Não tem jeito, em momentos atípicos é preciso se reinventar! A partir do momento que você consegue se organizar para trabalhar e gerir a sua instituição de casa, a rotina presencial na instituição fica bem mais fácil.
Muitas instituições estão encontrando dificuldades de se organizar de forma remota, e claro, a situação é mesmo complicada. Por conta disto, resolvemos montar esse guia cheio de dicas para você tirar de letra este momento e conseguir passar tranquilidade e segurança para seu quadro de funcionários e para as famílias da sua escola.
Padronize ações
Em termos gerais, para o bom funcionamento da escola, as rotinas de trabalho precisam ser padronizadas. Portanto, em momentos de crise isso não é diferente! Quando a gente mantém um padrão geramos confiança e passamos uma sensação maior de organização. Neste cenário entra uma importante figura na instituição: o gestor escolar. Veja abaixo algumas ações que você não pode deixar de lado.
1 – Utilize sempre um meio oficial de comunicação
Mantenha sempre a constância de envio de informações em um mesmo lugar para tornar o processo da comunicação escolar mais organizado. Se prefere mandar mensagens por WhatsApp ou e-mail, ótimo! Mas priorize um canal para manter o ritmo. Quando o uso desses canais é feito de maneira desordenada, a mensagem pode não chegar a todos e gerar uma sensação de desconforto e desorganização. Essa sensação passa também insegurança para as famílias, que duvidam do trabalho que está sendo feito pela instituição. O que acredito que seja a última coisa que sua escola queria no momento, não é mesmo?
Outra boa ideia que a sua instituição pode adotar é enviar nesse canal escolhido uma mensagem com contatos de funcionários que estão responsáveis por determinado setor. Por exemplo, e-mail ou telefone dos professores da turma, do responsável pelas mensalidades, da pedagoga, psicóloga e por aí vai.
Vale lembrar que as redes sociais são uma grande aliada neste período. Caso a sua instituição não possua um aplicativo escolar como o da Escolaweb, você pode se utilizar do Instagram ou Facebook, por exemplo, para postar comunicados da instituição. E por que não postar alguns trabalhos enviados pelos alunos por lá? Esta é uma ótima alternativa de incentivar os estudantes e mostrar para as famílias que muitos estão engajados neste momento.
2 – Disponibilize as aulas em um mesmo lugar
Quando falamos de organização, o mesmo vale para as aulas à distância. O canal utilizado pelos professores precisa ser o mesmo. Não adianta nada um professor de uma mesma turma passar as aulas por e-mail e o outro por WhatsApp, não é? A sensação de desorganização fica clara e este tipo de ação pode impactar negativamente no rendimento do aluno e na forma como as famílias enxergam a instituição.
Para tornar esse processo mais fácil, um serviço gratuito que sua instituição pode adotar é o Google Classroom. Nele a instituição pode criar ambientes para cada turma e disponibilize as aulas por lá. Com a ferramenta, o professor consegue anexar documentos, vídeos, perguntas de múltipla escolha e postar observações. Já o aluno, consegue também enviar perguntas ou comentários nas tarefas abertas. O serviço está disponível por aplicativo ou por site na internet.
Agora caso o professor queira fazer uma aula ao vivo, uma ótima alternativa é o youtube. Por lá é possível criar uma conta gratuita e enviar vídeos e fazer transmissões. O professor pode, por exemplo, criar a tarefa no Google Classroom e disponibilizar por lá o link para os alunos acompanharem.
É fato que gravar vídeos pode ser uma grande dificuldade pra quem nunca fez a tarefa. Nossos professores estão habituados a darem aulas presenciais, mas por se tratar de um cenário novo, a maioria deles não tem experiencia em fazer o mesmo à distância. O cenário é novo para todas as partes, mas com bastante carinho e dedicação o resultado pode ser incrível.
Aqui na Escolaweb nós criamos tutoriais simples de como abrir uma conta e postar vídeos no youtube e também de como gravar aulas de casa. Clique aqui e confira esse passo a passo super simples para arrasar nas aulas a distância.
