Uma instituição de ensino tem um papel fundamental na vida dos seus alunos, da comunidade e do seu corpo docente. Contudo, para garantir seu desempenho diante da concorrência e dos desafios da modernidade, é preciso saber como melhorar a gestão escolar constantemente.

O intuito de um colégio é proporcionar um espaço positivo de trocas, aprendizagem e uma educação de excelência. Em outras palavras, seu objetivo primordial é o de formar pessoas — o que é uma tarefa de grande responsabilidade.

Ao mesmo tempo, para que a instituição funcione bem, o gestor precisa alinhar questões administrativas, acadêmicas, financeiras e pedagógicas. Esse desafio é grande, mas, com dedicação e boas práticas, é possível sim corrigir problemas e ter uma rotina mais eficiente e organizada.

Pensando nisso, separamos neste post 5 dicas práticas que ajudarão você a administrar sua escola com mais qualidade e propósito. Interessado? Então continue a leitura e aproveite estas ideias!

1. Utilize a tecnologia

Hoje, a tecnologia está presente na rotina de, praticamente, todas as empresas e pessoas. Já é impossível ignorar os seus benefícios e as mudanças que ela conduziu na sociedade. Então, como gestor de uma escola, você precisa estar aberto a isso e saber considerar esse recurso como um aliado.

A implantação de uma plataforma para administração das rotinas escolares é uma boa medida nesse sentido, permitindo automatizar tarefas, controlar demandas e integrar processos. Em um único sistema, o diretor centraliza todas as informações indispensáveis da instituição, agilizando a consulta e a precisão dos dados.

Assim, uma atividade como a montagem do quadro de aulas, por exemplo — que, em geral, é trabalhosa e leva muito tempo para ser feita manualmente, porque exige que se leve em conta a disponibilidade de todos os professores da rede — pode ser realizada com uns poucos cliques. Basta manter os dados sobre os horários dos docentes atualizados no sistema.

Da mesma forma, acompanhar e analisar periodicamente números em relação a matrículas, inadimplentes, bolsas, convênios, entre outros, são mais exemplos de processos facilmente cumpridos com o auxílio de um software e seus relatórios de gerenciais.

2. Invista em planejamento estratégico

Como você vê a sua instituição no futuro e que objetivos pretende alcançar? Pensar de forma estratégica é outro elemento essencial para se definir como melhorar a gestão escolar.

Em um primeiro momento, é preciso fazer um diagnóstico completo e mapear todos os processos — administrativos, pedagógicos etc. — da instituição. A ideia aqui é apontar os problemas que devem ser corrigidos, bem como ameaças, oportunidades e forças.

Em seguida, é preciso traçar as suas metas. Pense também nas ações que deverão ser adotadas para atingir cada uma dessas metas. Vejamos um exemplo:

• meta — elevar a capacitação do corpo docente;
• ação — criar um plano de incentivo para que alguns professores consigam fazer um mestrado ou convidar profissionais de referência para conduzir treinamentos e workshops na escola.

Um bom planejamento estratégico deve ter metas de curto, médio e longo prazo, e ações factíveis e realizáveis. Vale a pena lembrar, contudo, que imprevistos e emergências sempre podem acontecer, exigindo do gestor flexibilidade para definir prioridades. Ainda assim, ter um plano básico com objetivos é essencial para manter o colégio em direção ao crescimento.

3. Fortaleça laços com pais e alunos

Um relacionamento forte e transparente entre colégio, pais e alunos é a base de todo o trabalho de uma instituição de ensino. Sem isso, não existe confiança ou proximidade.

O gestor e todos os membros do colégio devem ter uma postura amigável e receptiva, garantindo que a comunidade seja ouvida e participando ativamente do dia a dia escolar. Se um responsável procura o diretor para solucionar um problema relacionado a um aluno, por exemplo, ele ficará mais satisfeito ao encontrar um profissional acessível, que o atenda bem e esteja inteirado sobre a realidade e o cotidiano de sua instituição.

Nesse contexto, aproveite para ampliar os canais de comunicação e manter os pais informados sobre tudo o que acontece com seus filhos e as atividades da escola.

A tecnologia ajuda a fazer essa ponte ao levar, em tempo real, informações importantes àqueles que não conseguem comparecer com frequência aos encontros pedagógicos. Então, use um sistema on-line para disponibilizar dados sobre horários das aulas, boletins, agenda das reuniões ou outros assuntos relevantes.

4. Envolva professores e funcionários na gestão escolar

Nada é melhor do que a participação dos docentes e demais colaboradores para se entender como melhorar a gestão escolar. Afinal, eles sempre têm muito a lhe oferecer, uma vez que são elementos-chave na vida dos alunos e da comunidade.

Uma administração democrática, com base na contribuição construtiva de todos os envolvidos, é a melhor maneira de garantir um fluxo de novas ideias e abordagens inovadoras para resolver problemas ou tomar decisões importantes.

Então, quando tomar uma resolução sobre qualquer instância, não deixe de consultar e comunicar os seus colaboradores para que eles se sintam mais valorizados e engajados com o progresso da escola.

5. Aprimore o gerenciamento de recursos e gastos

Para ter mais controle, coordenar e reduzir as despesas escolares, o ideal é usar todos os recursos de um bom software, para ter uma visão completa e ampla sobre as entradas e saídas de dinheiro. Assim, fica mais fácil encontrar pontos de excesso ou desperdício — e, desse modo, fazer cortes inteligentes que não afetarão a qualidade.

Além disso, adote rotinas padronizadas, que favorecem um uso mais efetivo dos recursos e do orçamento do colégio. Para fazer boas compras de materiais, por exemplo, considere seguir um passo a passo como este:

• organize o seu estoque e faça um inventário dos itens que a escola já tem;
• crie uma lista com o que é, realmente, necessário;
• use históricos de compras anteriores para basear a demanda e prever as quantidades certas;
• entre em contato com mais de um fornecedor por artigo e peça cotações;
• faça pesquisa de mercado para negociar aquisições e conseguir o melhor custo-benefício.

Enfim, por mais que a administração de um colégio seja uma tarefa complexa, sempre existem práticas e sugestões para melhorar essa gestão escolar. Portanto, tire proveito destas dicas e modernize a forma como você conduz a sua instituição! Assim, você verá resultados melhores no desempenho dos seus alunos e funcionários, tendo tudo para se destacar e virar uma referência de ensino no mercado.

Gostou do nosso post? Agora que já conferiu como melhorar a gestão escolar, veja também por que você deve usar um CRM educacional em seu colégio!