A complexidade de uma instituição educacional vai além da enfrentada por empresas de outros segmentos. Ao mesmo tempo em que ela precisa otimizar processos, ajustar-se ao orçamento, empreender ações de marketing e cuidar da estrutura física, deve garantir também a melhoria do ensino e considerar todo o impacto de sua atuação na sociedade. Para isso, o bom gerenciamento escolar é fundamental.

E você, conhece os pilares dessa gestão? Sabe por que ela foi criada e quais são os seus princípios? Eles são praticados em sua escola? Se ainda não tem certeza, acompanhe nosso post e descubra como o gerenciamento escolar pode contribuir para a eficiência de uma instituição de ensino.

1. Gestão escolar

Mas por que falar em gestão ou gerenciamento, e não em administração escolar? Como sabemos, nas últimas décadas as empresas desenvolveram uma série de conceitos e princípios referentes à condução de negócios com o objetivo de obter melhores resultados.

Nesse mesmo período, muitas instituições de ensino focaram suas energias em promover a melhoria do ensino. O surgimento de exames nacionais e uma cobrança maior da sociedade fizeram com que as escolas buscassem o aprimoramento acadêmico.

No entanto, as IES permaneceram um pouco à parte dessas tendências referentes à gestão. Houve realmente uma ênfase no pedagógico, e muitos diretores demonstraram uma certa dificuldade para enxergar a escola também como uma empresa e administrá-la como tal.

A princípio, parece que esse “foco no pedagógico” garante um ensino de melhor qualidade e a consequente aprendizagem dos alunos. O que aconteceu, de fato, foi o contrário. Ao analisar a performance de escolas e faculdades com públicos muito semelhantes e resultados totalmente discrepantes, especialistas tiveram uma surpresa.

O que leva algumas escolas a se tornarem referência em sua região, campeãs na aprovação em vestibulares, primeiras nos rankings oficiais e reconhecidas pela sociedade? A resposta está no gerenciamento escolar.

A importância do gerenciamento escolar

Como já falamos, a discrepância entre os resultados de escolas que possuem características e um público muito semelhante leva a crer que grande parte do sucesso ou insucesso não pode ser atribuído simplesmente à qualidade dos alunos.

Essas diferenças evidenciam que a qualidade da gestão escolar é essencial para despertar o potencial dos estudantes e garantir os resultados esperados pela família e também pela sociedade. Portanto, precisamos estudar o problema a partir de sua raiz, avaliando os bons (e maus) exemplos.

Foi com essa intenção que o estudo Práticas Comuns à Gestão Escolar Eficaz foi realizado. O método do estudo previa a comparação entre cinco pares de escolas. Cada par era composto por instituições com condições muito semelhantes, mas que apresentavam resultados bastante diferentes nas avaliações oficiais.

Elas foram visitadas por pesquisadores que analisaram uma série de fatores e descobriram que existe uma relação diretamente proporcional entre a eficácia da gestão e o desempenho nas realizações oficiais.

Portanto, se a escola deseja alcançar resultados melhores, conquistar a confiança da comunidade que a cerca, obter o reconhecimento do mercado e tornar sua marca um sinônimo de qualidade, não há outro caminho: o primeiro passo é adotar um modelo de gestão eficiente, que se reflete em resultados acadêmicos.

Mas como saber que modelo de gerenciamento ou gestão é esse?

O foco do gerenciamento escolar

O mercado não poupa quem não apresenta os resultados desejados. Mesmo que as intenções sejam as melhores possíveis, a competitividade obriga as organizações a se adaptarem aos novos tempos. Eficiência é uma palavra de ordem, e tornou-se um requisito essencial à sobrevivência.

A gestão escolar se diferencia da administração à medida que traz para o contexto educacional os conceitos e práticas do mercado com o objetivo de trazer eficiência aos processos, melhorar o ensino e apresentar bons resultados.

