Sabemos que, atualmente, muitas escolas ainda não contam com um sistema de gestão financeira que atenda a todas as suas demandas gerenciais. 

No entanto, para montar um processo que permita um controle sobre as questões da instituição, é preciso que o administrador entenda a diferença entre custo, gasto e despesa. Só a partir daí é possível montar uma gestão financeira escolar de qualidade.

E aí, você já sabe as diferenças entre esses conceitos? Então, acompanhe o nosso post de hoje e veja como adquirir um sistema de gestão acadêmica eficaz!

Entenda o conceito de custo

Basicamente, os custos são os valores que uma organização investe na produção de seus produtos ou serviços.

Ao gerenciar uma escola em que o objetivo é comercializar determinado serviço, por exemplo, você sabe que, para isso acontecer de forma satisfatória, é preciso investir um certo valor no processo de comercialização, para fazer com que alunos e pais mantenham o seu interesse.

Assim, o aluno vai continuar matriculado na instituição, e outros estudantes se interessarão pelo seu estabelecimento, proporcionando um crescimento da organização. Aliás, os estudantes são excelentes modelos para exemplificar esse conceito, pois o aluno é um dos fatores que gera custo para a escola.

Então, o dinheiro investido desde o início do processo até a comercialização do serviço, é definido como custo — e é justamente essa despesa que pode levar uma organização a adquirir algumas dívidas.

Justamente por isso, é importante manter um sistema de análise gerencial eficaz, a fim de manter as finanças em ordem e, consequentemente, evitar inadimplências. Além do mais, ainda é preciso se atentar às diferenças entre custo e gasto.

Entenda a definição de gasto

Diferente dos custos que estão diretamente relacionados com os produtos ou serviços comercializados pela organização, os gastos estão ligados a aquisições feitas pela instituição no processo de funcionamento.

Um exemplo disso são os gastos financeiros que a escola tem com serviços de energia elétrica, ou mesmo de telefonia. Porém, um gasto pode facilmente virar um custo se o dinheiro que sai do caixa for usado em algo relacionado aos serviços que serão comercializados.

De fato, é muito fácil se perder entre esses dois conceitos e ter dificuldades na hora de organizar as contas. Por isso, é vantajoso adquirir um software de gestão escolar para ajudá-lo no controle financeiro e nas tarefas do dia a dia.

Contudo, é importante lembrar que ainda há um outro conceito fundamental: a despesa.

Conheça a definição de despesa

Grosso modo, as despesas são gastos que estão diretamente relacionados a aquisição de receita.

Logo, tudo o que é necessário para manter uma escola em funcionamento é uma despesa: como o aluguel, os impostos, os gastos com energia elétrica, água, telefone etc. Além disso, as despesas podem ser divididas em fixas ou variáveis. Vejamos como isso funciona:

Despesas fixas

Estas são as que não variam de acordo com o volume de bens ou serviços adquiridos ou vendidos pela instituição, como o salário dos professores, por exemplo.

Geralmente, essas despesas não causam grandes dores de cabeça ao gestor que já está preparado para administrá-las.

Despesas variáveis

Por outro lado, as despesas variáveis se alteram de acordo com o volume de aquisições ou vendas que a escola realiza. Um ótimo exemplo são as refeições oferecidas na instituição, pois os gastos com alimentos variam de acordo com a quantidade de alunos matriculados em cada ano.

E essas despesas, sim, podem pegar o gestor de surpresa e causar uma tremenda dor de cabeça! Além disso, é importante lembrar que todas essas questões podem influenciar no desenvolvimento da escola.

Por isso, é essencial que o gestor tenha o sistema de gestão escolar como aliado para alcançar seus objetivos — como o de conseguir medir numericamente a qualidade do ensino da sua instituição, por exemplo.

Além disso, é possível resolver outros problemas, como conseguir aplicar simulados frequentes para os alunos, obter um sistema de cobrança efetivo e ainda ter um atendimento de qualidade, que consiga esclarecer suas dúvidas. A seguir, veja como!

Saiba como resolver seus problemas na gestão financeira escolar

De fato, a tomada de decisões é um fator de extrema importância na gestão de uma instituição. E, para garantir uma tomada de decisão estratégica, é muito significativo levar em conta as despesas variáveis.

Afinal, são elas que vão definir o quanto você ainda pode gastar na hora que precisar fazer uma nova aquisição ou um investimento.

No entanto, para alcançar seus objetivos de forma mais eficaz, você pode modernizar seu sistema de gestão por meio da automatização das áreas funcionais. Dessa forma, poderá resolver seus problemas de maneira bem mais simples.

Veja como automatizar as áreas funcionais da escola

Hoje, muitas escolas já têm usado a tecnologia para otimizar a gestão e facilitar as tarefas do dia a dia.

E você também pode fazer isso com um sistema de gestão acadêmica integrado, que visa não só automatizar todas as áreas funcionais escola, mas também garantir o seu desenvolvimento por meio de um software moderno, intuitivo e de fácil utilização.

Contando com vários módulos — Secretaria, Financeiro, Acadêmico, Portal do Aluno, Responsável e Professor, Biblioteca, Portais e Almoxarifado — o sistema contribui com a redução de custos da escola.

Além de aumentar a produtividade dos funcionários, prestar um melhor serviço aos clientes e melhorar a imagem da instituição frente a comunidade!

Portanto, não há dúvidas de que esse é um investimento de excelente relação custo/benefício. E, por meio de um aplicativo baixado em sua máquina, ele ainda te ajudará a otimizar seu sistema de gestão, além de promover um aumento dos lucros por conta da redução de custos.

Além disso, a escola precisa inovar para se desenvolver não apenas financeiramente, mas em todas as áreas da educação. Assim, o próprio aluno se sentirá bem em fazer parte daquela instituição — e, consequentemente, estará mais motivado a estudar.

E aí, gostou do post gestão financeira? Agora que você já sabe a diferença entre custo, gasto e despesa, e também como otimizar o seu sistema de gestão financeira escolar, aproveite para nos seguir nas redes sociais e fique por dentro de todas as novidades!