Nós sabemos bem a importância da captação de alunos para a escola. Mas será que você também dá a atenção necessária para a etapa de retenção de alunos? É justamente esse conjunto de ações que vai atrair e transformar pessoas interessadas em alunos matriculados na sua instituição. E isso vale tanto para o Ensino Superior (faculdades, universidades e escolas técnicas) quanto para a Educação Básica, ou seja, a educação Infantil, Ensino Fundamental e Médio.
Neste artigo, explicamos melhor como funciona a retenção de alunos e como você pode fazê-la na sua instituição. Confira a seguir!
A parte de retenção de alunos é responsável for fazer com que os alunos matriculados não abandonem a escola no meio do percurso. Ou seja, pela fidelização e por evitar a evasão escolar. Porém, ao contrário do que muitos pensam, esse processo é constante e deve ser revisado de tempos em tempos – anual ou semestralmente, por exemplo -, considerando a realidade de cada instituição.
Preparamos um guia para auxiliar os gestores a terem sucesso e resultados satisfatórios nesse processo. Acompanhe!
5 passos para estruturar a retenção de alunos na sua instituição
1. Comece a análise pela captação de alunos
A retenção vem depois da captação de alunos, portanto, é preciso analisar se as suas medidas de captação estão sendo eficientes. Você está atraindo o perfil de cliente desejado? Os alunos/pais interessados (também chamados de leads) estão efetuando a matrícula? Suas campanhas comerciais e de marketing estão gerando bons resultados?
Esses são alguns exemplos de reflexões que você deve fazer para identificar se suas ações de captação de alunos estão sendo feitas da forma certa. Afinal, somente com alunos já matriculados será possível aplicar as estratégias de retenção deles na instituição.
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Quando um aluno ingressa em uma escola ou faculdade, é natural supor que esse estudante deseja concluir todas as etapas de aprendizado naquele local. Porém, por N questões, pode ser que ele precise (ou escolha) terminar o seu vínculo com a instituição.
Por isso, é importante que, ainda no momento da captação, tirar todas as dúvidas sobre o local de estudo, o curso pretendido, o método de ensino, entre outros detalhes. Assim, alinha-se a expectativa dos alunos e seus responsáveis à realidade da instituição e evitam-se os casos de evasão escolar.
2. Analise as causas de transferências e melhore a retenção de alunos
Como falamos anteriormente, vários motivos podem levar um estudante a sair da escola. Em alguns casos, a transferência para outra instituição de ensino pode ser devido à mudança residencial para um bairro distante ou outra cidade, por exemplo.
No entanto, em uma quantidade significativa das vezes, essa transferência é causada por insatisfação dos pais e alunos com a escola atual. Aqui entra a importância de analisar os motivos das transferências com atenção: elas podem apontar no que a instituição precisa melhorar.
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3. Invista no relacionamento entre funcionários da escola e aluno
Muitas das questões de insatisfação podem ser solucionadas com uma simples conversa franca entre os gestores da instituição e os alunos e seus responsáveis. Estar aberto a ouvir feedbacks é um dos principais passos para melhorar o relacionamento com o seu público e evitar a saída de alunos da escola.
Vamos considerar a seguinte situação como exemplo: um aluno de Ensino Superior está insatisfeito com um professor. Na verdade, não só ele e, sim, a turma toda. Se esses estudantes têm acesso à coordenação e podem manifestar o desagrado, a instituição pode investigar a situação e tomar as medidas necessárias – como conversar com o docente ou trocá-lo de turma.
E, não se engane, isso vale para quando a situação é com os alunos também. Vamos supor que um determinado estudante não está tendo comportamentos adequados nas aulas. Os gestores já ouviram reclamações de mais de um professor e até de outros colegas de turma. É papel da gestão ouvir e tratar essas questões, seja conversando com o aluno e seu responsável ou tomando outras medidas, se necessário.
Mas atenção: em qualquer caso, um gestor precisa ouvir todos os lados, entender e investigar, de fato, qual é o problema e a melhor solução, ok?
