Com o objetivo de oferecer as melhores soluções em software, de forma dinâmica, ágil e eficiente, a Escolaweb dispõe de diversos recursos que otimizam a gestão escolar. No setor financeiro, a Escolaweb Boleto Fácil tornou-se um mecanismo seguro para gerenciar as mensalidades, capaz de criar economia e otimizar a transmissão de informações.

Se você é gestor ou diretor de uma instituição de ensino, continue a leitura para descobrir como a Escolaweb Boleto Fácil pode ajudar. Confira este case da creche e escola Sagrada Família, que economizará até R$ 2.400 reais por ano com o recurso. Boa leitura!

1. O cliente

A creche e escola Sagrada Família atua há 13 anos na cidade de Campos dos Goytacazes, o município mais populoso da microrregião do Norte Fluminense, no interior do Estado do Rio de Janeiro.

Ela está situada em um bairro de classe média e, atualmente, conta com 234 estudantes no segmento infantil e fundamental 1 — crianças de 0 a 10 anos de idade.

2. O problema

No ano passado, o Banco Central determinou à Federação Brasileira de Bancos (Fenabran) uma nova sistemática de cobrança de boletos bancários com previsão para entrar em vigor no início de 2018. A principal alteração dispõe sobre a obrigatoriedade das instituições que utilizam esse método de pagamento a fazerem registro dos carnês.

Dessa forma, atualmente, para emitir um boleto é necessário ter uma conta em qualquer banco e um número de CNPJ. Ao fazer a emissão, é cobrada uma taxa de registro, uma taxa de liquidação e uma taxa de permanência do boleto.

Cada instituição bancária gerencia esses valores de forma diferente. Normalmente, se houver um bom relacionamento entre os gestores da escola e o gerente bancário, é possível pagar somente a taxa de liquidação e a taxa de baixa — cobrada quando o boleto é excluído. Entretanto, isso varia conforme o processo de negociação.

Essa realidade alterou o sistema de cobrança da creche e escola Sagrada Família. Durante os 13 anos de existência, a instituição escolar utilizava-se do pagamento das mensalidades diretamente na secretaria. O funcionário era responsável por receber o vencimento e dar baixa no sistema, a fim de registrar quais cobranças foram realizadas e quais continuam em aberto.

Perante esse novo regimento, os gestores da creche e escola carioca viram-se obrigados a registrarem seus boletos. Esse processo, além de trabalhoso, gerou uma dificuldade interna, pois não havia um prévio estabelecimento de qual funcionário ficaria responsável por esse controle.

Além da burocratização, outro fator que trouxe preocupação para os gestores foram os valores cobrados pelos bancos. Em negociação, o menor preço encontrado para a efetuação de registro foi de R$ 3,75 por boleto, o que geraria um gasto mensal em torno de R$ 877,50.

3. A solução

A creche e escola Sagrada Família já conhecia os recursos oferecidos pela Escolaweb, utilizando o sistema de matrículas online desde 2015. Os gestores ainda não haviam entrando em contato com o Escolaweb Boleto Fácil, entretanto perceberam no recurso a possibilidade de três benefícios.

3.1. Economia

A economia coube a diferença de valores praticadas pela Escolaweb Boleto Fácil e os bancos. Conforme citado anteriormente, o menor valor bancário encontrado — após negociação — foi de R$ 3,75 por boleto. Enquanto isso, o recurso da Escolaweb oferece os mesmos serviços pelo preço de R$ 2,50/boleto.

Fazendo uma conta simples, o Boleto Fácil oferece uma economia de R$ 200 por mês, podendo chegar a R$ 2.400 por ano.

3.2. Menos taxas

Quando um boleto é criado em uma instituição bancária, uma taxa precisa ser paga. Ou na liquidação, que é quando alguém paga o boleto, ou na baixa, quando o boleto é excluído.

Com o Boleto Fácil, a escola só paga na liquidação. Caso seja necessário eliminar algum boleto, não é cobrado nenhuma tarifa. Ou seja, quando o pagamento da mensalidade ocorrer diretamente na secretaria escolar, e não no banco, é possível economizar o valor da taxa de baixa.

Normalmente, o número de pagantes direto na escola gira em torno de 10 a 20%, caso o boleto fosse registrado no banco, essa porcentagem impactaria no pagamento da taxa de baixa. Com o Boleto Fácil essa cobrança não é praticada.

3.3. Otimização de dados

Além da questão financeira, o recurso otimiza e facilita o controle de dados. Isso porque a comunicação entre o banco e a instituição de ensino é feita por meio de um arquivo de remessa, um documento de texto que possui uma lista com todas as parcelas. Depois, é necessário gerar outro arquivo (chamado de retorno), a fim de dar baixa e sincronizar os dados com a secretaria da escola.

O Boleto Fácil, porém, sincroniza diretamente com o banco. Não há, portanto, a necessidade do arquivo de remessa, tampouco do retorno da instituição bancária com os dados sobre os pagamentos. Os boletos já estão automaticamente sincronizados e, dessa forma, quando uma parcela é criada, ocorre o registro no banco instantaneamente.

A praticidade também estende para o pagamento. Quando efetuada o recebimento de um boleto, o dado é diretamente transferido para a plataforma do Boleto Fácil e, consequentemente, a informação é armazenada. Assim, a secretaria escolar consegue controlar quais mensalidades estão em dia ou em atraso.

4. A expectativa

A creche e escola Sagrada Família espera ter praticidade ao inserir a Escolaweb Boleto Fácil em seu cotidiano. Além disso, a expectativa é de conseguir visualizar e acompanhar, de longe, o controle que está sendo feito para a escola.

Perante a obrigatoriedade imposta pelo Banco Central na realização dos registros nos boletos, o padrão de comportamento na hora de efetuar cobranças nas instituições escolares precisa mudar. Por isso, é essencial contar com uma ferramenta que auxilie o controle de informações e, ao mesmo tempo, ofereça economia.

A Escolaweb Boleto Fácil foi elaborado e projetado para dialogar de maneira simples e eficiente com os diretores e gestores escolar. Oferecendo um eficiente controle de caixa, capaz de auxiliar no planejamento financeiro anual.

Caso você tenha ficado interessado em obter essa ferramenta na sua instituição escolar, entre em contato conosco! Você poderá agendar uma demonstração e conhecer outros recursos e otimizações que podemos oferecer.