À medida que o final do ano letivo se aproxima, é comum que as escolas busquem práticas que ajudem a aumentar a captação e retenção de alunos. Uma opção encontrada por algumas delas é a antecipação de matrícula, que consiste em oferecer vantagens para quem fizer a matrícula ou rematrícula até uma data determinada, que normalmente antecede o final das aulas.

Para essa antecipação, normalmente são utilizadas ferramentas específicas, que apresentam facilidades para os pais, como a matrícula online. Diante da possibilidade de matricular ou rematricular os filhos sem precisar sair de casa, a adesão a essa antecipação normalmente é alta. Para a escola, trata-se de uma forma de “garantir” que o aluno continue na instituição.

Elaboramos este artigo para apresentar os benefícios da antecipação de matrícula, as formas de fazê-la, como calcular os descontos e a importância da tecnologia nesse processo. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

Quais são os benefícios da antecipação de matrícula?

Algumas escolas já permitem que o processo de matrícula seja realizado 100% online. Trata-se de uma condição opcional, que varia de acordo com as opções escolhidas pela direção. Embora ainda haja instituições que prefiram que o contrato seja entregue pessoalmente, a matrícula totalmente online é uma boa alternativa, especialmente para pais que têm uma rotina de trabalho intensa e precisam de praticidade na hora de garantir a vaga do filho na escola para o próximo ano.

De qualquer forma, estima-se que a matrícula online proporciona um aumento em torno de 30% na taxa de matrículas antecipadas, que pode chegar a até 50% se houver uma campanha especial para a divulgação dessa condição e se outras vantagens forem oferecidas. Com isso a escola já ganha em crescimento em relação ao número de alunos.

Além disso, com algumas matrículas e rematrículas antecipadas ao final do ano letivo, o trabalho da secretaria se tornará mais fluido, já que o acúmulo de serviço devido ao grande número de matrículas nessa etapa do ano costuma ser grande. Você ainda pode se programar melhor para o ano seguinte, já que é possível ter uma ideia antecipada do número de alunos.

Como é possível fazer a antecipação de matrícula na escola?

Mesmo que você nunca tenha utilizado a estratégia de matrícula online, não há segredos para começar ainda neste ano. O primeiro passo é fazer um planejamento, já que os resultados esperados refletem no aumento do número de matrículas, demandando uma determinada estrutura em termos de pessoal para recebê-las.

Você precisa, primeiramente, estabelecer quais vantagens serão oferecidas para quem aderir à antecipação de matrícula. Serão oferecidos descontos? Algum brinde? Acha que vale a pena incluir os nomes em um sorteio para bolsas de estudos em sua escola ou descontos em algum estabelecimento parceiro? Uma vez definidas as vantagens, é hora de começar a divulgar.

Você pode enviar comunicados aos pais dos alunos sobre a possibilidade da antecipação da rematrícula. Para atrair novos alunos, as condições podem ser anunciadas nas redes sociais a partir de campanhas de marketing digital que visam ao aumento do alcance de seu estabelecimento junto ao público-alvo.

Entretanto, esteja preparado a receber um maior número de matrículas assim que iniciar a divulgação. É bem provável que a maioria dos pais escolham aderir à “promoção” e, ainda que o processo seja realizado 100% online, será necessário acompanhar e enviar confirmações.

Como devo calcular o desconto da antecipação de matrícula?

Pode ser que você ainda não entenda muito bem quais as vantagens financeiras de oferecer a opção de matrícula antecipada. Se estamos falando em descontos e condições especiais, eles realmente devem trazer algum benefício a você também, afinal, não seria coerente fazer uma promoção na qual você saia perdendo.

Por essa razão, calcular os descontos que serão oferecidos também demanda certa cautela e tato. Normalmente, as escolas costumam oferecer algo entre 5 e 10%. Trata-se de um valor simbólico, que será certamente compensado com a maior quantidade de matrículas que você tende a receber oferecendo essa opção.

Pense que, na metade do ano letivo, por exemplo, a matrícula (ou rematrícula) do filho para o próximo ano não é prioridade. Por essa razão, um pai dificilmente sairia de casa para ir até sua escola fazê-lo. Lembra-se do nosso costume brasileiro de deixar tudo para a última hora? Pois bem: a matrícula antecipada só traz resultados se oferecer alguma facilidade ou valores menores. Por isso, a combinação matrícula online + desconto tende a funcionar bem para atrair maior número de alunos.

Qual o papel da tecnologia nesse processo?

Outra dúvida muito comum diz respeito à disponibilização do sistema online de matrículas. Na verdade, trata-se de uma ferramenta que pode ser embutida em seu próprio site. Ela costuma ser parte integrante de sistemas de gestão empresarial especializados em escolas. Tais softwares contam com módulos específicos, como controle financeiro para acompanhar o pagamento das mensalidades e registro de notas e faltas.

Normalmente, quando você adquire a ferramenta, ela pode ser relativamente personalizada de acordo com a sua necessidade. Embora alguns módulos sejam comuns a todas as instituições de ensino, você pode conversar com o fabricante sobre alguma necessidade especial. A matrícula online é um opcional que pode fazer parte do pacote.

Os dados inseridos no site são registrados diretamente em seu sistema principal e é possível gerar boletos automaticamente após a confirmação, já com os descontos calculados. Trata-se de uma maneira prática de oferecer vantagens aos seus alunos e a sua escola. Todos saem ganhando: eles, com os descontos e você, com o crescimento da instituição devido ao maior número de alunos.

A matrícula online é muito difundida em cursinhos e universidades. Sua aceitação em instituições de ensino convencional vem se tornando mais comum hoje em dia. Entretanto, trata-se ainda de algo novo, que traz diversas dúvidas e inseguranças. Seu uso costuma ser simples e uma conversa com o fabricante pode eliminar esses problemas.

Como pôde ser visto, a antecipação de matrícula tem tudo para dar certo em sua escola. Implantar um sistema online para isso deve ser visto como um importante investimento que trará retornos significativos.

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