Manter a organização de materiais é uma tarefa muito importante em uma empresa, tanto para evitar o desperdício quanto para não correr o risco de precisar de algum item que não esteja mais disponível.

A melhor maneira de evitar esse problema é por meio de uma gestão de estoque eficaz.

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No entanto, é preciso escolher a melhor forma de fazer esse controle. Para isso, deve-se implementar boas práticas logísticas, entre elas, fazer uma organização assertiva dos insumos e a conferência dos itens regularmente.

A seguir, mostraremos como fazer um controle efetivo de estoque e de que maneira um software de gestão escolar contribui para manter a organização de produtos. Acompanhe a leitura!

Saiba como fazer uma gestão de estoque eficaz

Gerenciar o estoque é uma atividade que, além de beneficiar o controle efetivo de insumos na escola, ajuda a economizar recursos. Isso ocorre porque, muitas vezes, os itens são comprados sem a real necessidade. Dessa forma, alguns procedimentos essenciais precisam ser adotados.

Faça a classificação dos itens em estoque

Todos os materiais existentes devem ser classificados. Ao fazer essa classificação, deve-se armazenar dados referentes ao item, como a descrição do produto, a quantidade disponível, o valor de custo, a unidade de medida e todas as informações que sejam relevantes.

Mantenha o pessoal treinado

O pessoal responsável pelo almoxarifado deve ser bem treinado. É fundamental que eles saibam controlar pedidos, registrar a entrada e saída de materiais, analisar a quantidade dos itens armazenados etc.

Todos os funcionários que trabalham no departamento devem saber realizar as atividades uns dos outros. Isso é essencial para que não ocorra o esquecimento de algum registro de movimentação, o que causará inconsistência no estoque.

Organize os produtos

A organização ajuda a manter o controle dos itens armazenados. Dessa forma, o funcionário deve fazer a separação dos insumos por categorias. Por exemplo, os materiais de escritório não devem estar misturados com os produtos de limpeza. Assim, ficará mais fácil encontrar cada artigo nas prateleiras.

Uma observação importante é quanto ao peso dos produtos: itens pesados devem ser guardados nas partes inferiores. Esse procedimento é importante porque, além de facilitar o acesso aos materiais, oferece mais segurança aos funcionários.

Controle a movimentação do estoque

O controle de entrada e saída de itens é uma das principais atividades para garantir um gerenciamento eficiente. Todas as movimentações precisam ser anotadas, ou o controle simplesmente não funciona. Portanto, nenhum registro pode ser deixado para depois.

Faça o planejamento de compras

As compras devem ser planejadas com base na movimentação dos produtos. Para isso, deve-se observar a entrada e saída de cada item, o tempo que cada produto leva para chegar à quantidade mínima, bem como o prazo do fornecedor para entregar um pedido a partir do momento da compra.

Faça o inventário periódico do estoque

O principal objetivo do inventário é fazer a contagem física dos itens e, com isso, manter a integridade das informações referentes a esses valores. Portanto, essa tarefa é de extrema importância e deve ser feita regularmente. O inventário pode ser feito por partes, como por categoria de produto. Outra forma é fazer a contagem de todos os insumos armazenados.

Utilize indicadores para manter a organização do estoque

O controle de itens é essencial para garantir a sua integridade. No entanto, existem alguns indicadores que ajudam a mantê-lo sob controle, de modo que não ocorra algum imprevisto, como a indisponibilidade de produtos.

Estoque médio

O cálculo do estoque médio avalia a quantidade mínima que um item deve ter disponível em determinado espaço de tempo. Uma maneira de fazer essa conta é controlando a quantidade do produto ao final de todos os dias, e, no final do mês, somar todos esses valores e dividir pelo número de dias daquele mês.

Estoque de segurança

Essa técnica é ideal para evitar que faltem itens necessários à escola — imagine o transtorno se não tiver giz para os professores! Para calcular o estoque de segurança, é preciso analisar a demanda daquele produto, ou seja, determinar em quanto tempo ele é consumido.

A seguir, deve-se analisar qual é o tempo de reposição e, por fim, avaliar a necessidade de mantê-lo armazenado. Isso porque pode ter situações em que mantê-los causam prejuízos à empresa — por exemplo, no caso de artigos que tenham data de validade curta.

Acuracidade do inventário

Esse é um cálculo feito para analisar a diferença entre as quantidades anotadas pelo controle e a real dos itens. Portanto, divida a quantidade física do produto pela que está registrada, e o resultado deve ser multiplicado por 100. Se o índice for menor que 99%, será preciso analisar melhor a administração desse insumo.

Entenda como um sistema pode contribuir com a gestão de estoque

Manter um controle de estoque eficiente requer atualização constante dos dados, cálculos precisos e análise minuciosa de todos os itens. Por esse motivo, ter o apoio de um software de gestão é uma maneira segura de garantir o gerenciamento eficiente dessas informações.

O sistema conta com diversos relatórios gerenciais que são essenciais na tomada de decisões estratégicas. Além disso, oferece vários benefícios em sua utilização.

1 – Otimizar tempo

A otimização do tempo é uma das vantagens ao utilizar um software para controlar o estoque, já que tarefas demoradas, como análises e cálculos, são feitas pelo sistema. Outra vantagem é que é possível configurar a quantidade mínima de cada item, o que facilita a monitoração do estoque mínimo. Dessa maneira, pode-se fazer as compras de reposição no momento certo.

2 – Reduzir erros

Um software ajuda a reduzir a quantidade de erros na tarefa de controlar materiais. Isso porque essa atividade requer a conferência constante e precisa de todos os itens armazenados. Dependendo da quantidade de produtos em estoque, é praticamente impossível fazer um controle confiável em planilhas de texto.

3 – Evitar prejuízos

Outra vantagem do software é que ele oferece relatórios diários de toda a movimentação de produtos. Essa ferramenta é essencial para analisar a demanda de cada item e avaliar a necessidade de reposição. Ainda, por meio desses relatórios, pode-se traçar estratégias a fim de otimizar o consumo dos insumos e, dessa maneira, evitar desperdícios e prejuízos à escola.

A gestão de estoque é uma tarefa extremamente importante e que deve ser feita com muito cuidado e atenção. Para que o controle seja eficaz, ele deve ser organizado, as reposições devem ser planejadas e o inventário precisa ser feito constantemente. Além disso, é essencial contar com um software de gestão, que será responsável por tornar todo esse processo seguro, ágil e eficiente.

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