Portanto, o gerenciamento escolar prevê uma atuação focada em:

• promover a organização;
• mobilizar e articular condições fundamentais para o avanço do processo socioeducacional;
• possibilitar o aprendizado efetivo dos estudantes;
• priorizar as ações que geram resultados;
• motivar professores e equipe a alcançarem objetivos;
• repensar o currículo com a finalidade de enfatizar sua qualidade;
• estimular a participação dos pais para atingir a excelência do ensino.

A gestão escolar parte das questões concretas que fazem parte do dia a dia de uma IE, procurando caminhos para que elas posam cumprir a missão de ensinar com qualidade e formar cidadãos preparados para o sucesso em sua vida pessoal e profissional.

Os principais pilares do gerenciamento escolar buscam garantir a autonomia administrativa, financeira e pedagógica. Além disso, eles estimulam a otimização do tempo e processos nas instituições de ensino, assim como ocorre nas empresas.

Saber como essas áreas funcionam e atuam de forma interdependente é fundamental para garantir o sucesso da instituição. Então, vamos conhecê-las de forma mais profunda?

2. Gestão pedagógica

Para obter sucesso, uma IE não deve falhar em nenhum desses aspectos. Como você pode imaginar, não se pretende dizer que existe a pretensão de termos instituições perfeitas. Significa apenas que o gestor deve se preocupar com cada uma das áreas: financeira, administrativa, gestão de pessoas e pedagógica.

Porém, podemos dizer que a gestão pedagógica é o pilar mais importante de uma instituição de ensino. Afinal, mesmo que suas contas sejam bem administradas e seus funcionários estejam motivados e felizes, nada produzirá resultados se a escola não cumprir sua finalidade: ensinar com qualidade.

Essa premissa vale para as escolas da Educação Básica, cursos profissionalizantes, livres, de idiomas ou até mesmo os mais avançados níveis do Ensino Superior. De forma muito previsível, a atividade fim do setor educacional deve ser, de fato, o centro das atenções.

Mas o que a área pedagógica pode aprender com os princípios de gestão? O que ela abrange dentro dessa perspectiva?

O papel da gestão pedagógica no gerenciamento escolar

Essa área tem a função organizar e planejar o sistema educacional e a execução de projetos pedagógicos. Como o ensino depende da atuação de pessoas, ela envolve também o gerenciamento dos recursos humanos. Outras responsabilidades coordenadas pela gestão pedagógica são:

• estabelecer metas para melhorar as práticas educacionais nas IEs;
• realizar pesquisas com o objetivo de descobrir métodos de ensino mais eficientes;
• desenvolver a liderança educacional;
• pautar a prática pedagógica na efetividade de suas ações, e não no modus operandi convencional ou na adoção de inovações por puro modismo.

Portanto, os coordenadores de cursos — de diferentes tipos e níveis — têm a atribuição de desenvolver as seguintes ações fundamentais para o aprimoramento das instituições:

• engajar os profissionais de ensino e a comunidade no compromisso de melhorar a educação;
• fomentar o desejo de ensinar e aprender nos principais atores deste processo: professor e aluno;
• articular as concepções, estratégias e métodos utilizados para a transmissão dos conteúdos no ambiente educacional;
• estabelecer critérios e avaliar o trabalho pedagógico praticado na instituição, tendo como agentes principais os professores;
• criar um ambiente de ensino estimulante e motivador;
• analisar o currículo escolar e a metodologia de ensino, sugerindo mudanças que favoreçam a promoção da educação como um todo e o bom desempenho dos alunos;
• elaborar estratégias para envolver mais tanto os professores quanto a comunidade escolar no processo educativo.

3. Gestão administrativa e financeira

Como já falamos, durante algum tempo muitas instituições de ensino focaram sua atenção e esforços quase que exclusivamente na área pedagógica. Porém, a falta de cuidado com a gestão administrativa e financeira leva a um estado de inviabilidade, impedindo as ações educativas.

A aprendizagem — que continua sendo o foco e centro das atenções — acontece em um espaço físico e depende da ação de diversos agentes. Portanto, embora ela também possa acontecer em situações adversas, ela é extremamente favorecida quando existem todas as condições necessárias para torná-la estimulante.

