Quando alguma coisa não funciona bem em uma instituição de ensino, sempre gera um mal-estar. Por exemplo, a demora para resolver questões simples, falta de comunicação com pais e alunos ou mesmo a desorganização de documentos – que gera muitos outros problemas. Fato é que, quando se trata do sistema de gestão escolar, isso afeta diretamente a direção, funcionários, professores, pais e alunos. São inúmeros transtornos causados por um sistema que não funciona corretamente, gerando atrasos e insatisfação.
Um sistema de gestão escolar eficiente oferece recursos para que a rotina escolar seja muito mais tranquila, garantindo que todas as tarefas sejam cumpridas de forma otimizada.
Mesmo que você já tenha um software na sua instituição, pode ser que ele não esteja mais alinhado às suas necessidades. Afinal, a escola cresce, o número de alunos aumenta, as rotinas de modernizam.
Neste post, levantamos alguns pontos para você refletir se está na hora de trocar o seu sistema de gestão escolar. Vamos mostrar algumas situações que a instituição pode passar com um sistema de gestão escolar ineficiente. Inclusive, se você responder ‘sim’ para alguma delas, saiba que é hora de buscar um novo software para a sua IE.
- Filas na secretaria
- Aumento de reclamações de pais e alunos
- “Sufoco” com o suporte
- Falta de recursos necessários
- Falta de auxílio aos professores
- Dificuldades de relacionamento interno
O que um sistema de gestão escolar ineficiente pode causar?
Filas na secretaria
Quem trabalha em instituições de ensino sabe que, em períodos de matrícula, as filas tomam conta da secretaria. E, muitas vezes, isso ocupa o tempo dos funcionários com solicitações que um software resolveria rapidamente. Além de gerar transtornos desnecessários, pode gerar insatisfação dos pais – principalmente pelo tempo levado para resolver solicitações.
Pois bem, se o seu sistema não oferece recurso adequado ou dificulta a matrícula, é hora de trocar!
Aumento de reclamações de pais e alunos
Cultivar um bom relacionamento com os pais e alunos é essencial para a instituição. Para isso, é preciso ter habilidades para lidar com reclamações, entender e solucioná-las. Às vezes, elas podem ser simples e fáceis de resolver. Mas há, também, aquelas que demandam um tratamento mais cuidadoso e acabam levando mais tempo. Com isso, os pais podem ficar ansiosos em não ter acesso ao andamento da solicitação e acabar abrindo reclamações.
Nesse sentido, ter um sistema de gestão escolar automatiza resoluções de pendências mais simples, como a segunda via de boletos e acesso às informações acadêmicas.
Além disso, permite que pais e alunos abram chamados de forma remota, sem precisar ir presencialmente à instituição. Também organiza as demandas e disponibiliza o histórico de toda a solicitação, evitando casos em que os pais alegam não ter tido retorno da instituição, por exemplo.
Portanto, se o seu sistema atual não oferece essas possibilidades, está na hora de buscar outro. Afinal, atender às necessidades de pais e alunos faz parte do trabalho de uma instituição. Você não pode deixar que a insatisfação tome conta dos seus clientes.
“Sufoco” com o suporte
Tudo que é tecnológico é passível de pane, problemas e defeitos, ou, até mesmo, alguma dificuldade em termos de habilidade para mexer no sistema. Mas é imprescindível que você tenha o suporte adequado, em formato de Base de Conhecimento com tutoriais, por exemplo, e em canais de atendimento ao cliente.
Além disso, mais do que velocidade na resolução dos problemas, a instituição também precisa ter um atendimento apropriado, completo e humano.
Resumindo: você fica sem apoio nos momentos em que mais precisa? Se sim, nem pense duas vezes: troque o seu sistema de gestão escolar!
Falta de recursos necessários no sistema de gestão escolar
Pode ser que você tenha um sistema de gestão escolar que, tecnicamente, esteja funcionando bem, mas não ofereça todos os recursos que a sua instituição necessita para ter uma rotina realmente otimizada.
