Nem sempre a ideia que se tem a partir de uma visão geral condiz com a realidade. É por isso que o ideal é detalhar informações e integrá-las, de modo a fazer uma análise que leve em conta todos os aspectos — e é nisso que os relatórios gerenciais podem ajudar.
Para tomar decisões acertadas, sejam elas relacionadas a ações ou investimentos, é necessário basear-se em dados concretos.
Entretanto, para que a ferramenta realmente funcione, é importante saber aplicar os relatórios corretos e interpretar os dados obtidos a partir deles. Antes de mais nada, é preciso ter em mente que os possíveis resultados futuros podem ser projetados a partir de dados relacionados à situação atual e aos exercícios anteriores.
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Se você deseja implantar os relatórios gerenciais em sua instituição de ensino, mas ainda não sabe ao certo como fazê-lo, continue lendo este post. A seguir, listamos os principais relatórios comerciais e a melhor maneira de interpretá-los, bem como de que maneira eles auxiliam a escola em decisões assertivas. Boa leitura!
Conheça os tipos de relatórios disponíveis
Relatório financeiro
Toda empresa, independentemente do segmento no qual atua, precisa de uma boa gestão financeira. As contas a pagar e receber, as despesas, os investimentos, o fluxo de caixa e os índices de inadimplência são questões que demandam atenção especial, já que impactam diretamente na capacidade de desenvolvimento e manutenção no mercado.
Ainda que você não adote o uso dos relatórios gerenciais, certamente já realiza algum controle em relação a essa vertente. O ideal é implantar um sistema de gestão que permita a inserção de todos esses dados em uma plataforma unificada, de forma que eles possam ser facilmente consultados e confrontados. A partir dos dados obtidos, será possível decidir no que investir, traçar metas e implementar ações que ajudem a reduzir a inadimplência.
Relatório de satisfação e retenção de alunos
Como anda a sua relação com os pais de alunos matriculados em sua escola? Você conta com canais de comunicação que permitam manter um relacionamento direto com eles? Está aberto a sugestões ou mesmo críticas que possam surgir?
O relacionamento com os pais de alunos permite ter uma ideia sobre a maneira como a sua escola é vista por quem utiliza seus serviços. Além disso, você pode realizar pesquisas de satisfação, nas quais esses clientes podem dar a sua opinião sobre quesitos variados e fazer observações.
Os dados obtidos nesse tipo de ação podem ser usados para emissão de um relatório que aborda a visão do público a respeito de diversos critérios. A partir daí, é possível elaborar gráficos e fazer uma análise do que ainda precisa ser melhorado. Também é importante lembrar que a retenção de alunos funciona como um termômetro: quanto maior o índice de rematrícula e menor a evasão escolar, maior a satisfação dos clientes.
Relatórios de crescimento
Os relatórios de crescimento podem relacionar-se a determinados setores da escola ou à instituição como um todo. Para elaborá-los, vale consultar alguns dados do dia a dia. Por exemplo, o departamento comercial pode ser mensurado a partir do número de novas matrículas, enquanto o número de rematrículas permite entender o quanto o departamento pedagógico ou mesmo o atendimento têm sido eficientes.
Além disso, ainda pode-se levar em conta as aquisições para patrimônio da escola e os investimentos em novos projetos e ações, sejam eles de marketing ou de ensino. É importante lembrar que tais dados precisam ser confrontados também com as perdas de alunos. É essa comparação que permite saber se as mudanças nos números foram positivas ou negativas.
Relatório de análise de desempenho de colaboradores
Você realiza alguma avaliação dos professores? Conhece os impactos do desempenho da sua equipe comercial na captação de alunos? Essas são questões que sugerem a emissão de um tipo de relatório gerencial: o de análise de desempenho de colaboradores.
Para captar novos alunos, é necessário ser receptivo e causar boas impressões logo no primeiro contato. É claro que isso se soma a oferecer um preço condizente com o mercado e contar com um bom plano de ensino.
O que acontece em sala de aula, por outro lado, tem influência direta sobre a retenção de alunos. Contar com uma equipe de professores qualificados, tanto tecnicamente quanto pedagogicamente, é garantia de sucesso no que diz respeito ao aprendizado dos alunos.
É a partir desse tipo de resultado que sua escola pode ganhar a preferência do público, ou mesmo virar referência de ensino em sua região. Caso essa pesquisa demonstre valores insatisfatórios, vale conversar com seus colaboradores e oferecer treinamentos que visem aprimorar a sua atuação.
Relatório de vendas
Como tem funcionado a geração de leads para captação de alunos? Novos estudantes são sempre um indicativo positivo, mas, em um mercado competitivo como o que vivemos atualmente, será necessário batalhar por eles. É por isso que é importante manter uma boa política de trabalho com cada contato que chega à sua escola.