Portanto, o papel da gestão administrativa na escola é cuidar dos recursos que serão utilizados para garantir um aprendizado efetivo. Ela envolve dois aspectos principais: o administrativo e o financeiro. Vamos falar sobre cada um deles.

Gestão administrativa

Esse aspecto exige uma extrema atenção às rotinas da instituição como um todo e principalmente da secretaria. Ele envolve o conhecimento e aplicação da legislação e processos educacionais, o que garante a validade do ensino praticado no currículo de seus alunos.

Podemos destacar como as principais atribuições da gestão administrativa nas instituições de ensino:

• organização e manutenção dos recursos físicos e materiais;
• realizar a previsão e programação de compras e atividades de manutenção;
• garantir a correção e legalidade dos processos;
• articular a atuação da IE junto aos órgãos oficiais;
• registrar em inventário os bens e itens que pertencem ao patrimônio da instituição;
• garantir a conservação do espaço: limpeza, organização e segurança do ambiente;
• orientar todos os frequentadores do ambiente para assegurar a utilização correta dos materiais e equipamentos da instituição;
• implementar inovações que promovam a otimização dos processos de gestão em todos os segmentos da escola, incluindo as ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado.

Gestão financeira

Assim como a gestão administrativa, o gerenciamento financeiro viabiliza as propostas da área pedagógica. Sem os recursos necessários, mesmo as melhores ideias se tornam estéreis, pois não saem do papel.

Por isso, a gestão financeira escolar é fundamental. É ela que organiza as receitas, avalia as solicitações de compra, prioriza os gastos e distribui o orçamento da instituição de forma a garantir:

• o atendimento às necessidades dos diferentes setores;
• a valorização dos profissionais engajados no aprimoramento do processo educacional;
• a implementação de melhorias que exigem a aplicação de investimentos;
• a manutenção do espaço físico e dos equipamentos que compõem o ambiente escolar;
• a expansão da instituição, o que inclui a ampliação da estrutura física.

Portanto, a gestão financeira é essencial para garantir o pleno funcionamento da área pedagógica. Sem um bom controle e gerenciamento, o crescimento sustentável da instituição e até mesmo sua sobrevivência ficam comprometidas.

Com uma gestão financeira eficiente, a IE consegue administrar seus custos fixos e controlar o recebimento e pagamento de contas. Como muitas das despesas referem-se a ações da área administrativa, é importante que as duas trabalhem em sintonia, realizando os gastos de forma consciente e segura.

Para viabilizar essa sintonia, é importante recorrer a ferramentas que promovem a integração de dados e favorecem a tomada de decisão assertiva.

Os softwares de gestão são uma opção que possibilita uma visão ampla e integrada dos diversos setores, facilitando não só o controle, mas a identificação de desperdício e um levantamento mais adequado das necessidades de cada departamento.

Porém, em muitas instituições a gestão financeira é uma grande dificuldade. Não é incomum encontrar gestores com profundo conhecimento pedagógico, mas que não tiveram uma formação específica para lidar com as finanças de uma escola. Como eles podem gerenciar os recursos da instituição de forma eficiente?

Alguns princípios são fundamentais para que esses recursos sejam distribuídos e aplicados de uma forma que promova a saúde financeira da instituição. Quer saber quais são eles? Selecionamos aqueles mais significativos, que não devem ser negligenciados pela instituição:

Tenha uma visão clara dos recursos disponíveis

O gestor precisa saber quanto a IE — que é a sua empresa — tem em caixa. Mais que isso, ele precisa formular uma estimativa de receita baseada na quantidade de alunos captados para o ano/semestre em andamento.

Ao estudar as médias de desistências e inadimplência do período anterior ele pode também prever de forma razoavelmente precisa qual é o percentual dessa estimativa com a qual é prudente ele não contar.

