Na área da educação, é possível notar essa afirmação em uma preocupação natural de todas as escolas: a renovação de matrícula. Afinal, como garantir a retenção de alunos diante de um mercado extremamente competitivo?

Uma máxima empresarial contemporânea é ser mais fácil e barato manter um cliente do que conquistar um novo. 

Hoje, os pais estão mais seletivos e exigentes com a educação dos filhos. Os próprios alunos, cada vez mais conscientes da necessidade de uma boa formação, também passam a ter mais critérios com as escolas.

Logo, analisam todas as vantagens, como a infraestrutura, a metodologia de ensino, a qualidade dos profissionais, os cursos e disciplinas oferecidos, além da localização. Portanto, querem enxergar o que a sua instituição tem de especial.

Saiba mais:

Antecipação de matrícula: saiba como fazer já!

As principais funcionalidades de um sistema de matrícula online

Captação de alunos: 7 dicas para garantir as rematrículas

A boa notícia é que é possível se destacar da concorrência por meio de uma gestão escolar eficiente e capaz de apresentar resultados. Quer saber como fazer isso e se tornar referência no mercado?

Então, confira, a seguir, as melhores práticas para retenção de alunos!

Facilite a renovação da matrícula

Um grande erro das instituições é tornar o processo de renovação de matrícula demorado e excessivamente burocrático, causando diversos aborrecimentos em quem deseja adquirir o seu serviço. Ninguém quer ter que se deslocar o tempo todo, ou ficar esperando um tempão para ser atendido, não é mesmo?

Por isso, um processo simplificado de renovação otimiza o tempo de atendimento e beneficia tanto o público-alvo quanto a própria escola. Uma dica é adotar a matrícula digital. Assim, os pais ou até mesmo os alunos podem realizá-la com a ajuda da internet, sem precisar sair de casa!

Afinal, quase todas as informações que a escola precisa para efetivar a matrícula de um aluno que já fazia parte de seu corpo discente está em sua posse. Tudo isso pode facilitar o procedimento e garantir uma experiência mais rápida e eficiente para os pais, responsáveis e alunos.

Isso vai garantir mais agilidade no processo de rematrícula e o reconhecimento de que a sua escola se preocupa em oferecer qualidade no atendimento. Afinal, não são todas as instituições que investem em soluções práticas e inovadoras para oferecer mais conforto ao consumidor.

Aposte no seu diferencial para se destacar da concorrência

A internet mudou os hábitos de pesquisa do consumidor e o ajudou a fazer comparações mais rápidas entre as escolas. Isso faz com que, hoje, seja cada vez mais importante encontrar um destaque para a sua instituição — uma forma de atrair novos alunos e de manter os já matriculados.

Afinal, deve haver algum motivo especial para que o estudante se matricule na sua instituição de ensino, certo? Esse é o seu diferencial. Se você acha que não possui nenhum atrativo além do convencional, arregace as mangas e comece a trabalhar nisso agora mesmo!

Muitas escolas passaram a oferecer uma carga horária maior, por exemplo, e outras ainda adotaram o sistema de ensino em tempo integral. Há, ainda, o uso de inovações tecnológicas no ensino ou métodos pedagógicos diferenciados. Esses são alguns exemplos, mas há muitas outras formas de se destacar. O importante é estudar as expectativas de pais e alunos para saber o que eles pensam a respeito.

Se você perceber que a grande maioria dos estudantes gostaria de participar de um curso extra do qual você não dispõe, a implantação do serviço pode garantir a retenção desses alunos por muito mais tempo. Se for necessário, faça uma pesquisa de opinião com perguntas bem objetivas para conhecer as reais necessidades do seu público. Assim, você vai mirar bem no centro do alvo e alcançar bons resultados.

Aja com transparência para construir uma boa reputação

A reputação de qualquer instituição é construída ao longo do tempo. Assim, é fundamental que você trabalhe constantemente na imagem do seu negócio. Para isso, nada melhor que agir com total transparência, tomando algumas medidas como divulgar o Projeto Político Pedagógico, o regimento escolar e o calendário letivo no site da instituição.

Faça o mesmo com notas sobre eventos e outros comunicados da escola, e aproveite a oportunidade para publicar, também, os direitos e deveres do aluno, pois isso ajuda muito a alinhar as expectativas do seu público. Para isso, é preciso pensar em sistemas de comunicação eficientes e atrativos.

Hoje, as pessoas estão mais conscientizadas e valorizam os direitos da lei de acesso à informação. Oferecê-las antes mesmo que alguém procure por elas é antecipar os desejos do público, e uma forma de provar excelência.

Invista no relacionamento com seus alunos e responsáveis

Não existe uma estratégia de marketing educacional contemporânea que ignore a importância de manter um relacionamento duradouro com o consumidor. Com as instituições de ensino, não é diferente: é preciso se aproximar do seu público e estreitar as relações com ele. 

