere para fazer o registro, faça-o assim que ocorrer a movimentação de algum produto. Se deixar para depois, você pode esquecer e comprometer a organização do arquivo.

Conheça os fornecedores

Conhecer os fornecedores e ter um bom relacionamento com eles faz parte da gestão de compras. Em uma relação de confiança e de longo prazo, o fornecedor se torna um aliado no controle do estoque.

Ao saber exatamente o que o cliente, no caso, você, adquire de tanto em tanto tempo, os vendedores conseguem identificar, por exemplo, quando um pedido está errado. Eles também podem indicar novos produtos que atendam às necessidades da escola ou avisar sobre promoções.

O próprio fornecedor tomará a iniciativa de comunicar quando algo está perto de acabar no seu estoque. Também é possível conseguir descontos progressivos pela fidelidade e troca de produtos que não serão mais utilizados por uma mudança de direcionamento da escola.

Dê atenção ao armazenamento correto

Não há desperdício maior do que comprar algo e não poder usar porque estragou ou venceu, o que acontece no caso de perecíveis. Por isso, armazenar corretamente e prestar atenção ao prazo de validade são medidas fundamentais para uma gestão de compras eficiente.

Tome cuidado com produtos inflamáveis, aqueles com cheiro forte (que podem impregnar em alimentos). Produtos assim não podem ficar próximos a locais úmidos ou expostos ao sol. Garanta que os funcionários que utilizam esses produtos tenham os mesmos cuidados.

Imagine ter certeza de que o estoque está abastecido e descobrir em uma situação de emergência que aquele material se perdeu? Isso não é bom nem para as finanças e nem para o seu controle das compras.

Como você viu neste artigo, uma gestão de compras eficiente envolve organização, tecnologia e responsabilidade. Um bom planejamento ajuda na hora de negociar com fornecedores e de buscar melhores preços e condições de pagamento. Também evita desperdício com perda de material ou compras excedentes. Além disto, contribui para que os funcionários desempenhem suas funções plenamente. Uma vez que terão todos os recursos materiais de que precisam.

Também recomendamos, para tornar essa gestão de compras ainda mais eficiente e prática, contratar um sistema informatizado. A Escolaweb oferece um software completo, que, além do sistema de gestão de almoxarifado, inclui ferramentas para gerenciamento financeiro, secretaria, corretor de provas, biblioteca, portaria, matrícula etc.

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