Assim como empresas de outros segmentos, uma escola também precisa manter um bom relacionamento com alunos e com os pais de alunos. Para isso, é possível contar com uma ajuda tecnológica, basta recorrer a ferramentas disponíveis no mercado que se aplicam especialmente a esse fim. Mas você sabe como escolher um software de CRM?

A sigla CRM significa Costumer Relationship Management (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em tradução livre para o português). São sistemas que visam facilitar a comunicação entre a escola e os pais de alunos, a partir de processos simples de envio de mensagens e programas de bate-papo.

Entretanto, devido ao grande número de opções existentes no mercado hoje, é comum que apareçam dúvidas na hora de escolher um deles. Para ajudá-lo nisso, listamos 7 dicas. Confira!

1. Selecione uma ferramenta personalizada

Embora existam muitos sistemas específicos para unidades escolares, há diferenças de acordo com o ramo de atuação da instituição de ensino. O ideal é escolher uma ferramenta que esteja de acordo com a sua escola. Para isso, o primeiro passo é determinar os objetivos a serem cumpridos e buscar algo que vá ao encontro deles.

Algumas empresas permitem a personalização de módulos ou oferecem modelos preestabelecidos, que contam com os campos necessários para a inserção de informações relevantes para o seu estabelecimento. Pesquisar essa vertente é fundamental para fazer uma boa escolha.

2. Avalie o processo de implantação do software

Muitas vezes, os problemas enfrentados em relação ao software escolhido não estão necessariamente nele, mas no processo da sua implantação na empresa. É importante lembrar que, mais que funcionalidades, você precisa contar com funcionários devidamente treinados para utilizar o sistema em seu dia a dia.

A empresa contratada deve oferecer um programa para implantação do software, que englobe todo o seu processo de instalação e, também, o treinamento da equipe. Além disso, o sistema deve dialogar com outras ferramentas utilizadas na instituição. Lembre-se de que, quanto mais integrados estiverem os dados, maior a produtividade da sua equipe.

3. Alinhe a ferramenta com os objetivos da empresa

O principal objetivo das instituições de ensino é captar e reter alunos. Logo, o CRM a ser escolhido deve ser condizente com isso. Antes de implantá-lo, você precisa estar ciente das suas necessidades. Afinal, precisa gerenciar as visitas? Melhorar a efetividade nos retornos a contatos? Interagir com interessados provenientes de campanhas de divulgação? Qualquer que seja o seu objetivo, o sistema precisa ajudar você a alcançá-lo.

Por isso, antes de escolhê-lo, faça um mapeamento dos processos internos da secretaria e deixe clara a necessidade de firmar uma relação entre eles. Dessa forma, a ferramenta vai trabalhar a favor das suas metas particulares. Quando se fala em itens que visam melhorar os resultados, não podemos pensar em modelos preestabelecidos. Devemos levar em conta que cada caso é um caso.

4. Descubra o que um bom CRM precisa ter

Quando você não sabe exatamente o que é um bom CRM, fica praticamente impossível procurar por ele. Assim, antes de começar a busca pelo sistema ideal para a sua empresa, realize uma pesquisa sobre as funcionalidades que mais geram resultados.

Dentre as principais, podemos citar a possibilidade de integração de dados existentes nele com os demais sistemas utilizados pela instituição, a oportunidade de personalizar módulos e campos de acordo com a sua real necessidade, a capacidade de armazenamento de informações e geração automática de relatórios periódicos e a acessibilidade a partir de dispositivos móveis ou outras ferramentas.

5. Verifique a possibilidade de customização

Normalmente, os melhores CRMs existentes no mercado são bem completos: eles oferecem ferramentas para diversos processos que envolvem os clientes. Entretanto, nem sempre é necessário todo esse aparato. Pelo contrário, funcionalidades em excesso também podem acabar por comprometer a produtividade do seu pessoal, visto que tornam o funcionamento mais complexo.

As possibilidades oferecidas devem estar de acordo com o que a sua escola precisa. Para isso, pode ser necessário realizar alguma alteração no modelo convencional. E o ideal é, antes da contratação, verificar com a empresa a viabilidade de colocá-las em prática. Um sistema customizado é algo bem peculiar, como se tivesse sido desenvolvido especialmente para auxiliar a sua empresa.

6. Considere a capacidade de gerar relatórios

O relacionamento com clientes pode ser mensurado a partir de relatórios, que contêm detalhes de cada contato e outras particularidades do processo. Eles fornecem uma visão mais ampla do negócio, permitindo verificar se a forma como as funções são conduzidas está, realmente, trazendo bons resultados.

É por isso que a sua emissão é tão relevante para avaliar a conduta da empresa. Sendo assim, uma ferramenta que consiga gerá-los de maneira otimizada é tudo que você precisa para auxiliar sua equipe na tomada de decisões, caminhando no sentido de promover o desenvolvimento da sua escola no mercado.

7. Examine os processos internos da escola

Ao comprar acessórios para o seu carro, você verifica as medidas e o modelo, a fim de não correr o risco de adquirir peças que não se encaixam no seu modelo de automóvel. Igualmente, na hora de escolher um sistema para a sua escola, você deve agir da mesma maneira. Ele precisa estar de acordo com a sua empresa para que cumpra seu papel.

O porte da escola, a quantidade de departamentos e de colaboradores, a capacidade de captação de alunos e os pontos a serem melhorados para aumentar o alcance junto ao público devem ser informações conhecidas para que o sistema escolhido possa, de fato, proporcionar os resultados esperados. Tão importante quanto um bom CRM, é contar com a estrutura necessária para que ele consiga atender às suas necessidades.

Agora que você já sabe como escolher um software de CRM para a sua escola, não perca tempo e coloque todas essas dicas em prática sempre que for analisar uma ferramenta.

Gostou deste post sobre como escolher um software de CRM? Então, aproveite a visita e entre em contato conosco para conhecer nossos sistemas especializados em gestão escolar. Você certamente vai encontrar o CRM ideal para a sua escola!