O período de rematrícula escolar envolve uma série de atividades e cuidados que devem ser muito bem observados pela instituição. Esse é o momento ideal para evitar a evasão de alunos, bem como é a hora de dar notícias que podem não agradar aos pais, como qual será o valor do reajuste das mensalidades.

Para passar por esse período com tranquilidade e garantir que os alunos continuem na escola, é preciso investir em uma campanha de rematrícula e observar questões importantes, como ter atenção para não infringir nenhum direito dos pais ou dos alunos.

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A seguir, mostraremos por que esse período é tão importante e qual é a melhor maneira de passar por ele. Acompanhe a leitura e confira!

Entenda a importância do período de rematrícula para as escolas

O período de renovação de matrícula é extremamente importante para as escolas, pois o número de alunos matriculados interfere diretamente no orçamento. Além disso, a evasão de estudantes é um problema sério, que deve ser observado de perto pela gestão.

É preciso identificar a razão pela qual isso ocorre, pois pode significar algum tipo de falha na instituição. Existem diversos fatores que levam um aluno a deixar de fazer a rematrícula, como problemas de comunicação entre a família e a escola ou impossibilidade de arcar com o reajuste na mensalidade, entre outros.

O acompanhamento e a identificação de cada caso é importante para que a escola possa tomar medidas para reverter a situação e, com isso, reter o aluno na instituição.

Saiba como realizar um planejamento com antecedência

A fase do planejamento é uma das mais importantes, pois envolve uma série de etapas que precisam de muita organização. Para isso, faça um levantamento sobre cada turma, o número de vagas disponíveis e a expectativa para o período seguinte.

Esse levantamento é importante para decidir, por exemplo, se será preciso abrir uma nova turma para determinada classe. Outro item que deve ser pensado é o período para o processo de rematrícula, determinando a data inicial e final, bem como quais profissionais serão responsáveis pelo acompanhamento do processo.

Tenha atenção para não infringir os direitos dos pais ou alunos

É importante lembrar que existem regras na lei para o processo de rematrícula, que devem ser observadas para que a escola não seja acusada de práticas abusivas. Entre os cuidados que a instituição deve ter, podemos destacar:

• se um aluno inadimplente desejar mudar de escola, terá direito a solicitar e receber a documentação de transferência;
• a instituição tem o direito de não aceitar a renovação de matrícula de um aluno inadimplente, entretanto, se a dívida já tiver sido renegociada, a matrícula deverá ser efetivada;
• a quantia referente à parcela da rematrícula deve compor o valor da anuidade escolar, ou seja, não é permitido cobrar taxa adicional;
• um aluno que fizer a rematrícula e resolver mudar de escola antes de começar as aulas pode receber a restituição total do valor pago na matrícula. No entanto, é preciso formalizar sua saída, pois, se a comunicação for feita após o início das aulas, a instituição não tem obrigação de devolver o dinheiro.

Confira algumas vantagens de investir em uma campanha de rematrícula escolar

Ao fazer a campanha de rematrícula, a escola pode utilizar algumas estratégias que trazem benefícios para ela e para os alunos.

Uma delas é a possibilidade de acompanhar a evolução do aluno ao longo dos anos e, com isso, identificar situações que possam servir de argumento aos pais para manterem seus filhos na escola. Um exemplo típico é com relação a jovens que tenham dificuldades de socialização — nesse caso, a mudança de ambiente seria traumática para o aluno.

Outra vantagem é que as campanhas de rematrícula não requerem um grande investimento para a sua divulgação. Com o uso das redes sociais e campanhas de e-mail marketing, por exemplo, é possível criar uma estratégia eficiente para essa situação.

Entenda por que uma campanha de rematrícula escolar é tão importante quanto a de matrícula

Quando um aluno faz a rematrícula, significa que ele aprova a qualidade daquela instituição. Para a escola, isso é muito importante, pois reforça sua qualidade e comprometimento com os seus estudantes. Dessa forma, as pessoas que pesquisarem sobre a instituição terão ciência da sua tradição.

Em razão disso, a campanha de rematrícula deve ser bem aproveitada e abrangente, pois a escola não pode perder a oportunidade de firmar essa renovação. O ideal é utilizar o índice de retenção de alunos como uma forma para captar novos estudantes, pois esse valor reforça a qualidade da instituição.

Saiba como fazer uma campanha de rematrícula escolar eficiente

Para ter sucesso no período de rematrícula, é preciso seguir algumas dicas essenciais para atrair os alunos de maneira eficiente.

Uma forma de evitar a evasão escolar é investir na facilidade de pagamento. Por isso, ofereça descontos para pais que tiverem mais de um filho na escola. Além disso, estude a possibilidade de renegociar dívidas com os inadimplentes para garantir a continuidade do aluno.

Outra opção é fornecer desconto na renovação, que poderá ser parcelada em duas ou três vezes. Para alunos que se destacam nas notas, uma alternativa é oferecer bolsas de mérito, de modo que em cada classe um seja beneficiado. 

Saiba como utilizar a tecnologia para otimizar esse processo

A tecnologia pode ser uma excelente aliada no período de rematrícula escolar. A utilização de um software de gestão escolar ajuda a otimizar e organizar diversos processos que envolvem essa atividade e acabar com uma série de burocracias.

Com a ajuda de um software, é possível efetuar todo o processo de rematrícula de forma eletrônica — ou seja, os pais acessam o sistema no ambiente virtual e podem visualizar e assinar o contrato.

Com isso, todos ganham, uma vez que não é necessário alocar um funcionário para se dedicar exclusivamente a essa atividade, enquanto os pais podem concretizar a matrícula a qualquer momento, tanto por meio do aplicativo, quanto pelo portal do aluno.

O software também cuida da emissão dos boletos, o que facilita ainda mais o processo. Além disso, oferece inúmeras outras funcionalidades que trazem mais organização e agilidade, tanto para a escola quanto para pais e alunos.

O processo de rematrícula escolar é muito importante para a instituição, pois é um momento em que há um risco potencial de evasão escolar. Por isso, é preciso investir em um bom planejamento e estratégias para manter os alunos na escola, como realizar campanhas de rematrícula e contar com o auxílio da tecnologia nesse processo.

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