É fato que fazer isso sem ajuda da tecnologia se torna inviável. Por isso, adquira um software capaz de oferecer uma visão gerencial do rendimento dos alunos, bem como manter contato com eles via e-mail, WhatsApp ou SMS.

Você pode, inclusive, sugerir que o corpo docente reserve parte do planejamento para selecionar vídeos do YouTube e outros conteúdos interativos, de acordo com os temas estudados. Esse material pode ser enviado no e-mail cadastrado dos estudantes.

Dessa forma, eles vão aprender muito mais de casa, com a ajuda de um computador, tablet ou celular. Isso propicia um salto na qualidade do aprendizado, pois o tempo de aula geralmente é curto para tantas informações. Além disso, conteúdos complementares servem como reforço.

Estimule a participação dos pais na rotina da escola

O processo educacional não será pleno se não envolver a participação dos pais. Normalmente, eles só frequentam a escola quando são chamados para uma reunião e, ainda assim, esse momento tende a ser encarado como uma obrigação, totalmente desprovido de prazer ou satisfação.

Além disso, para aumentar o vínculo com os responsáveis, é importante criar estratégias diferentes das convencionais. Incentive a participação deles no conselho escolar, em palestras, feiras culturais, semana esportiva ou qualquer tipo de evento.

Nas reuniões de rotina da escola, priorize o melhor horário para os pais, de preferência fora do comercial. Por isso, é importante que a escola seja percebida como um ambiente agradável e acolhedor, uma parceira no processo de ensino e aprendizagem.

Automatize os processos na gestão escolar

Sim, a tecnologia é uma ótima aliada na retenção de alunos. Quando a correção dos gabaritos é realizada de forma manual, por exemplo, existe uma demora enorme para a escola conseguir apresentar os resultados. Isso não acontece com sistemas digitais.

Quer realizar processos diversos com eficiência e praticidade? Invista em soluções inovadoras de automação. Um software de gestão integrado permite que você ofereça um serviço de excelência para o seu público e ainda ajuda a gerenciar processos da secretaria, como finanças, cadastro de alunos, turmas e professores.

Analise os motivos das transferências

Uma taxa de rematrícula de 100% é um feito quase impossível de se alcançar. No entanto, caso esse percentual se mostre muito baixo, aquém de 70%, por exemplo, é preciso começar a se preocupar e analisar quais os motivos possíveis para a não renovação.

Assim, é possível pedir feedbacks e fazer pesquisas de opinião com os responsáveis e os alunos sobre os motivos pelos quais não estão efetuando a rematrícula. No entanto, esses dados podem ser muito valiosos para a construção do Projeto Político Pedagógico do próximo ano letivo e para os planejamentos administrativos e negociais.

Analisar os motivos das transferências, seja pela mudança de instituição ou pela não renovação da matrícula, é um bom método. Com isto é possível verificar o que está causando a insatisfação e localizar os pontos em que é preciso melhorar.

Realize o acompanhamento individual dos alunos

Uma das melhores formas de criar engajamento e fidelizar o aluno na sua escola, é prover um tratamento personalizado. Com o auxílio de bons programas de diário escolar e gestão, é possível fazer um acompanhamento individualizado e detectar anomalias.

Essas anomalias podem ser queda em rendimento acadêmico, aumento do número de faltas ou de advertências, por exemplo. Com base nisso, é possível identificar elementos que ajudem o aluno a melhorar.

Do outro lado, é sempre bom se ater ao lado positivo, criando mecanismos de reforço. Por isso, estudantes cuja média de rendimento aumente, devem ser reconhecidos e parabenizados, inclusive oferecendo benefícios.

Ofereça soluções para pendências financeiras

Um dos motivos mais comuns para a mudança de escola ou a não renovação da matrícula são as pendências financeiras. Afinal, pela lei, uma escola não pode impedir o curso do aluno por inadimplência, mas pode recusar sua rematrícula.

É importante avaliar o histórico de pagamento do aluno. Com devedores corriqueiros, com alto nível de inadimplência e que sempre apresentam dificuldade no pagamento, não fazer a renovação da matrícula pode ser uma boa ideia. No entanto, quando é perceptível que é uma crise passageira e que o histórico financeiro do aluno é bom, oferecer soluções — como parcelamentos ou descontos — pode ser uma excelente estratégia.

Percebeu como é possível criar uma série de condições para garantir a renovação de matrícula? Invista no diferencial da sua escola e faça com que o seu público perceba as vantagens de continuar com você!

Uma instituição de ensino, mais que outras empresas, precisa de estratégia e planejamento. Aproveite a visita e veja como o Projeto Político Pedagógico ajuda a traçar os rumos para a sua escola!