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CRM educacional: como criar estratégias mais assertivas?6 min read

Organização é palavra de ordem quando se trata de gestão escolar. Por isso, contar com a tecnologia nesse sentido é essencial, e o CRM educacional é um ótimo aliado.

O Customer Relationship Management — ou Gestão de Relacionamento com o Cliente — é uma ferramenta é capaz de cuidar e auxiliar você em vários processos internos.

O CRM armazena dados importantes sobre questões de gestão e do relacionamento com o cliente. Tomando nota de toda a jornada de compra desse consumidor.

No caso de uma escola, ele registra os primeiros contatos, como está a situação do aluno e informações sobre pagamentos , além de ajudar o gestor a lidar com clientes em potencial. O software também auxilia em estratégias eficazes para não perder o timing (como em matrículas).

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Cadastre os dados

Antes, era normal entrar em uma secretaria escolar e se deparar com centenas de pilhas de papeis, registros de alunos, professores, gestão etc. Além disso, para encontrar determinado arquivo, era necessário um certo tempo de antecedência, pois a pesquisa devia ser feita em todos esses materiais de anos e anos acumulados.

Hoje, graças à tecnologia, esse cenário está mudando. Em muitas escolas, já é possível encontrar uma gestão eficiente, organizada, dinâmica e inteligente. Tudo por conta de um software que faz uma enorme diferença: o CRM educacional. Com ele, por exemplo, você pode registrar os mais variados dados, sejam de alunos ou dos profissionais da instituição.

De um jeito bem fácil, sem barreiras e com muita agilidade, você pode armazenar os dados de que precisa, para eventual pesquisa ou análise de informações de toda a escola. Quer saber quantos alunos a instituição tem? O CRM educacional lhe ajuda. E quantos já fizeram a rematrícula? Também está lá. E quem está em atraso? Idem.

Rastreie informações e atividades

Imagine o seguinte cenário: um ex-aluno precisa de algumas informações sobre um determinado ano escolar, para poder apresentar na faculdade que começará em breve. Ele perdeu seu boletim antigo, não tem como comprovar algumas notas, e entra em contato com a sua escola para reaver esse documento. Como ajudá-lo?

Com apenas alguns cliques e ferramentas de pesquisa do próprio CRM educacional, você poderá encontrar esses dados, além de vários registros de atividades desse aluno: se ele participou de aulas extracurriculares, se teve destaque em alguma matéria ou ano letivo, se ficou em recuperação, quais foram as suas notas em toda a carreira escolar etc.

Isso também vale para os professores, por exemplo. Você pode registrar todas as atividades que os docentes vêm realizando ao longo do ano escolar. Além disto

bem como pontuar comentários, análises e como foi a participação dos alunos em cada uma dessas ações. Com essas informações em um único lugar e de fácil acesso, a gestão fica muito mais eficaz e inteligente.

Controle as atividades de divulgação

Agora, vamos falar de algo que realmente conta bastante ao colocar uma estratégia com enormes chances de sucesso! A divulgação de campanhas e informativos educacionais para a comunidade. Isso é muito comum na época de rematrículas e chamadas para novos alunos. É nesta hora que a instituição investe em divulgação, propaganda e até mesmo promoções.

Com o CRM educacional, você adiciona toda a estratégia de chamada para potenciais alunos, organiza-a por etapas, insere as informações de como tudo está caminhando, e pode conferir passo a passo o avanço da campanha. Assim, não corre o risco de atrasar alguma etapa ou não ter controle de como foi o impacto nas matrículas sendo feitas.

Além de tudo isso, uma outra vantagem que é importante ser destacada tem a ver com planos de ação durante as campanhas. Por exemplo: você e toda a sua equipe estão notando que a divulgação para novas matrículas não está sendo muito bem recebida pelos potenciais clientes. Muda-se a estratégia, atualiza-a no CRM e toda essa jornada é acompanhada por lá.

Dessa forma, mesmo que no futuro você pense novamente em usar essa estratégia que não deu certo, o software apontará os motivos, o que foi que aconteceu, e pode informar novos gestores de como a campanha não funcionou. É um verdadeiro banco de dados de atividades de todos os tipos — algo moderno e, mais uma vez, inteligente para a sua gestão.

Gerencie vagas disponíveis

Entre novembro e começo de janeiro, as rematrículas e matrículas ganham um fôlego intenso. Além disso, colocam a equipe da instituição trabalhando pesado para dar conta de toda essa organização. Porém, mesmo tendo noção de que está tudo indo bem, não tem como fazer uma contagem de vagas no papel ou apenas de memória, certo?

É preciso, mais do que nunca, contar com uma ferramenta que faça essa gestão de vagas disponíveis. Não só isso, mas que mostre quando uma turma encheu e outra precisa ser aberta, fazendo também todo o remanejamento de professores, coordenadores e demais profissionais que serão necessários para o acompanhamento desses alunos.

O CRM educacional é ainda mais aliado nesse sentido, ele pode dar a você uma visão completa desse cenário escolar. Identificar as classes que estão completas, as que precisam de mais alunos, além das atividades para o ano letivo. Com isso, você começa o planejamento junto à equipe pedagógica de como deverá ser desenhado o próximo ano.

E tem mais: com essa visão do todo, você consegue pensar em novas estratégias para o preenchimento de vagas remanescentes. Por exemplo, dá para oferecer descontos em matrículas e uma série de outras ações que ajudam nessa captação alunos.

Agora, com essas dicas de estratégias, é só você contar com um bom CRM educacional e colocar tudo em prática. Caso ainda tenha alguma dúvida, a empresa responsável pela plataforma oferece auxílio na sua implantação e uso.

Gostou deste texto? Então, aproveite e entre em contato conosco para, juntos, elaborarmos as melhores estratégias de gestão para a sua instituição!