Os sistemas mais completos abrangem a gestão de todos os setores da instituição. Um exemplo disso é o Escolaweb, que centraliza o gerenciamento acadêmico, financeiro, secretaria, biblioteca e muito mais! Ele também inclui o controle de estoque do almoxarifado, portaria e outros.
Falta de auxílio aos professores
Além das habilidades em sala de aula, nós sabemos que as demandas dos professores são altas. Afinal, fora o planejamento de aulas e o ensino em si, tem a correção de provas e exercícios, lançamento de notas e organização de outras atividades interdisciplinares. Um bom sistema de gestão escolar consegue otimizar essas atividades e contribuir com a rotina dos professores também. E pode ter certeza que eles vão te agradecer!
Dificuldades de relacionamento interno
Pode parecer estranho, mas, às vezes, um sistema que não atende mais às necessidades da escola pode atrapalhar o relacionamento diário da comunidade escolar. Isso porque as demandas precisam ser resolvidas com agilidade e as tarefas atrasadas podem causar conflitos entre os próprios funcionários e professores, por exemplo. E a dor de cabeça fica ainda maior quando “respinga” nos responsáveis e alunos.
Nada pior do que uma comunidade angustiada e com atrasos nos serviços, né? Além de prejudicar a parte administrativa da instituição, também gera atrasos na parte pedagógica. Por isso, quando o sistema de gestão escolar não garante mais rendimento e atendimento ágil, trocá-lo é a melhor saída.
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Por que é importante tomar a decisão de trocar o sistema de gestão escolar?
O foco de uma instituição de ensino sempre é a aprendizagem dos alunos. Mas também existem outras questões importantes por trás. Justamente por isso, é importante contar com um sistema de gestão escolar na instituição. Afinal, quando se automatiza as questões burocráticas, a equipe, como um todo, pode direcionar os esforços para o objetivo principal da instituição.
Já que podemos contar com a tecnologia para nos ajudar, não tenha receio de equipar sua instituição com o que há de melhor no mercado. É uma iniciativa que beneficia toda a comunidade escolar.
O que um sistema de gestão escolar pode oferecer?
Solucionar problemas de gestão de forma prática
Imagine ter uma visão geral do rendimento de alunos e professores, controle de todos os setores em uma única plataforma? Pois é justamente isso que um sistema de gestão escolar permite. Ele contribui com a parte administrativa, pedagógica, almoxarifado e até mesmo no relacionamento com o cliente. A biblioteca também ganha agilidade e controle com um sistema eficiente, oferecendo informações como:
- empréstimos;
- devoluções de livros;
- multas por atraso;
- perda de exemplares, etc.
Proporcionar recursos atualizados
Nada mais lógico do que investir em um sistema de gestão escolar que realmente ofereça os recursos que você precisa no dia a dia. Além disso, é necessário pensar se ele é completo e de fácil utilização para que você não perca tempo com problemas de usabilidade.
A versatilidade de um sistema de gestão escolar como o Escolaweb proporciona organização e rotinas otimizadas, pois é completo e fácil de mexer. Por exemplo, o portal do aluno, que facilita a comunicação entre a instituição, alunos e responsáveis; e a matrícula online, que permite autonomia dos pais e alunos no processo de matrícula e rematrícula. E você ainda pode contar com suporte de primeira linha e sem complicação, com apoio e atenção.
Uma coisa é certa: não espere sua instituição de ensino se transformar em um caos para trocar o seu sistema de gestão escolar. Essa ação garante um fluxo melhor de informações, com mais agilidade, aplicabilidade e boa experiência para todos os que participam da comunidade escolar. Afinal, solucionar esse problema quanto antes evita dores de cabeças maiores.
Agora que você percebeu os sinais de que precisa trocar o seu sistema de gestão escolar, que tal conhecer melhor o Escolaweb? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita! Aproveite e siga a gente nas redes sociais para ficar por dentro de promoções e outros conteúdos educacionais!