Assim, os envolvidos na situação se sentem acolhidos por conseguirem manifestar suas opiniões e se tornam até mais abertos a colaborarem com a solução proposta.
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Nesse contexto, também é possível utilizar as redes sociais e o envio de e-mails para estreitar a comunicação com o seu público. Assim como apostar em eventos (como feiras culturais e convenções) que promovam a interação dos funcionários da escola com os pais e estudantes.
4. Ofereça soluções para a inadimplência
Infelizmente, a irregularidade financeira é um problema comum nas escolas. E, acredite, muitas vezes, ela pode ser a causa da evasão do aluno. Por isso, é importante que o gestor escolar saiba lidar com os casos de inadimplência. Ele precisa analisar cada caso com cuidado para chegar na melhor solução para a escola e para a família.
Isso porque negociar as dívidas e oferecer uma forma de pagamento menos rígida evita que o aluno abandone a instituição por questões financeiras. Outro ponto interessante é que essa medida pode ser suficiente para a família reorganizar seu orçamento, sanar o problema e evitar novos atrasos de mensalidade.
Por outro lado, a escola deve ter uma política de inadimplência definida, além de considerar fatores como o tempo de casa do aluno e a sua regularidade de pagamento. Essas normas devem ser determinadas pelos gestores e seguidas por toda a equipe, principalmente as que lidam diretamente com as negociações. Afinal, os responsáveis precisam ter informações claras e corretas sobre questões assim.
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5. Implemente um sistema de gestão que ajude na retenção de alunos
Nos últimos anos, surgiram inúmeros recursos tecnológicos – plataformas, aplicativos e outros – que facilitam o processo de gestão de todos os tipos de negócios. E o setor da Educação não fica de fora disso: existem tecnologias para gerir, engajar, interagir e muito mais.
Dessa forma, a dica deste tópico é investir em um sistema de gestão escolar. Isso, com certeza, vai ajudar no processo de retenção de alunos. Ele beneficia a instituição como um todo: otimiza os processos internos, auxilia em dinâmicas escolares, facilita o acompanhamento das notas, permite comunicação direta entre a instituição, os pais e alunos, entre outros.
Além de tudo, deixa os processos educacionais modernos, ágeis, seguros e mais transparentes, o que, com certeza, aumenta a confiança e a credibilidade dos responsáveis na instituição.
Isso acontece porque um sistema de gestão integra todas as informações sobre alunos e suas demandas em um só lugar. Com base nesses dados, é possível acompanhar as solicitações de secretaria, documentações, entre outros. Também facilita a comunicação com os alunos e responsáveis, permite gerar os relatórios de inadimplência e enviar e-mails e SMS de cobrança, por exemplo.
Outra funcionalidade interessante é facilitar a análise de notas e presenças e o acompanhamento do desenvolvimento dos estudantes em sala de aula. Pode parecer que não, mas é um recurso importante porque um aluno com notas baixas ou pouca frequência é um potencial estudante em evasão. Afinal, isso pode indicar desinteresse no curso ou insatisfação com a instituição. E, atuando em casos assim, você aumenta a retenção de alunos na sua escola.
O que também faz a diferença na retenção de alunos…
Por fim, além do sistema de gestão escolar, você pode apostar no uso de aplicativos para smartphones e tablets. Afinal, esse recurso melhora a interação entre escola-aluno-responsável, já que facilita a comunicação entre si.
Através deles, os alunos e responsáveis têm acesso às ocorrências positivas e negativas, horários e atividades da aula, além de acompanhar possíveis pendências e andamento de solicitações. Recursos assim facilitam o dia a dia de toda a comunidade escolar e favorece a permanência do estudante na instituição.
Bom, esse foi um guia rápido com 5 passos para estruturar a retenção de alunos na sua instituição que trouxemos para te ajudar. Se você quer ir para o próximo passo e contratar um sistema de gestão escolar para otimizar esse (e outros!) processos, te convidamos a conhecer nossos softwares! A Wakke tem soluções para IEs, escolas de idiomas e cursos livres e professores independentes também! Clique aqui para entrar em contato com a gente e agendar uma demonstração gratuita dos nossos produtos!