Fazer esta previsão de receitas é o primeiro passo para elaborar um orçamento coerente e adequado à realidade da instituição.

Mantenha um registro preciso dos gastos

A anotação exata do valor pago em cada pequena despesa realizada ao longo do ano é vital para que o gestor saiba para onde foram os recursos recebidos no período letivo anterior. Para facilitar a gestão, é importante que eles estejam classificados de acordo com sua finalidade ou centro de custo.

Desta forma, o gestor poderá analisar essas despesas e identificar onde os recursos foram desperdiçados, como é possível economizar e fazer também uma previsão para os próximos meses a fim de elaborar o orçamento.

Inclua todas as despesas, custos e gastos nessa conta. Pense tanto nos custos fixos, como imposto territorial, internet e folha de pagamento, quanto nos custos variáveis, como materiais de papelaria, escritório e limpeza, impostos gerados pela operação da empresa, custos administrativos com telefone, água, energia elétrica, entre outros.

Defina prioridades do gerenciamento escolar

Na hora de fazer a sua previsão de despesas, a conta não fechou e o valor foi maior que o das receitas? Isso significa que as prioridades da instituição precisam ser revistas com urgência.

Retire tudo o que não é essencial ao funcionamento da sua IE e deixe apenas aquilo que é indispensável até equilibrar as contas. Talvez a pintura nova tenha que ficar para o próximo ano, ou a climatização da escola deva ser adiada.

Faça uma lista com todas as despesas e dê a cada item uma classificação de urgência. A distribuição dos recursos será feita de acordo com a relevância de cada item para garantir a aprendizagem dos alunos.

No entanto, mesmo que o seu orçamento tenha fechado, definir prioridades também é muito importante. Cortar o que não é essencial pode ser a forma de viabilizar a expansão da IE e garantir os investimentos necessários para isso. Portanto, selecionar o que é mais importante é fundamental para manter o foco no futuro da instituição.

Faça um orçamento geral

Agora você pode realmente elaborar o seu orçamento. Este documento é um plano de gastos mais detalhado, no qual deve constar um valor definido para cada prioridade estabelecida.

Portanto, o gestor utiliza a previsão de receitas e despesas para destinar uma fatia dos recursos da instituição para cada departamento ou projeto, de acordo com suas necessidades.

Para garantir que o planejamento não saia dos trilhos o gestor deve sempre acompanhar o fluxo de caixa. Desta forma, ele saberá se as entradas correspondem às expectativas estabelecidas inicialmente e, se necessário, fará as devidas adaptações ao orçamento.

Também é importante manter um percentual para reserva de segurança. Ele será utilizado em caso de imprevistos, como a reposição de um aparelho ou estrutura danificada, a demissão de um funcionário ou outro contratempo. Desta forma, a escola pode atender emergências sem mexer no orçamento destinado a cada departamento.

Controle o orçamento de forma estrita

Não adianta ter um ótimo plano no papel e, no dia a dia, o gestor ou sua equipe perder o controle dos gastos. Se essa situação acontece em sua IE, saiba que ela é muito mais comum do que imagina. Porém, para ter sucesso, ela precisa ser corrigida.

Por isso, o gestor deve manter-se firme e garantir que não sejam realizadas despesas não previstas, exceto em situações emergenciais.

Para facilitar esse controle, o gestor pode (e deve) lançar mão de ferramentas tecnológicas. Elas permitem a integração de dados de diversos departamentos, e dão ao gestor uma visão ampla da situação da instituição em tempo real.

Desta forma, ele tem toda a informação que precisa para avaliar o impacto de uma despesa sobre as finanças da instituição e tomar a decisão mais apropriada.

4. Gestão de recursos humanos também faz parte do gerenciamento escolar

No entanto, por melhores que sejam os planos, uma instituição só alcança a excelência por meio das pessoas que nela trabalham e fazem com que as ideias se concretizem da melhor forma possível.

Por isso, já há algum tempo as empresas perceberam que seu principal ativo não é a estrutura física, o conjunto de equipamentos ou mesmo a filosofia institucional. O que produz resultado nas organizações é o seu capital humano.

