Definir a mensalidade escolar não é uma tarefa simples. A gestão escolar precisa levar em consideração diferentes fatores, como os investimentos realizados com materiais didáticos e acadêmicos, colaboradores, corpo docente e infraestrutura.

Além disso, outro desafio está associado a forma de raciocinar sobre a instituição de ensino. De fato, ela não pode ser tratada como um simples empreendimento ou negócio. Afinal, transmitir educação é uma responsabilidade social e a escola precisa manter essa razão por toda a sua existência.

Por outro lado, tornar-se uma referência de ensino, proporcionando as melhores oportunidades acadêmicas para a comunidade ao redor requer investimento. É preciso ter uma estrutura capaz de oferecer aulas e atividades dinâmicas e interativas, seguindo as tendências de ensino.

Ou seja, pensar na mensalidade escolar é envolver todo o raciocínio por trás do orçamento anual de gastos na escola. Por isso, neste post, separamos algumas considerações que precisam ser levadas em conta na hora de colocar tudo na ponta do lápis. Continue a sua leitura e aprenda como calcular o preço da mensalidade escolar!

A importância da precificação para a escola

Pensar na instituição de ensino como uma empresa não implica em torná-la menos humana. Na verdade, um gerenciador financeiro — característico em pequenos e grandes empreendimentos — funciona como um catalisador para o crescimento e sucesso de uma escola.

Portanto, no momento que a gestão escolar pensar em precificação, não é totalmente negativo considerá-la como um empreendimento que necessita de retorno financeiro para manter-se firme e atuante. Por outro lado, também é importante levar em conta que trata-se de uma instituição que presta um importante serviço: a educação.

Quando escolhem uma escola, os pais não levam em conta somente o valor que investirão nos estudos de seus filhos: também é necessário manter uma boa qualidade de ensino e contar com profissionais verdadeiramente qualificados. Encontrar o equilíbrio entre a necessidade de retorno financeiro e a efetividade dos serviços oferecidos é o caminho para o desenvolvimento.

O valor da mensalidade traz também impactos aos caminhos e objetivos estipulados para a escola. Se a meta é se tornar uma referência acadêmica no bairro em que está situada, será necessário um valor menor de investimento. Entretanto, se há o interesse de expansão para outros municípios e estados, naturalmente, o aporte financeiro a ser gasto será maior.

A precificação, portanto, precisa ser bem racionalizada e problematizada. Oferecer serviços a preços muito abaixo do mercado, por exemplo, pode dificultar a saúde financeira da instituição, provocando falência e impactando estudantes, professores e colaboradores. Além disso, se pensarmos pelo ponto de vista humanizado que citamos acima, “ser a mais barata da região” não é a melhor estratégia para atrair alunos: por que os pais escolheriam uma escola que parece “desvalorizar” seus próprios serviços?

No momento de decidir o valor da mensalidade, o gestor escolar necessita considerar os gastos diários da instituição e a capacidade de atração e fidelização de futuros estudantes. Equilibrar as duas pontas — gastos e entradas — envolverá um pensamento estratégico.

Há situações, entretanto, nas quais o preço da mensalidade pode ser um fator determinante para a escolha de uma matrícula. Por exemplo, caso uma pessoa esteja decidindo em qual escola fará a inscrição de seu filho e está igualmente atraída por dois colégios (ambos apresentam os mesmos padrões em termos de qualidade), o valor dos vencimentos poderá ser um diferencial. Ou seja, a decisão pela escola estará vinculada ao orçamento familiar.

O preço desproporcional pode ser considerado, pelos responsáveis, como um alerta. Afinal, eles poderão começar a questionar se a escola entrega adequadamente os valores que consideram necessário. Outro questionamento plausível nesse cenário é a compatibilidade entre o valor pago e a proposta pedagógica da instituição.

A precificação, nesse sentido, também passa pelo conhecimento do público que a escola pretende atrair. Afinal, um valor incompatível com as demandas desse público pode ser um fator determinante para causar insatisfações, gerando a não contratação do serviço. É necessário levar em conta a localização e o perfil dos estudantes.

Quando o preço praticado é considerado justo, a imagem da instituição é beneficiada, transmitindo confiança, credibilidade e integridade. Tais valores são grandes atrativos para novos negócios. Por outro lado, preços considerados abusivos (ou baratos demais) transmitem insegurança.

