Quando se fala em trazer a tecnologia para as escolas, isso não quer dizer apenas para a sala de aula. A iniciativa pode ir além, envolvendo a gestão e planejamento escolar. Mas, de que forma as ferramentas tecnológicas podem realmente ser interessantes para as instituições de ensino? Uma das vantagens é, sem dúvidas, a cobrança automatizada.
Para entender melhor, automatizar o processo de cobrança é poder contar com soluções que façam a organização dos pedidos. Tudo isso organizar pagamentos referentes às mensalidades e até mesmo às rematrículas. E isso, sem precisar envolver um funcionário ligando para os responsáveis pelos alunos. Tudo é feito de forma online, inteligente e com muita agilidade.
O mais interessante é que apostar na cobrança automatizada é realmente vantajoso. Para ajudá-lo a conhecer melhor essa tecnologia, separamos alguns dos benefícios que ela proporciona. Continue a leitura e confira!
1. Envie notificações de cobranças
Se tem algo que demonstra ser um tanto chato é fazer a cobrança de faturas via telefone, não é mesmo? Com o sistema automatizado, isso mudará totalmente! Os responsáveis pelos alunos receberão mensagens sobre as faturas que estão próximas de vencimento e, até mesmo, sobre as que estão em atraso.
Essas notificações podem ser enviadas de várias formas, como por mensagem de texto para o celular, e-mail e WhatsApp, por exemplo. Ou seja, o responsável pelos pagamentos poderá ser contatado em diversas plataformas de comunicação, sempre considerando a que ele mais utiliza.
2. Facilite o pagamento
Outra vantagem que agrada tanto aos pais e responsáveis como à própria escola é a questão da facilidade de pagamento. Com isso, será mais fácil montar o seu planejamento anual — além de tantas outras tarefas e ações que necessitam de financiamento. Por tanto, será mais fácil montar o seu planejamento anual — além de outras tarefas e ações que necessitam de financiamento.
A facilidade de pagamento com a cobrança automatizada se dá pela emissão de boleto bancário para as instituições financeiras brasileiras. Ou seja, o processo não é mais demorado! Isso porque o fato de poder emitir o pagamento para qualquer banco melhora bastante as chances dos responsáveis se manterem em dia com as mensalidades.
Um benefício que vale a pena destacar é que, oferecendo facilidades como essa, a escola também pode diminuir as taxas de inadimplência. Com efeitos, essa diminuição pode chegar em até 36%. Em conclusão, isso representa uma quantia expressiva e significativa para se ter em caixa e investir na própria instituição.
3. Reduza conflitos
Apesar de toda escola tentar ao máximo evitar conflitos com os responsáveis pelos alunos, é comum que isso aconteça. Principalmente em situações envolvendo as mensalidades. Por isso, a cobrança automatizada, mais uma vez, é uma excelente solução. Isso por que ela evita confrontos que não são interessantes para ambas as partes.
Como a cobrança será feita por outros meios, os pais ou responsáveis poderão ter mais tempo para — se estiverem passando por algum problema financeiro — refletirem de que forma vão realizar o pagamento, sem a sensação de estarem sendo pressionados com ligações da escola e dos gestores.
Mesmo nos casos em que o problema de inadimplência persistir, é possível tentar negociar a dívida pelos mesmos meios de comunicação utilizados para fazer toda a comunicação. Um exemplo é o SMS, e-mail, WhatsApp etc. Assim, o conflito poderá ser evitado e a relação entre escola e responsável permanecerá saudável.
4. Acelere os processos financeiros
Por que enfrentar uma fila para ser atendido, se você pode receber em casa — ou em qualquer outro lugar — a fatura da mensalidade? Isso é, sem dúvidas, ótimo para quem paga os estudos dos alunos. Já para a escola, a facilidade e rapidez na cobrança e recebimento é um ponto muito positivo para todo o seu planejamento mensal e anual.
Isso potencializa o processo financeiro da instituição, que passará a ficar mais organizada sob a ótica do fluxo de caixa. Com isso, você poderá começar a colocar em prática todos os planos que deseja para melhorias e investimentos na infraestrutura! Um exemplo são os cursos extracurriculares, entre outros.
5. Possibilite a elaboração de relatórios financeiros
Eis aqui um dos benefícios da cobrança automatizada que mais ajudam e dão suporte para qualquer escola: elaborar relatórios financeiros sobre o que entrou ou não no caixa da instituição é um dos objetivos mais importantes. Com esse tipo de informação, é possível checar como anda a saúde financeira da empresa e muitos outros detalhes essenciais.
Quer um exemplo? Imagine o momento em que o gestor está refletindo sobre o que precisa ser feito para atrair novos alunos. Nesse momento, é bom ter uma noção do números de estudantes e da forma eles estão pagando as mensalidades. Já que, com isso, é possível economizar um tempo precioso no desenvolvimento da estratégia.
Indo além, o relatório financeiro também é capaz de orientar se, para o próximo ano letivo, será possível continuar com a mesma quantidade de profissionais no quadro de colaboradores, ou se há necessidade de contratação de mais professores, por exemplo. Sem contar as atividades que terão de ser cortadas ou que poderão ser multiplicadas.
Tudo dependerá dos resultados mostrados no relatório, do caminho que a escola está seguindo e da situação financeira atual da instituição. Esses dados podem, inclusive, servir de fonte e base para planejamentos futuros e comparações com anos anteriores — dando a perspectiva de crescimento que muitas escolas tentam captar e, por vezes, não conseguem.
Vamos usá-la a seu favor?
Como vimos, a tecnologia está cada vez mais evoluída, e usá-la a favor do seu negócio sempre é uma ótima opção! Afinal, quem não quer ter mais facilidade para cuidar de processos de administração e planejamento?
Após ter conferido estes 5 benefícios de investir na cobrança automatizada para instituições de ensino, esperamos que tenha ficado mais claro para você que ela pode realmente facilitar a gestão escolar e ainda melhorar o relacionamento com os responsáveis pelos alunos!
Gostou deste texto? Quer ficar por dentro de mais novidades sobre a automatização acadêmica? Então, aproveite para continuar a leitura com nosso artigo sobre como otimizar e simplificar os processos de gestão escolar!
