Poupar tempo e esforços da equipe administrativa, liberando-a de realizar tarefas operacionais e permitindo o foco em ações estratégicas e na implantação de melhorias, são as principais razões pelas quais muitos optam por mudar de software de gestão escolar.

A realidade vista em muitas instituições de ensino mostra que nem sempre a ferramenta escolhida atende às demandas da instituição. Isso acontece principalmente porque algumas empresas oferecem softwares que, em vez de beneficiarem o cliente, consomem tempo sem atender às demandas gerenciais.

O resultado é uma equipe sobrecarregada com a necessidade de alimentar o sistema com uma infinidade de dados, sem a possibilidade de utilizá-los para análises gerenciais ou de oferecer diferenciais para o seu público-alvo. Se você se identificou com essa situação caótica, pode ser que esteja na hora de mudar seu software de gestão escolar.

Para evitar uma atitude precipitada, listamos aqui 12 sinais que o ajudarão a identificar se essa é uma medida necessária em sua instituição de ensino. Vamos começar?

Sinais de que é hora de mudar de software de gestão escolar

1. Não há como integrar setores

Se o sistema de sua escola não permite a integração dos dados fornecidos pela secretaria, pela equipe técnica, pelos gestores administrativos e financeiros ou outros departamentos para obter relatórios específicos e relacioná-los com as informações de acordo com as necessidades, é possível que tempo e recursos humanos estejam sendo desperdiçados.

Um dos diferenciais de um software de gestão escolar precisa ser sua capacidade de utilização de dados por diversos setores. Dessa forma, diferentes equipes não perdem tempo levantando e classificando as mesmas informações diversas vezes para obter relatórios diferentes.

Além de sobrecarregar o time com tarefas desnecessárias, um software ineficiente consome o tempo que poderia ser utilizado em ações mais produtivas, como na avaliação do desempenho e na implantação de melhorias.

2. O atual software de gestão escolar não funciona quando você mais precisa

Seu sistema frequentemente envia mensagens de erro, que impedem a realização de tarefas? Ou, pior ainda, impedem o salvamento depois da inserção de uma lista de dados, causando um enorme prejuízo? Você já ficou “na mão” por diversas vezes porque o sistema simplesmente travou durante uma matrícula?

Esses são indícios sérios de falhas de programação, que comprometem a fluidez dos processos e até a segurança dos dados, sendo sempre sinais de alerta. Quando o suporte não é eficiente, outra ocorrência muito comum é que o sistema simplesmente saia do ar, impedindo a realização de tarefas em momentos críticos e o acesso de funcionários e clientes.

3. O fornecedor não oferece o suporte adequado

Por falar em suporte, esse é mais um problema que a sua escola enfrenta? Não é incomum que, depois da venda, algumas empresas simplesmente desapareçam, tendo suas linhas de atendimento sempre ocupadas e o chat permanentemente indisponível.

Como resultado, você não tem o sistema e o atendimento necessários nos momentos em que eles seriam fundamentais. As tarefas que seriam realizadas sofrem atraso e até mesmo a comunicação com os clientes é prejudicada.

Um bom suporte é aquele que prevê o atendimento pleno à instituição de ensino antes, durante e depois da implementação da ferramenta. Ele precisa oferecer e orientar um planejamento para a migração de dados, prever a capacitação dos funcionários para utilizá-lo e estar à disposição para esclarecer dúvidas e garantir a solução de eventuais problemas.

4. O gerenciamento financeiro é ineficiente

Um bom sistema inclui um gerenciamento financeiro completo, que permite a centralização de todas as informações referentes ao setor: dados bancários, de pagamentos e inadimplência, despesas, receitas, inventário de materiais etc. E tudo isso, com muita segurança!

Portanto, se a instituição precisa ficar adicionando outras ferramentas para executar ações como o registro das notas fiscais dos fornecedores, a geração de boletos ou o pagamento dos colaboradores, o sistema é, no mínimo, inadequado.

A ferramenta também deve permitir que o administrador consiga rastrear todas as movimentações financeiras. Além disso, é preciso obter relatórios detalhados, que auxiliem a detectar os aspectos em que a gestão precisa de ajustes de forma simples e rápida.