A precificação está correlacionada ao futuro da instituição escolar, por isso, ela precisa ser determinada estrategicamente e logo no início das atividades do empreendimento. Diferentes fatores precisam ser considerados para chegar a um cálculo que possa ser considerado justo pelo público. Conheça-os no próximo tópico!

Os fatores que devem ser considerados na hora de precificar os cursos

De acordo com a Lei nº 9.970/99, as instituições de ensino privado precisam indicar os valores das mensalidades dos cursos uma vez ao ano, exceto para os de início semestral. Isso impossibilita os reajustes e a correção de rotas, por meio de aumento na mensalidade, ao longo do período letivo.

Portanto, é preciso ter muita atenção e não errar no cálculo, afinal, um pequeno deslize poderá afetar todo o orçamento anual. Além disso, o preço alto poderá afastar o seu público e impactar no número de matrículas realizadas, o que consequentemente, diminui o rendimento financeiro da escola.

As mensalidades escolares possuem um método de precificação diferente dos de produto ou serviços. Isso porque é preciso considerar a frequência dos estudantes e o quanto cada curso impacta nos custos fixos da instituição. Por isso, é natural definir valores diferentes para as turmas de Ensino Infantil, Fundamental e Médio.

Dentre os fatores que influenciam na precificação estão:

• capacidade;
• turmas;
• custos;
• margem de lucro;
• número de matrículas.

Capacidade

O primeiro ponto a ser considerado é a capacidade de estudantes que a instituição de ensino está apta a receber. Além da infraestrutura do estabelecimento, essa questão leva em consideração o cronograma anual, como a carga horária e os dias letivos no mês.

Para efetuar o cálculo, o gestor precisa ter conhecimento das seguintes informações:

(a) capacidade máxima de alunos que o ambiente comporta;

(b) a taxa de ocupação atual;

(c) a quantidade de dias letivos ao mês;

(d) a média da carga horária de cada estudante.

Para chegar ao número definitivo, deve-se efetuar a seguinte conta: a.b x c x d. Assim, é possível conhecer a carga horária total.

Em um exemplo prático, vamos dizer que a capacidade máxima é de 400 alunos. Existe uma taxa de ocupação (b) de 80%. O mês terá 20 dias letivos (c) e, por fim, a média de carga horária (d) é de quatro horas. Sendo assim: 320 x 20 x 4 = 25.600 horas

Esse é o valor total de capacidade em horas-aula da instituição. Após determinar esse valor, é necessário repetir o cálculo para cada curso para saber a sua proporção no total. Por exemplo, ao fazer o cálculo para saber a capacidade dos alunos do Ensino Médio o valor é de 12.800 horas, nós sabemos que 50% dos custos é proveniente dos alunos do Ensino Médio.

Turmas

É natural que as turmas de Ensino Infantil, Fundamental e Médio atraiam uma quantidade diferente de estudantes. Por isso, é preciso refazer o cálculo para cada uma dessas etapas do aprendizado. Assim, a gestão poderá se preparar adequadamente.

Agora, se a sua instituição de ensino oferece turmas apenas para estudantes do Ensino Médio (ou Fundamental, se for o caso), o cálculo poderá ajudar a entender em quantas salas você precisará dividir os alunos.

Custos

Cada turma proporciona um gasto diferente. Por exemplo, no Ensino Infantil é preciso ter uma estrutura com brinquedoteca e sala para a soneca. Já os estudantes de Ensino Fundamental e Médio precisam colocar os conhecimentos teóricos em aulas práticas nos laboratórios de ciências e informática.

Também é importante levar em conta o material utilizado para realizar trabalhos e atividades extra e os custos para manutenção dos professores. Sem colocar tudo isso “na ponta da caneta” com antecedência, você corre o risco de errar feio no cálculo.

Pense ainda que todos esses fatores trarão impacto nos investimentos e nas contas de luz, aluguel, água e telefone. Além disso, os gestores precisam elaborar um corpo docente bem qualificado, e motivá-los com salários e direitos acertados em dia. Outros gastos são impostos e custos fixos (como material de limpeza, de sala de aula, papelaria, higiene e cozinha).

Outro ponto importante a ser considerado é o investimento a ser realizado com estratégias de divulgação e captação de alunos. Normalmente esses gastos acontecem em momentos sazonais, considerando o período de matrículas abertas, entretanto, é preciso considerá-los também no momento da precificação, a fim de não causar impacto negativo nas finanças.

