As instituições de ensino têm enfrentado grandes desafios nos últimos anos, principalmente com a pandemia de Covid-19. Além disso, segundo o censo demográfico do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), quase metade da população brasileira (49,2%) com 25 anos ou mais de idade não completaram o ensino fundamental. Mas o plano de gestão escolar pode ajudar a melhorar essa realidade.

Da parte que consegue concluí-lo, apenas 14,6% termina o ensino médio. A evasão tem origem, principalmente, em razões econômicas e sociais que, muitas vezes, não dependem da intervenção da escola. Entretanto, um bom plano de gestão escolar pode reduzir e resolver problemas que causam o abandono dos estudos e prejudicam a saúde financeira da instituição.

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Uma gestão eficiente é aquela que executa mais tarefas e projetos com menos recursos, sem comprometer a qualidade do ensino. Para isso, é preciso estabelecer metas e organizar processos administrativos. Pensando nisso, neste artigo, você vai entender a importância do plano de gestão e como montar o da sua escola.

Qual é a importância do plano de gestão escolar?

O plano de gestão escolar é um documento que norteia as ações da escola. Por isso, ele deve ser feito anualmente, antes do início do ano letivo. Porém, pode (e deve!) ser revisado posteriormente — a cada 6 meses ou quando necessário.

Nele constam informações como formação da equipe, horários de funcionamento, recursos materiais e físicos, o Plano Político Pedagógico, projetos e eventos da escola, entre outras.

O plano, então, auxilia na organização da escola e estabelece um caminho para que a instituição atinja seus objetivos. Ele pode ajudar a reverter situações complexas tanto financeiras quanto pedagógicas. Além disso, otimiza o dia a dia da instituição, agilizando processos administrativos.

Afinal, assim como qualquer outro negócio, uma instituição de ensino precisa ser sustentável e ter metas de crescimento. Por isso, é importante pensar em formas de reter e captar alunos, reduzir a inadimplência, capacitar a equipe e contratar bons profissionais. Além, claro, de investir em infraestrutura e outras ações que contribuam para o desenvolvimento da empresa.

Como criar um plano de gestão eficiente?

Compreenda a situação atual da escola

Um plano de gestão eficiente não é apenas um documento em papel, mas um conjunto de ações. O primeiro passo para elaborá-lo é compreender a situação atual da instituição. Em seguida, analisar quais problemas se pretende resolver e de que forma isso pode ser feito.

É possível que a falta de recursos, por exemplo, esteja relacionada à inadimplência. Mas como resolver isso? Talvez, uma simples organização para efetuar as cobranças seja o suficiente.

Qual é a meta para que a escola possa ter sua saúde financeira restaurada? Reduzir 100%, 90%, 80% da inadimplência? Coloque tudo isso em um papel ou no computador.

Para elaborar o plano, o gestor deve considerar, entre outros aspectos:

• dados de evasão;
• taxa de inadimplência;
• necessidades da comunidade escolar;
• contexto social e econômico.

Procure colocar no plano uma previsão de orçamento real. Também considere quanto a escola precisa economizar ou arrecadar para fazer obras e outros investimentos importantes ao longo do ano. Quanto mais detalhada a planilha, maior a chance de sucesso das ações.

Elabore um planejamento participativo

Para cada dificuldade, pode ter uma ou mais soluções. Portanto, a escola pode definir um caminho e mudá-lo, se for necessário, ao longo do ano. Em princípio, coloque todas as ideias. Depois, selecione as melhores e, por último, defina formas de executá-las.

Você pode (e deve!) contar com a sua equipe nesse momento, pois um gestor não é obrigado a ter todas as respostas. A visão dos funcionários e docentes pode complementar a sua. Já que eles vivem o dia a dia da escola, têm contato direto com os estudantes e sabem das dificuldades que existem.

Envolver toda a comunidade escolar também é recomendável. Os grupos de Pais e Mestres, que representam as famílias dos alunos, costumam ser parceiros de ouro na hora de pensar alternativas para melhorar a estrutura e o ensino. As iniciativas para arrecadação de verbas, como rifas e eventos, costumam partir desses grupos.

Conte com um sistema de gestão acadêmica

Em plena era tecnológica, há uma série de ferramentas que ajudam na elaboração de um planejamento e na sua execução. Uma delas — e talvez a mais eficiente — é o sistema de gestão acadêmica: um software que dá conta de administrar todos os setores da escola, desde a secretaria até a sala de aula.

O sistema completo e online reduz o tempo gasto com tarefas burocráticas, além de facilitar a comunicação com os pais e responsáveis pelas crianças e adolescentes. Ele também previne a evasão escolar, aumenta a produtividade da equipe e promove economia. Assim como proporciona a análise de dados, simplifica a avaliação dos alunos e auxilia no conteúdo pedagógico.

Por meio de uma plataforma como a Escolaweb, o gestor tem acesso a gráficos e planilhas detalhadas de custos, despesas, dados cadastrais dos alunos, entre outros. Também monitora a frequência em aula, o desempenho na aprendizagem e outras informações valiosas para a criação do plano de gestão.

A relação com os pais e responsáveis pelos estudantes também pode ser estreitada pela ferramenta. Essa participação da comunidade escolar é fundamental para se antecipar aos problemas. Inclusive aos que possam levar os estudantes a deixar a escola.

Tudo fica registrado no sistema, o que é vantagem, já que dá transparência e confiança à gestão. Uma vez que os dados estão à disposição sempre que for necessário fazer algum levantamento ou auditoria.

Monitoramento do plano

Não só fazer e executar, mas monitorar os resultados alcançados a partir do plano de gestão é essencial. Por isso, essa avaliação deve ser feita ao final de cada ano, a cada 6 meses ou sempre que for necessário.

As estratégias para atingir as metas estabelecidas estão funcionando? Como você mensura isso?

Novamente, um sistema de gestão será o melhor aliado. Por meio dos dados registrados nele, é possível analisar o que precisa ser aperfeiçoado ou mesmo abandonado de vez. É possível, por exemplo, identificar gastos excedentes e áreas em que é preciso investir mais.

Como você viu, o plano de gestão escolar é uma importante ferramenta para a organização da escola. Ele ajuda a alcançar metas e resultados de excelência. O planejamento é a chave para a prestação de um serviço de qualidade — e, se você contar com um software na gestão, ela será ainda mais eficiente.

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