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1 – Faça reuniões periódicas
Gerir uma instituição dá trabalho e é necessário tomar algumas medidas para fazer o processo funcionar de longe. Neste cenário, o planejamento é essencial. Mesmo de longe é necessário que a equipe se reúna regularmente para fazer reuniões. É preciso ouvir dos colaboradores quais são as dificuldades que eles estão tendo e qual a visão que as famílias estão passando neste momento. Os professores são peça fundamental nessa jornada. É necessário entender como estão sendo as aulas e de que maneira os processos podem ser aprimorados.
Para ajudar neste momento, ferramentas gratuitas podem ser utilizadas para e ajudar a gerir essas reuniões. Organize chamadas em grupo com as equipes para que todos possam conversar e entender o lado do outro ao mesmo tempo. Ferramentas gratuitas podem ser sua aliada neste momento. As videoconferências podem ser feitas via Google Hangouts, Skype, Microsoft Teams, etc. A gama de plataformas que fazem conferencias gratuitas é gigante. Basta você escolher a que melhor se adequa a sua instituição e começar!
2 – Imponha metas
Trabalhar sem metas é trabalhar no escuro, não concorda? Quando a gente estabelece objetivos é muito mais fácil se chegar aonde queremos e gerir nossas metas. Portanto, mesmo a distancia, é necessário que o gestor monte um plano de ação de cada setor e se certifique de que ele esteja sendo feito de forma correta. Por isso mesmo a importância das reuniões periódicas, como falamos acima.
Monte planos de tarefas semanais para os colaboradores e certifique-se de que eles estão sendo cumpridos. É necessário que a escola se mantenha saudável neste período. Lembre-se que transparecer que a escola está organizada é fundamental para passar segurança para as famílias.
3 – Fique de olho nos índices de inadimplência
É claro que para você como gestor esta deva ser sua maior preocupação: a inadimplência escolar! Afinal, sem a renda das mensalidades o pagamento dos funcionários e as contas que envolvem a instituição ficam prejudicadas. Considera-se, em termos de gestão administrativa e financeira, que o percentual máximo de inadimplência aceitável é de 5%. Contudo, em um cenário tão imprevisível, estes números podem ser muito maiores e gerir esta questão não será tarefa fácil.
Neste caso, o diálogo é o melhor remédio na prevenção da falta de pagamento das mensalidades. Em sintase, seja transparente com os pais e mostre as despesas da instituição. Converse e mostre até que ponto pode ser feito um abatimento no valor pago. Para aqueles que estão com dificuldades no pagamento, a escola pode postergar as parcelas para o final do contrato, por exemplo.
Igualmente, outro abatimento de direito neste período, é o de alimentação. Muitas escolas trabalham com regime integral ou disponibilizam lanche no horário das aulas. Portanto, esse valor está incutido nas mensalidades e deve ser abatido, já que o aluno não está indo à instituição e do outro lado o gasto com os alimentos não está sendo feito. Logo, converse com os responsáveis sobre as possibilidades e explique também o lado da escola. Com um diálogo saudável e respeitoso tudo se resolve.
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Seja presente
No final das contas o importante é o gestor se manter presente em todas as situações! Mostre-se disponível e confiante em toda a situação, afinal, você é o grande capitão desta jornada e gerir a instituição é a sua principal função!
Converse diariamente com sua equipe, os tranquilize quando necessário e principalmente: não deixe brechas para o comodismo! É preciso ficar atento as mudanças de clima na sua instituição para modificar hábitos ou ações que não estão sendo saudáveis no momento.
E para finalizar, não deixe de se cuidar! Você é peça importante nessa máquina que é a escola, não se esqueça que tudo isso vai passar. Dessa forma, seguindo esses passos, logo a sua instituição estará mais forte e preparada para o retorno da normalidade.
Tem dicas que estão dando certo e você está implementando na sua instituição? Então fale com a gente pelo Instagram ou Facebook. Vamos juntos criar uma rede de apoio.