Margem de lucro

Na precificação também é preciso considerar o lucro a ser obtido pela instituição. Após considerar a capacidade do ambiente e os custos, a gestão precisa considerar o quanto é possível obter como lucro. Analise se esses valores estão dentro do esperado.

Com os valores dos custos por turma, pode-se colocar uma taxa de estimativa de lucro. Por exemplo, digamos que o lucro esperado seja de 20% e os gastos totais calculados são de R$ 10.000. Adicione esse valor ao custo e chegará a um total de R$ 12.000,00.

Número de matrículas

Agora, conhecendo esse montante, é possível chegar ao valor da mensalidade escolar a ser cobrada de cada estudante. Para isso, basta dividir o montante pelo número total de alunos matriculados na sua instituição. Por exemplo, em uma escola com 100 estudantes matriculados, se o montante de gastos somado à margem de lucro chega a R$ 12.000, então o valor de cada mensalidade será de R$ 120,00.

É fundamental que, além de todos esses fatores para a precificação, a gestão escolar leve em consideração a realidade do mercado. Para isso, é importante manter uma análise e pesquisar frequentemente sobre os concorrentes e suas atividades. No próximo tópico abordaremos essa questão mais a fundo, acompanhe!

As maneiras de precificar corretamente

Conhecer o mercado é importante para identificar as possibilidades da sua instituição de ensino. Ao acompanhar a rotina e ações dos concorrentes, é possível compreender melhor os caminhos a serem seguidos para fixar-se como uma verdadeira referência.

Para muitas pessoas o baixo valor da mensalidade pode ser considerado um atrativo, entretanto, ele também pode ser uma armadilha e prejudicar a imagem do seu colégio. Por exemplo, caso a sua instituição ofereça boa infraestrutura e professores capacitados, mas pratique um valor de mensalidade muito abaixo da média do mercado, os clientes poderão criar dúvidas e inseguranças sobre a qualidade do ensino em sua instituição.

Além disso, analisar os serviços oferecidos pelos seus concorrentes ajuda a entender quais fatores causam efeito no preço das mensalidades deles. Por exemplo, seus concorrentes trabalham com um material didático que é referência nacional? Eles apostam em salas com interação digital e dispositivos como videogames?

Ao conhecer melhor as ofertas de seus concorrentes você poderá trabalhar os seus diferenciais, tais como: elaborar uma proposta pedagógica mais alinhada ao público que você deseja atrair; alinhar os valores do colégio com os praticados por esse público dentro de suas casas; e apostar em um ambiente acolhedor e familiar.

O grande segredo para conseguir alcançar uma precificação correta é apresentar equilíbrio ao mercado, considerando os seus gastos e expectativas de lucros com os valores praticados por outras instituições. Além disso, é preciso considerar e respeitar o orçamento familiar do seu público.

Vamos imaginar que o seu colégio busca oferecer um aprendizado diferenciado e experimental para crianças e adolescentes de classe média. É preciso atraí-los com uma infraestrutura moderna e conectada, por um preço que seja compatível ao estilo de vida dessas famílias.

A gestão escolar também precisa ter atenção com a legislação e com o Código de Defesa do Consumidor. Contar com um corpo jurídico para analisar as propostas de precificação e as datas de publicação é uma maneira de evitar futuros problemas.

Vale reforçar que o preço da mensalidade precisa ser divulgado com antecedência e não poderá haver nenhum reajuste durante o ano letivo, conforme afirmado anteriormente. Por isso, é imprescindível todo o cuidado na hora de calcular e divulgar os valores durante o período de captação de novos estudantes. Uma vez que os cálculos estejam errados, você estará em um caminho sem volta, já que não praticar o que foi anunciado em suas campanhas de captação e rematrícula configura propaganda enganosa.

Nunca se esqueça de que a educação não é um produto, mas um serviço prestado à comunidade. Nesse sentido, a legislação também proíbe qualquer tipo de prática abusiva na hora de calcular os juros. Dessa forma, o estudante ou familiar que sentir-se lesado com qualquer promessa garantida pela escola que não está sendo cumprida, poderá buscar um advogado para reclamar seus direitos. Lembre-se de que existe a possibilidade de punições como devolução das mensalidades ou abatimento de parcelas, o que poderia comprometer ainda mais o seu orçamento.

