Nenhuma empresa é capaz de sobreviver sem um bom gerenciamento do fluxo de caixa — e, quando falamos em estabelecimentos de ensino, essa regra também é válida. Muitas vezes, a escola não consegue arcar com suas contas não por falta de recursos financeiros, mas por falta de controle sobre eles. É por isso que uma boa gestão é vital nesse tipo de negócio.

No caso de uma instituição de ensino, o recebimento de mensalidades representa, praticamente, 100% das entradas, enquanto as saídas se dão por meio de contas e tributos. Nesse sentido, recorrer a softwares de gestão escolar é fundamental, para saber exatamente o valor total dessas entradas e saídas.

Além disso, ainda existem erros de fluxo de caixa que são cometidos no dia a dia sem nos darmos conta, mas que trazem graves consequências à gestão. Então, quer entender isso melhor? Listamos aqui alguns desses erros e o que pode ser feito para não cometê-los. Continue lendo e confira!

1. Não manter um acompanhamento diário do fluxo de caixa

Como mensalidades podem ser pagas a qualquer momento e há contas vencendo em diferentes dias do mês, é importante fazer um acompanhamento diário do caixa. Uma atualização semanal ou mensal não é suficiente.

Lembre-se de que, quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa, mais confiáveis serão as suas informações financeiras. Dessa forma, você passa a se basear em dados concretos para a tomada de decisões. E nem precisamos dizer o quanto a sua margem de acerto aumenta com isso, não é mesmo?

Como dissemos acima, sistemas de gestão com atualizações diárias são ótimos para fazer esse tipo de controle.

2. Não organizar a rotina financeira

Todos os setores devem seguir uma rotina de procedimentos que garanta a ordem e o funcionamento harmonioso da instituição. Muitos gestores de escolas, no entanto, dedicam-se tanto à parte pedagógica que acabam negligenciando a questão financeira.

Bom, é claro que o departamento pedagógico é importante — afinal, trata-se de uma instituição de ensino —, mas cuidar do seu dinheiro também é fundamental para mantê-la em funcionamento. Nesse sentido, a melhor forma de manter uma rotina financeira organizada é categorizar os recebíveis e despesas, além de lançá-los corretamente em um sistema que integre todos esses dados.

Várias vezes, contas a pagar acabam vencendo por meras distrações. Logo, mantê-las programadas a partir do momento em que elas chegam é uma forma inteligente de evitar problemas. Essa organização também lhe permite ter uma visão mais ampla para mensurar previsões de pagamentos e recebimentos.

3. Não fazer um planejamento

Toda empresa, seja qual for o segmento em que atua, precisa de um bom planejamento. Em uma escola, especificamente, ele é importantíssimo para projetar a implantação de projetos e melhorias, a aquisição de novos equipamentos e o fluxo de contratações. Afinal, simplesmente tomar essas ações sem pensar na questão financeira é um grande erro.

Para você entender isso melhor, tomemos como exemplo um laboratório de informática: imagine que você adquira novos computadores sem consultar um planejamento. Ao final, descobre que pagar por eles lhe causará um baita aperto no orçamento. Assim, das duas, uma: ou a mudança ficará no meio do caminho ou esse dinheiro fará falta no cumprimento de outras obrigações.

É por isso que, antes de realizar qualquer melhoria, é fundamental mensurar o dinheiro que realmente estará disponível para ela. Além disso, ainda que você tome todas as ações para reduzir os níveis de inadimplência, lembre-se de que essa é sempre uma possibilidade — logo, não deve ser desconsiderada.

4. Misturar as contas pessoais com as da empresa

Cometido por muitos empresários, este é um equívoco capaz de trazer consequências desastrosas ao fluxo de caixa. O gestor da escola aproveita o dinheiro de uma mensalidade que foi paga hoje, por exemplo, para fazer compras de supermercado para a família.

No dia seguinte, contudo, pode ser que não haja recursos na conta bancária da escola para cobrir uma conta importante. A solução? Recorrer àquela reserva conseguida com a venda do carro da esposa.

Percebe como, dessa forma, fica difícil manter o controle das entradas e saídas relacionadas estritamente ao estabelecimento? Quando você mistura contas pessoais com empresariais, nunca consegue entender se a empresa está ou não trazendo lucros, e qual é o valor exato das retiradas.

Sendo assim, o melhor a fazer é trabalhar com o dinheiro da escola apenas para a própria escola, e programar-se para fazer as suas retiradas ao final de cada período. Se for difícil para mudar esse hábito logo de início, comece abrindo contas bancárias separadas para o uso pessoal e empresarial.

5. Não dar vazão a novas estratégias para melhorar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa não deve ser enxergado como um mero elemento da rotina operacional, mas sim como um impulsionador de novas ideias.

Um caixa bem controlado permite a análise correta do cenário da empresa, o que influencia diretamente na tomada de decisões. Inclusive, a partir dessa análise é possível reconhecer não somente a pontualidade relacionada a pagamentos e recebimentos, mas também o retorno de investimentos realizados.

Se levarmos em conta que todo valor investido pressupõe um retorno — seja ele em recursos, seja em qualidade ou produtividade —, um controle eficiente do fluxo de caixa possibilita a análise da real ocorrência desses resultados. E isso faz toda a diferença.

É importante ter em mente que nem toda possibilidade que parece rentável em um primeiro momento realmente o será.

Nosso próprio desejo de progredir é cheio de armadilhas, que podem fazer com que realizemos escolhas erradas no que diz respeito à boa utilização do dinheiro disponível. Justamente por isso, conhecer o valor que se tem em mãos e o quanto já se está comprometido com outros encargos permite manter os pés no chão.

Enfim, como vimos até aqui, erros de fluxo de caixa são muito mais comuns em nosso dia a dia do que imaginamos. Muitas vezes, acreditamos que as estratégias para melhorar as finanças residem em possíveis cortes de investimentos ou na injeção de mais dinheiro no estabelecimento — quando, na verdade, uma mera melhoria no controle dos recursos que temos em mãos já seria bem mais eficiente.

Então, gostou do nosso artigo? Se ele foi útil para você, aproveite para se aprofundar no assunto e confira também estas 5 coisas que você precisa saber sobre o fluxo de caixa! Aproveite para nos seguir nas redes sociais e ficar por dentro das novidades sobre tecnologia e gestão escolar.