Um software de gestão online para escolas pode trazer vantagens e benefícios para todos os envolvidos no processo acadêmico.

Gestores melhoram o nível gerencial das operações e estratégias de negócio, os professores têm mais produtividade com menos esforço, os alunos aprendem mais e se desenvolvem mais rápido, os pais participam mais do desenvolvimento dos filhos e os funcionários aumentam o nível de agilidade e precisão das tarefas.

Para isso, ele deve contar com ferramentas como aplicativo para acessos remotos, corretor de provas automatizado, portal do aluno, recursos de gestão para as operações de finanças, portaria, almoxarifado, secretaria, biblioteca, e-mails, SMS, matrículas, de desenvolvimento acadêmico, etc.

Antes, era preciso um software específico para executar cada uma dessas tarefas. Mas agora, com o software de gestão online, todas essas atividades foram integradas e podem ser realizadas em apenas um lugar.

A sua escola ainda não conta com um sistema de gestão online? Confira as vantagens que pode estar perdendo!

1. Continuidade do processo de aprendizagem

Com um sistema de ensino baseado na nuvem, ele fica mais interativo e pode ser acessado até mesmo por aplicativos móveis. Isso mantém os alunos e professores da instituição conectados, mesmo que estejam distantes dela, não interrompendo o processo de aprendizagem dos alunos.

Ou seja, agora é possível aumentar os níveis de aprendizados durante as visitas externas, como em museus por exemplo, acessando os conteúdos do programa de ensino pelo aplicativo no celular. Assim, eles podem associar melhor o que estão vendo com o conteúdo aplicado.

O aluno também pode acessar o aplicativo sempre que tiver alguma dúvida sobre as tarefas, a partir de casa, e receber um suporte online dos professores.

2. Você tem escalabilidade e funcionalidades otimizadas ao usar um software de gestão

O software de gestão online oferece espaço para a instituição crescer e entrega ferramentas otimizadas, totalmente integradas. Isso quer dizer que ele atende escolas de qualquer porte e segmento e não impõem um limite para cadastros de alunos.

Com relação as funcionalidades, o sistema é mais intuitivo, fácil de usar e integra bem as informações. Agora, todos os departamentos da instituição podem compartilhar dados, gerando relatórios mais completos e precisos e contribuindo para aumentar os níveis de controle gerencial.

3. Redução de custos com infraestrutura

Com um software de gestão online a sua escola não precisará mais investir em aquisições, manutenções e atualizações de hardwares (equipamentos) e softwares (sistemas). Como o sistema é hospedado em nuvem, essas responsabilidades são transferidas para o fornecedor e você paga apenas pelo licenciamento de uso.

Por causa disso, também não precisará mais se preocupar como a necessidade de espaço físico para alojar os servidores de rede na escola.

Além de recursos financeiros, a escola também pode economizar o tempo gasto com downloads e instalações de sistemas nos computadores, já que o software é hospedado em nuvem e somente o login e senha são necessários para acessá-lo.

4. Redução de custos com impressões

A maioria das escolas possuem metas para a redução de uso de papéis. E não é a toa, uma vez que a iniciativa contribui tanto para o meio ambiente quanto para a redução de custos.

Nesse quesito, o software de gestão online será um aliado perfeito, pois como os conteúdos ficam digitalizados e acessíveis online, ele elimina a necessidade de impressões.

5. O software de gestão traz maior segurança das informações

Um dos maiores medos dos gestores com relação ao uso de sistemas online é a segurança das informações. Porém, gerenciar um sistema local com dados e informações armazenados em apenas um banco de dados, mesmo com backups, é um risco muito maior.

Acidentes como pane dos servidores, digitações incorretas que apaguem diversos dados, acessos não autorizados e outros perigos rondam a instituição quando os gestores decidem manter tudo localmente.

Por outro lado, com um software de gestão online os acessos ficam restritos as pessoas devidamente autorizadas, com logins e senhas fortes, graças aos sistemas de criptografias avançadas.

Com relação a perda de dados, sistemas hospedados em nuvem contam com backups regulares e programados para serem realizados de forma automática.

Além disso, o sistema e as informações nele contidas são clonados e armazenados em servidores auxiliares (em locais diferentes) para garantir a recuperação em caso de acidentes com o servidor principal.

6. Melhora a imagem da instituição

Investir em tecnologias com as ferramentas mais apropriadas, além de facilitar o trabalho de todos, passa a impressão de que os gestores se preocupam em manter a escola sempre atualizada e moderna.

Essa impressão gera bons resultados, uma vez que os pais passam a indicá-la para outros e as pessoas da comunidade terão maior desejo em estudar e trabalhar nela.

O melhoramento da imagem da escola aumentará o seu valor de mercado, atrairá investidores interessados no negócio e aumentará a taxa de lucratividade dela.

7. Usar um software de gestão dá mobilidade às tarefas

Alunos, pais, professores e gestores podem acessar o sistema a hora que quiserem ou precisarem, independentemente de onde estiverem. Basta ter um dispositivo móvel em mãos e um ponto de acesso para se conectar com a internet. Isso agrega mobilidade as tarefas gerenciais e operacionais. Conheça algumas delas:

• Os alunos podem realizar tarefas online;
• Os professores podem acompanhar os status de tarefas dos alunos e fornecer suporte online;
• Os pais podem acompanhar o desenvolvimento educacional dos filhos e gerenciar os pagamentos de boletos;
• Os gestores podem gerenciar a instituição a distância, monitorando, controlando, planejando e executando ações estratégicas.

8. Continuidade do negócio

Como disse, o fato de ter um sistema online e com mobilidade garante que as operações gerenciais e operacionais sejam executadas mesmo distante da instituição e independentemente de horários.

Além disso, como o sistema e dados são clonados para outros servidores, além do principal, o negócio não precisa mais ser interrompido, caso ele fique fora do ar por alguns instantes. Dessa forma, manutenções e atualizações não exigem mais a pausa das atividades para serem feitas e os usuários nem sentirão diferenças quando isso ocorrer.

Ao implementar um software de gestão online na escola, você poderá se concentrar em melhorar a qualidade do ensino aplicado, atingir metas acadêmicas mais ousadas em períodos mais curtos e otimizar a gestão. No final, todos os envolvidos saem ganhando, o que bode ser a maior e mais importante vantagem para a instituição.

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