Apenas para termos uma ideia, essas são algumas funcionalidades que um software de gestão escolar pode oferecer:

• planejamento do orçamento anual da escola e estabelecimento de tetos de gastos para cada plano de conta;
• emissão automática de boletos bancários para todos os bancos nacionais e envio por e-mail;
• criação e gerenciamento de tabela de preços generalizada ou segmentada;
• consulta a balanços diários, mensais e anuais de faturamento e pagamentos, assim como a relatórios gerenciais analíticos e sintéticos;
• realização de cobrança aos inadimplentes por SMS e e-mail, com link para impressão do boleto atualizado;
• gerenciamento de despesas previstas e realizadas.

Sem essas funcionalidades, a instituição gasta mais recursos com a compra de ferramentas adicionais. O funcionário, por sua vez, fica impedido de se dedicar a atividades mais produtivas, pois se ocupa com a realização de tarefas que seriam facilmente executadas por um software eficiente.

Por isso, automatizar processos deve ser a principal vantagem oferecida pelo sistema.

5. Não há como controlar setores importantes no software de gestão escolar atual

Embora a atividade fundamental seja o ensino, muito do sucesso de uma instituição, especialmente no aspecto financeiro, depende do controle de setores paralelos.

Há vários departamentos que exigem esse controle — biblioteca, almoxarifado e estoque estão entre eles. Apesar de a gestão desses setores ser pouco mencionada entre as principais necessidades de uma IE, não se pode negar que ela tem sérias implicações no sucesso financeiro da instituição.

Quando o sistema não contempla o funcionamento dessas áreas, o trabalho é fragmentado, com implicações para a IE — um exemplo claro é o controle de estoque e almoxarifado. Assim, um bom software não pode negligenciar esses departamentos sem comprometer os recursos da escola.

6. A elaboração de documentos é complexa

Principalmente em uma escola, a elaboração de documentos precisa ser extremamente ágil e simples. Em um sistema eficiente, a integração com um banco de dados alimentado pelos diversos setores permite a impressão de documentos de forma automática e seguindo um modelo predefinido.

Portanto, a era de abrir um documento antigo, copiar o texto, colar em um novo e preenchê-lo com os dados de forma manual já passou. E, se os seus funcionários ainda se ocupam com esse tipo de tarefa, a troca do software de gestão escolar é necessidade urgente.

O preenchimento de contratos, comprovantes de matrículas, históricos, declarações e documentos que precisam ser enviados aos órgãos oficiais por um sistema funcional não apenas diminui os processos burocráticos, como também contribui para a segurança e a precisão das informações.

Entre outras funcionalidades, um bom sistema proporciona à sua instituição de ensino:

• gerenciamento e arquivamento digital de documentos, com a utilização de scanner no sistema;
• transferência de turma de um aluno com a transposição automática de todos os dados (notas, faltas etc.);
• gerenciamento das solicitações de entrega de documentos, de acordo com os prazos e preços cobrados pelos serviços;
• facilidade para concluir processos com alta demanda de trabalho. Um exemplo é a rematrícula em massa, que permite que o usuário faça a matrícula de turmas inteiras com poucos cliques;
• alimentação automática do histórico escolar nos anos em que o aluno estudou na escola e inclusão simplificada de informações vindas de outras instituições.

7. A ferramenta não acompanha o crescimento da instituição

Pode ser que o sistema utilizado tenha sido escolhido em um momento no qual a instituição fosse menor e não tivesse a demanda de hoje. Também é possível que muitos dos serviços que existem agora nem estivessem disponíveis no mercado.

Porém, se a sua escola cresceu e o software não acompanhou essa evolução, provavelmente ele não é mais adequado para atender às demandas complexas decorrentes dessa expansão.

Nesse caso, as insatisfações podem ser muitas: instabilidade do sistema, incapacidade para armazenar e organizar o novo volume de dados, e ausência de ferramentas úteis para a gestão diante contexto atual.

O crescimento de sua empresa não pode ficar condicionado à ineficiência de um sistema despreparado para acompanhar sua evolução e seu sucesso. Isso pode inviabilizar ou encarecer uma gestão mais produtiva.

8. O software de gestão escolar não permite a interação

A inserção e a interação de todos os envolvidos na vida do aluno são diferenciais para o sucesso acadêmico e, também, para a fidelização do cliente. Por isso, é importante que o software escolhido permita a interação entre pais, alunos e instituição de ensino.