O cálculo de juros no caso de inadimplência

Mesmo respeitando todos os itens relevantes citados no momento da precificação, é natural que a instituição de ensino conviva com alguns casos de inadimplência. Esse cenário possui diferentes fatores, seja por imprevisibilidade mensal no orçamento familiar ou simples esquecimento.

Para efetuar uma cobrança eficiente e justa, é imprescindível considerar o fator humano. Ou seja, o setor financeiro do colégio precisa estar preparado para abordar a pessoa da maneira mais receptiva e amigável possível. Evitar tom de cobrança e insatisfação por conta do não pagamento são dicas essenciais para esse momento. Antes de simplesmente cobrar, tente entender a razão que está por trás desse caso de não pagamento.

Irremediavelmente, a inadimplência causa impacto direto no orçamento mensal da escola. Afinal, ela diminui a taxa de arrecadação e, consequentemente, compromete o acerto de alguns custos fixos, como salários de professores, colaboradores e contas.

Pensando nisso, é possível apostar em diferentes maneiras de abordar os familiares a fim de diminuir o número de inadimplentes. Atualmente, contar com um sistema de gestão escolar tem sido uma boa saída. Além de proporcionar benefícios pedagógicos, esse tipo de sistema aprimora a comunicação entre familiares e escola. É possível, por exemplo, encaminhar notificações de atraso por SMS e por e-mail de forma automatizada. Assim, os pais ficam cientes da necessidade de regularizar a situação.

Vale destacar também que, segundo o Código de Defesa do Consumidor, “o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”. Além disso, os estudantes poderão continuar frequentando a instituição, acompanhando as aulas normalmente. Ou seja, não é possível negar acesso para os alunos que têm mensalidades em atraso no decorrer do exercício.

Outro mecanismo que ajuda a diminuir a inadimplência é a forma como ela é tratada pela equipe do colégio. Caso a gestão não permita possíveis negociações, é natural que o familiar sinta-se menos atraído a procurar alternativas para quitar os vencimentos e manter o filho matriculado na instituição. Apostar em uma abordagem educada e estar aberto a contra-propostas e parcelamentos pode ser um grande diferencial.

Judicialmente, é possível aplicar multas em caso de inadimplência. Os valores para tal são indicados pela lei do consumidor, sendo a multa contratual de 2% e os juros moratórios com base de 1% ao mês. Tais valores começam a contar a partir do dia seguinte ao vencimento da mensalidade escolar.

Algumas instituições de ensino adicionam cláusulas no contrato que preveem aumento nos valores da multa. Entretanto é preciso ter atenção para não efetuar cobranças abusivas e, consequentemente sofrer punições: lembre-se de que as leis que regulam essa vertente precisam ser cumpridas.

Outro ponto a se destacar está na indicação de rematrículas. Ainda de acordo com o Código do Consumidor, o estudante matriculado tem preferência na oferta de uma possível nova inscrição para o ano letivo seguinte. Essa proposta deve acontecer ainda durante os últimos meses do ano anterior ao do novo contrato, observando o calendário escolar de cada escola.

Portanto, é importante investir na captação de alunos, mas as vagas disponíveis devem ser priorizadas àqueles que já são alunos. Eles devem ser os primeiros a receber a convocação para rematrícula. As vagas remanescentes são, então, disponibilizadas para os novos alunos.

Essa obrigação, porém, não precisa ser seguida em caso de estudantes inadimplentes. Caso o familiar queira garantir a permanência do seu filho na instituição, será necessário quitar todas as dívidas ou chegar a um acordo.

Quanto à frequência dos reajustes, as mensalidades normalmente, sofrem com acréscimos a cada ano letivo. Acompanhe o próximo tópico!

O reajuste nas matrículas

Conforme apontado anteriormente, os reajustes em matrículas ao longo do ano letivo são considerados incorretos perante a lei (exceto em caso de cursos semestrais – nessa situação, os reajustes podem ser realizados a cada período do curso). Trata-se de um mecanismo de proteção ao consumidor, que impede que a mensalidade escolar sofra variações ao longo dos meses e afete o orçamento familiar. Ninguém iniciaria o ano escolar em uma instituição na qual não fosse possível prever o valor da mensalidade durante toda a vigência do contrato.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor e a Lei 9.870/99, as mensalidades escolares possuem como base o índice de inflação. Portanto, os ajustes seguem a variação de mercado. Entretanto, caso a instituição de ensino consiga comprovar necessidade, é possível efetuar um ajuste superior ao do índice.

