Muitas vezes, uma instituição de ensino não alcança o progresso esperado devido a alguns erros de gestão escolar. Nem sempre a falta de recursos é a real raiz de problemas financeiros ou mesmo da alta rotatividade de professores, pode ser que essas questões surjam a partir da má organização de setores e processos internos.

Se a sua escola passa por esse problema, saiba que nem tudo está perdido. Podemos dizer que se trata de uma situação totalmente reversível, que requer apenas algumas mudanças de atitude em pequenos processos do dia a dia, além da adoção de ferramentas e medidas que permitem otimizar a gestão e ganhar tanto em confiabilidade dos dados quanto em produtividade.

Para ajudá-lo a identificar esses agentes, listamos abaixo alguns exemplos de erros de gestão escolar que podem estar impedindo seu negócio de expandir-se. Confira!

1. Não fazer planejamento

Em nossa vida, tudo necessita de planejamento. Seja o destino das próximas férias ou a aquisição de um bem, sempre pensamos antes de agir. Então, por que a tomada de decisões em sua escola seria diferente? Para não ser pego de surpresa por eventos que poderiam até levar a sua instituição à falência, é importante planejar, tanto no setor administrativo quanto no pedagógico.

Um cronograma de pagamentos bem definido permite conhecer o fluxo de caixa e saber exatamente o valor que se tem disponível para novos investimentos. Dessa forma, você não corre o risco de gastar mais do que pode em determinado item e sofrer com a falta de recursos para arcar com outras obrigações.

Além disso, envolver toda a equipe nesse planejamento demonstra transparência e democracia. É importante que cada um reconheça suas responsabilidades e se sinta parte importante no processo de gestão escolar. Dessa forma, você também evita a alta rotatividade e a perda de grandes talentos que teriam muito a acrescentar.

2. Não investir em tecnologia

É inegável o quanto os avanços tecnológicos vieram para revolucionar todos os setores, e não seria diferente no ambiente acadêmico. Seja em sala de aula ou nos processos administrativos, é importante estar sempre disposto a inovar. Afinal, além de tornar as aulas mais agradáveis e interativas, a informática é importantíssima para uma boa gestão escolar.

É por isso que a implantação de um software de gestão escolar pode ser tudo o que a sua escola precisa para tornar os processos internos mais efetivos. Dessa forma, escolher uma ferramenta que permita integrar dados financeiros e pedagógicos é uma boa maneira de ter uma ideia exata da situação da instituição. Gerenciar dados de alunos, sejam eles referentes a pagamentos, notas ou frequência permite determinar a abordagem necessária e construir relacionamentos mais estreitos com cada um dos envolvidos.

3. Não estabelecer padrões

Em termos gerais, para o bom funcionamento da escola, as rotinas de trabalho precisam ser padronizadas. Comprar materiais, por exemplo, deve se tornar um processo regrado, onde se elabore uma lista, pesquise os fornecedores e, por fim, efetue a confirmação.

Vale ressaltar que uma compra em volumes maiores permite que os preços e entregas sejam negociados. Contudo, tal economia não seria possível em compras picadas que, além de deixarem a instituição sujeita a valores mais altos, ainda dificultam o controle sobre as entradas e saídas. Embora pareça algo muito simples, trata-se de um hábito que faz toda a diferença na administração da escola.

4. Não acompanhar o rendimento dos professores

Muitas escolas caem no erro de acreditar que avaliações são necessárias apenas no ato da contratação. Dessa forma, se esquecem de mensurar resultados e acabam perdendo a oportunidade de identificar falhas e problemas que fazem toda a diferença nos resultados. Toda instituição de ensino que se preocupa com a educação dos seus alunos deveria acompanhar o rendimento dos professores.

Tal processo permite a identificação de falhas que podem ocorrer tanto nas metodologias utilizadas quanto no relacionamento das pessoas envolvidas. Dessa forma, essas questões podem ser ajustadas para não trazer prejuízos aos resultados, seja em termos de retenção de alunos ou do sucesso da instituição, devido a sua avaliação no mercado.

5. Não ter planos para casos de inadimplência

Toda escola está sujeita a casos de inadimplência, e por mais que se tente contornar a situação, alguns casos inevitavelmente ocorrerão. Nesse sentido, você precisa estar preparado para lidar com o problema sem que as contas da instituição sejam prejudicadas. Além disso, algumas ações ajudam a garantir os recebimentos ainda que atrasados.

Muitas vezes, mensurar os pagamentos atrasados e pensar em ações para recebê-los demanda tempo. Por isso, é preciso contar com um sistema que permita um acompanhamento diário que identifique os atrasos assim que eles ocorrerem. Assim, é possível entrar em contato com os alunos inadimplentes e identificar os casos em que esse comportamento seja recorrente e os que representam apenas eventos isolados.

Deixar essa análise para depois de outros processos (muitas vezes considerados mais importantes) é um grande erro. Tal atitude pode ser considerada uma negligência em relação às finanças da instituição, que ficará sujeita a grandes rombos no orçamento. Uma vez instituída a falta de recursos devido ao atraso nos pagamentos, a situação se torna mais difícil de solucionar.

6. Trabalhar sem metas

Estabelecer metas permite traçar melhor o plano de ação para alcançá-las. Uma instituição de ensino que não tem objetivos fica sem um direcionamento do trabalho, como se a direção a qual é necessária caminhar fosse ainda desconhecida. Isso pode causar desinteresse, tanto nos colaboradores quanto nos alunos.

Se professores, alunos e colaboradores do setor administrativo passarem a enxergar propósitos em cada ação e até mesmo no conteúdo de cada curso, todos passarão a trabalhar juntos em busca de um objetivo comum. É esse senso de equipe que permite o crescimento de uma escola e sua ascensão no mercado.

Como se pode ver, os erros de gestão escolar podem trazer consequências desastrosas que impactam nos resultados em termos gerais. Em casos mais extremos, podem levar a instituição à falência, quando na realidade ainda existem recursos suficientes para contornar uma crise e salvá-la.

Se este post foi útil para você e você sente que realmente precisa melhorar seus processos de gestão escolar, entre em contato conosco e conheça nossas soluções.