Atualmente, o mercado dispõe de opções que incluem até aplicativos que podem ser utilizados por responsáveis pelo estudante. Eles viabilizam uma comunicação rápida e transparente, geram economia e eficiência (por abolirem os comunicados impressos), enviam notificações que facilitam os pagamentos e permitem que os pais tenham um contato mais próximo com a escola.

Portanto, se o seu sistema não possui tal funcionalidade, esse é mais um sinal de que a escola está perdendo uma grande oportunidade para envolver os pais na vida escolar do aluno e facilitar o cumprimento de seus compromissos — inclusive financeiros — com a instituição.

9. O trabalho do professor não é facilitado

Todos os funcionários são importantes para o processo educacional. No entanto, não podemos negar que todos esses profissionais precisam direcionar seus esforços para que o ator principal — o professor — tenha as condições favoráveis para promover a aprendizagem dos alunos.

A correção de provas e o registro de notas estão entre as tarefas que mais tomam tempo dos professores. Seja manual ou via sistema, o preenchimento do diário está entre as atividades burocráticas que exigem não só organização, mas uma porção de tempo considerável.

Livre dessas tarefas, o professor pode dedicar um tempo maior à ampliação do conhecimento, à preparação de aulas interessantes e à elaboração de recursos pedagógicos para potencializar a aprendizagem dos estudantes.

Atualmente, o mercado oferece ferramentas que preveem a correção de gabaritos e o registro automático de notas no sistema. Além de disponibilizá-las imediatamente para os alunos e seus responsáveis, essa facilidade permite que o professor direcione tempo e esforços ao que realmente importa: a qualidade do ensino.

10. Não há a disponibilização de ferramentas para melhorar a atuação da IE

Com as atuais avaliações oficiais e a necessidade de preparar o estudante para o vestibular ou o mercado de trabalho, espera-se que as instituições de ensino sejam realmente eficientes. Isso exige que direção e equipe pedagógica tenham condições de avaliar não só o rendimento dos alunos, mas de comparar os resultados de estudantes e turmas.

Essa análise permite identificar os fatores que levam ao sucesso no processo de ensino e aprendizagem, além de apontar caminhos para potencializar o bom desempenho. Por isso, um bom sistema é aquele que integra os dados e os apresenta tanto em forma de relatórios quanto de gráficos.

De maneira muito simples, tais recursos permitem que o setor pedagógico leia essas informações, e identifique aspectos que necessitam de melhorias e o melhor caminho para implantá-las. Para que a equipe pedagógica tenha condições de promover a qualidade de ensino, é preciso que o sistema de gestão:

• ofereça um resultado mais preciso e elaborado aos alunos, com gráficos e estatísticas. Isso permite que a Orientação Educacional faça um trabalho mais efetivo de aconselhamento aos estudantes;
• forneça gráficos e estatísticas também das turmas ou por disciplinas, favorecendo a identificação de fatores que promovem o sucesso ou causam dificuldades;
• permita um diagnóstico que impulsione a melhoria de desempenho da escola em avaliações como ENEM e vestibulares.

11. Erros que necessitam de correção não são apontados

Não podemos negar que, devido à natureza de sua atuação, uma instituição de ensino apresenta tarefas excessivamente burocráticas. Nelas, inevitavelmente, ocorrem lapsos ou erros que exigem tempo para conferência e, às vezes, só são detectados depois que toda a documentação foi impressa.

O resultado é conhecido por muitos funcionários da equipe técnica e da secretaria escolar: retrabalho e desperdício de tempo (e até mesmo de suprimentos). A automação precisa, por isso, atender também a essa necessidade.

É por isso que os melhores softwares disponíveis no mercado possuem ferramentas que auditam os registros imediatamente e identificam:

• alunos sem nota;
• históricos de alterações de nota;
• aulas sem registro de conteúdo;
• divergências entre a quantidade de aulas previstas e dadas.

Com a auditoria, os erros são apontados facilmente e podem ser corrigidos antes da geração da documentação. Isso poupa não só o tempo da equipe técnica e da secretaria, mas também reduz o consumo de suprimentos como papéis e materiais para impressão e, consequentemente, o desperdício.

12. O fornecedor bloqueia recursos fundamentais

Infelizmente, há empresas que atuam dessa maneira. Elas oferecem um pacote de funcionalidades a um preço interessante (ou até mesmo gratuitamente), porém bloqueiam outras ferramentas importantíssimas para o cliente.