Manter dados atualizados em um sistema permite que os contatos sejam feitos de acordo com a etapa da jornada do comprador na qual o possível cliente se encontra. Além disso, é necessário oferecer um atendimento personalizado, que é um dos fatores responsáveis por conquistar o cliente.
Os relatórios gerenciais são, sem dúvida, uma ferramenta importantíssima para avaliar o desempenho da empresa no mercado e traçar ações que permitam corrigir imperfeições e melhorar os resultados. Entretanto, para facilitar a apuração de dados e emitir o documento, é importante contar com a ajuda da tecnologia.
Existem softwares especializados em gestão escolar que permitem uma visão ampla de estabelecimentos de ensino. Eles ajudam a realizar o controle de notas e faltas por meios eletrônicos, acompanhar contatos que podem se tornar alunos futuramente, mensurar o desempenho de professores e muitas outras ações.
Na hora de consultar dados ou mesmo reuni-los para emitir relatórios, é possível fazê-lo com poucos cliques. Dessa forma, você ganha em produtividade, já que os colaboradores podem dedicar-se a outras atividades no tempo que gastariam resolvendo essas burocracias.
Entenda como os dados auxiliam nas decisões assertivas
Os relatórios são ferramentas essenciais para que o gestor possa acompanhar os principais indicadores da escola. Por meio deles, métricas mensuráveis são acompanhadas diariamente e oferecem inúmeras informações que podem ser aproveitadas de diversas maneiras.
Vale destacar a importância de que todas as informações em um relatório sejam claras e objetivas. Além disso, a fim de obter resultados confiáveis, é preciso que os dados sejam atuais e relevantes. Na escola, eles podem ser utilizados de diversas maneiras, a fim de auxiliar nas decisões assertivas.
Cruzamento dos dados
Ao cruzar dados entre relatórios, é possível gerar novas informações que podem ser utilizadas para análises diferenciadas. Dentre elas os comparativos entre períodos, criação de dados estatísticos, prevenção de cenários etc.
Por exemplo, a gestão pode cruzar informações para identificar o que contribui para o índice de reprovação. Nesse cenário, o cruzamento de dados de presença, avaliação da qualidade do professor e avaliação das disciplinas aplicadas em aula podem revelar dados importantes sobre esse problema.
Identificação das falhas do processo
Por meio dos relatórios, é possível identificar falhas em qualquer setor da escola, o que é fundamental para evitar prejuízos e desperdícios.
O acompanhamento periódico de relatórios deve fazer parte da rotina do gestor. Dessa forma, ficará fácil identificar o ponto em que o problema está localizado e tomar ações com base nessas informações.
Os relatórios apontam tanto as falhas operacionais quanto as gerenciais. Por essa razão, essa é uma ferramenta extremamente útil em todos os setores da escola.
Aumento da transparência nas atividades
A clareza das informações nos relatórios é responsável por evitar falhas de comunicação — e os modelos gráficos tornam ainda mais fácil a sua interpretação.
Além disso, a transparência garante mais praticidade à gestão escolar. Isso porque o compartilhamento dessas informações permite que outros funcionários possam analisar e interpretar todos os dados de maneira clara e direta.
Transmissão de mais credibilidade à empresa
As informações claras, precisas e atuais produzidas pelos relatórios gerenciais são responsáveis por transmitir mais credibilidade à escola. Essas informações claras são dadas tanto para os pais quanto para o mercado em geral. Pois a clareza das informações é essencial para passar uma boa imagem ao mercado.
Proposta de melhorias em processos e atividades
Nem sempre os processos e atividades contém necessariamente alguma falha. Muitas vezes, os relatórios podem identificar pontos a serem melhorados. Por meio deles, as situações são identificadas com mais facilidade. O que é essencial para que a gestão possa acompanhá-las com mais atenção.
Portanto, com base nesse acompanhamento, a gestão pode verificar se os seus resultados são positivos ou negativos para a escola.
Facilitação para a tomada de decisões
Tomar decisões faz parte de qualquer tipo de negócio — e, na escola, não é diferente. Sem informações claras e precisas, qualquer decisão tomada pode ser um risco para a instituição. Por isso, o gestor precisa contar com dados precisos e consistentes. Com isto ele consegue tomar decisões mais assertivas.
Como vimos, contar com um bom software de gestão para emitir seus relatórios gerenciais e realizar a correta análise permite uma gestão mais assertiva e comprometida com o crescimento.
Viu só como os relatórios são ferramentas essenciais para a gestão escolar? Quer saber também como medir as habilidades e competências dos seus alunos? Então, baixe nosso e-book sobre como avaliar o desempenho de um aluno!