Os fatores que podem impactar o valor dos reajustes são: salários de professores e colaboradores, investimento em infraestrutura (biblioteca e laboratórios, por exemplo), novos recursos, investimento em materiais didáticos, dentre outros.

Nem todos esses gastos, entretanto, podem ser repassados na mensalidade escolar. Obras particulares que vão beneficiar exclusivamente a escola, o aumento da gasolina e das verduras e frutas são alguns exemplos disso. A gestão escolar precisará justificar o valor do reajuste em uma planilha contendo todos os gastos e estimativas para o próximo ano letivo. Essa tabela deve ficar disponível para os estudantes e familiares para consulta e comprovação.

Considere também que aumentar os valores da mensalidade causará efeitos na comunidade escolar. Nem sempre a receptividade é positiva e, por isso, a gestão precisa estar preparada e descobrir o momento adequado de propor essa elevação.

Em geral, os reajustes de produtos e serviços acontecem no início de cada ano. Portanto, esse é o momento em que os consumidores em geral estão propensos a encará-los de forma mais natural. Lembre-se de que, no caso das instituições de ensino, esse é o tempo de matrículas abertas e novos contratos e, portanto, o momento no qual devem acontecer os reajustes de mensalidades.

A gestão escolar pode também elaborar estratégias para diminuir a insatisfação com o novo preço. Para os estudantes matriculados, uma estratégia bem adequada é apresentar os valores do próximo ano ainda nos últimos meses de aula. A escola também poderá propor condições especiais para quem fizer a rematrícula antecipadamente. Uma promoção é sempre bem-vinda, desde que ela não seja prejudicial ao seu fluxo de caixa, é claro.

No momento de apresentar o valor ajustado da mensalidade escolar para estudantes e familiares, é indicado estar com a planilha de gastos em mãos. Outra possibilidade é mostrar-se aberto a possíveis negociações, estabelecendo internamente uma margem de cálculo plausível, boa para ambos os lados.

Quando dotado de informação, a tendência de o público concordar com o aumento é bem maior. É por isso que argumentar e apresentar toda a base de cálculos para os interessados ajuda a gerar compreensão para o ajuste.

O grande erro que a gestão escolar pode cometer ao propor um reajuste na mensalidade escolar é não notificar a comunidade. Efetuar uma elevação no preço, sem uma conversa prévia e frequente divulgação gera desconfiança e insatisfação. Afinal, quem gosta de negociar com uma instituição que mais se parece com uma “caixinha de surpresas”, onde os preços simplesmente sobem, “do nada”? Isso poderá impactar nos índices de evasão escolar e, consequentemente, comprometer o seu ano letivo.

Outro ponto prejudicial é a incompatibilidade entre o ajuste e a planilha de cálculos. Por exemplo, caso a gestão escolar proponha uma elevação relacionada ao salário do corpo docente, é necessário justificá-la, mediante ajustes nos holerites ou contratação de novos colaboradores. Se essa fora a justificativa enquanto houve uma redução no quadro de professores, a incoerência nos argumentos poderá ser facilmente detectada pelos clientes. Esse cenário poderá causar questionamentos e quebra de confiança por parte dos alunos e responsáveis.

Conhecer a Lei que rege a educação privada e o Código de Defesa do Consumidor ajudará a gestão escolar a se prevenir de qualquer cenário jurídico prejudicial. Essas são as duas legislações que garantem a qualidade do serviço prestado e evitam abusos praticados no momento da precificação. É por isso que você precisa conhecê-las e estar realmente disposto a cumpri-las.

Além disso, manter uma comunicação próxima com os estudantes e familiares ajuda a diminuir os possíveis impactos negativos relacionados ao preço da mensalidade escolar. Outro ponto a ser levado em consideração, é a experiência de mercado e os objetivos estipulados para o futuro da escola.

Como se pode ver, a mensalidade escolar é um elo de confiança entre o colégio e a comunidade escolar. Ela é fundamental para o planejamento escolar, já que ajuda a gestão escolar a definir o seu público, realizar o reinvestimento anual em novas estruturas, e investir na qualificação do seu quadro de professores etc.

O equilíbrio financeiro é essencial para o crescimento. Por isso, aproveite a sua visita e baixe agora o nosso e-book sobre como otimizar os custos na gestão escolar.