Cientes disso, muitas companhias implementam ações com o objetivo de valorizar e desenvolver seus colaboradores. Esse conceito de gestão de pessoas é um dos mais importantes que uma instituição de ensino deve adotar.

Afinal, se em outras empresas o capital humano é tão decisivo na hora de criar um produto ou serviço, imagine sua importância em uma instituição educacional. Neste caso, os educadores não lidam com produtos ou objetos, mas com um círculo de pessoas sobre as quais causam um impacto significativo: alunos, suas famílias, outros funcionários e a comunidade onde a escola está inserida.

E qual é o papel do gerenciamento de pessoas nesse contexto?

Em primeiro lugar, podemos ressaltar que o gestor precisa criar um ambiente estimulante. Nele, todos os envolvidos no processo educacional devem compreender sua importância para o resultado da instituição e livres para contribuir para o aprimoramento do serviço.

A gestão de pessoas tem a responsabilidade de promover um alinhamento entre os colaboradores da IE e o projeto de ensino adotado. Algumas ações são muito importantes para promover o entrosamento da equipe e um clima organizacional que favorece a produtividade. Entenda quais são elas:

• distribuir as tarefas entre os departamentos de colaboradores de forma justa, apropriada e equilibrada;
• investir em ferramentas que facilitam o trabalho da equipe e otimizam os processos da instituição;
• promover ações para o desenvolvimento constante dos colaboradores e estimular iniciativas individuais de formação continuada;
• orientar os funcionários quanto ao que se espera deles e quais são as atribuições de cada cargo;
• capacitá-los a exercer suas funções de forma competente através de treinamentos;
• elaborar um projeto de avaliação de desempenho que permita a detecção de pontos que podem ser melhorados e orientar os colaboradores para que façam as devidas correções;
• estabelecer uma comunicação eficiente;
• reconhecer o esforço e os resultados obtidos pelos colaboradores com ações efetivas de valorização;
• mapear o clima organizacional e implementar iniciativas para tornar o ambiente de trabalho um local onde predominam a cooperação e o respeito;
• engajar os professores com o ensino e todos os colaboradores com a proposta da instituição como um todo.

Porém, não poderíamos encerrar essas considerações sobre a gestão dos recursos humanos sem falar um pouco mais do papel do professor e a postura da IE em relação a esse profissional.

Como sabemos, a rotina do professor é bastante exigente. Não é incomum encontrarmos profissionais que acumulam turnos sucessivos e, mesmo assim, se empenham ao máximo para produzir resultados e transformar a vida e o futuro dos estudantes.

De que forma a IE pode contribuir e estimular a qualidade do trabalho do professor? Esta é uma questão complexa, que passa por fatores como reconhecimento social e remuneração apropriada. Porém, algumas ferramentas simples podem ajudar.

Quando a instituição disponibiliza ferramentas que facilitam o trabalho do professor e eliminam a necessidade de gastar tempo com inúmeras tarefas burocráticas (registros acadêmicos, correção de provas, entre outras), ela favorece a qualidade do ensino que ele pratica.

Sempre que o docente tem sua carga aliviada por esses recursos, ele tem mais tempo para criar e planejar aulas e atividades mais atrativas e interessantes para os alunos, tornando a aprendizagem realmente efetiva.

5. Conclusão

Os tempos mudaram e a sociedade também. O futuro exigirá uma nova postura dos seus educandos e das organizações que pretendem permanecer e deixar um legado à comunidade. Nesse contexto, revolucionar a gestão escolar é o primeiro passo para criar uma marca educacional inspiradora, conhecida pela eficiência e resultados.

Como você viu, um dos objetivos do gerenciamento escolar é incluir os pais para alcançar resultados. Quer estabelecer um relacionamento de sucesso com eles? Então baixe nosso e-book “Relacionamento entre escola, pais e alunos” e descubra como ser bem-sucedido nessa relação!