A estratégia desses fornecedores é realizar uma cobrança adicional para liberar as ferramentas, geralmente estipulando um alto valor para o acesso às funcionalidades que as escolas precisam.

Como se pode ver, essa prática é bastante prejudicial às instituições de ensino. A elas, restam duas escolhas: lidar com um pacote muito limitado de funções e realizar diversas tarefas manualmente, ou investir uma grande quantia para obter o serviço de que precisam. De qualquer uma das formas, as escolas saem prejudicadas.

Fatores que devem ser levados em conta na escolha do sistema

Tão importante quanto identificar que é hora de substituir o seu software de gestão, é fazer uma boa escolha quanto ao novo fornecedor.

De nada adianta trocar “seis por meia dúzia” ou aderir a um sistema que não oferece o suporte de que você precisa. Sendo assim, é importante levar em conta algumas questões. Confira.

As especificações do software de gestão escolar

Não basta escolher um software específico para gestão escolar: é preciso que ele atenda às suas reais necessidades. Os módulos disponibilizados realmente vão ao encontro do que você precisa? E as funcionalidades, são compatíveis com o trabalho que você desempenha?

Além disso, a flexibilidade é outro critério importante para análise. Se for necessário modificar ou acrescentar campos e módulos específicos, isso será possível sem grandes transtornos? O fabricante oferece essa possibilidade?

Quanto mais o sistema escolhido se adaptar à sua escola, mais ele cumprirá a sua função — que é a de facilitar o seu trabalho.

O atendimento e suporte da empresa

Um sistema de gestão escolar não é algo que você simplesmente compra e pode cortar relações com o fabricante. A empresa fornecedora acompanhará você, a partir de suporte técnico e atualizações periódicas. Sendo assim, o atendimento se torna tão importante quanto o produto oferecido.

Os profissionais estão realmente dispostos a ajudar sempre que preciso? Existe suporte disponível 24 horas para casos de ameaças virtuais? A cordialidade costuma fazer parte das suas conversas com a empresa?

Se levarmos em conta que será uma relação duradoura, vale a pena investir em um bom atendimento. Afinal, pode ser que dúvidas apareçam conforme você utilizar a ferramenta. Além do mais, é preciso saber desde a contratação qual a cobertura oferecida.

O custo do serviço

Todo serviço tem um preço, e é claro que, se você deseja obter suporte para a ferramenta contratada, terá que pagar por isso. Nada mais justo, não é mesmo? É por isso que o preço também precisa ser justo. Valores abusivos ou muito abaixo do mercado devem servir de alerta ao analisar se vale mesmo a pena escolher a empresa em questão.

O preço alto demais pode ser resultado de uma supervalorização do serviço. Valores excessivamente abaixo do mercado, por outro lado, podem representar um serviço inferior. A questão do valor não consiste simplesmente em escolher a ferramenta mais barata, mas em analisar o custo-benefício oferecido.

O ideal é analisar o valor em conjunto com os itens disponibilizados. Só assim será possível pagar um preço justo pelo serviço prestado.

Razões para escolher o software de gestão escolar Escolaweb

Quando uma escola deseja uma mudança de sistema, ela procura por algo que vai além de um software. Afinal, encontrar uma ferramenta diferenciada ajuda no desenvolvimento da instituição de ensino, visto que influencia diretamente na produtividade, nos custos e na sua imagem junto ao público. É essa otimização do trabalho que o sistema Escolaweb visa oferecer.

Contamos com módulos específicos para cada setor da escola: financeiro, secretaria, pedagógico e até ferramentas complementares, como matrícula online e corretor automático de provas. A fluidez do sistema de trabalho fica por conta da integração de dados de todos esses setores.

Flexível, fácil de acessar, eficiente e moderno. Essas são apenas algumas das características que mostram que o nosso sistema é a melhor opção para a mudança que você deseja. Por isso, não perca tempo e experimente o nosso software de gestão escolar!

Como vimos, mudar de software de gestão pode não ser tão simples quanto parece. Isso porque o processo demanda uma análise profunda da nova ferramenta, em comparação com a que você utiliza atualmente. E é pensando nisso que recomendamos o Escolaweb, pois apresenta vantagens que justificam a troca.

Você identificou um ou mais sinais de que está na hora de trocar o seu software de gestão? Acredita que é possível aprimorar a administração da sua instituição de ensino? Então, baixe o nosso e-book com dicas imperdíveis para otimizar os custos da sua gestão escolar!