Você sabe o que é CRM?

A instituição de ensino, por si só, enfrenta desafios diariamente. Muitos deles são desconhecidos pelo público em geral, pois, somente o responsável pela gestão sabe como é lidar, ao mesmo tempo, com a educação de crianças, jovens e adultos, além de cuidar do financeiro, administrativo, recursos humanos, marketing e outros.

Para convergir todas as frentes de trabalho que fazem parte da gestão de uma instituição de ensino você pode contar com a ajuda de uma ferramenta tecnológica, mais precisamente um sistema: o CRM. Ele faz o gerenciamento de dados e relacionamento com os pais, alunos e comunidade escolar.

Quer saber mais sobre ele e os seus benefícios? Continue a leitura e saiba o que é CRM e como utilizar em sua instituição de ensino.

Afinal, o que é CRM?

CRM é uma sigla em inglês que significa Customer Relationship Management (gestão de relacionamento com o cliente). Trata-se de um software que efetua o gerenciamento de dados de uma organização para que ela consiga atingir níveis mais satisfatórios no relacionamento com os seus clientes.

Apesar de ser um software, ele faz parte de uma estratégia maior — focada no cliente. Nele, um banco de dados armazena todas as informações das pessoas que, de alguma forma, se relacionam com a instituição de ensino. Por meio do histórico de interação entre as partes, a instituição ganha fôlego para personalizar suas abordagens e oferecer uma experiência cada vez mais completa.

O gerenciamento desses dados demanda um grande esforço, pois, é preciso saber como armazenar, processar e fornecer acesso a eles. Quando não são registrados ou o registro deles ocorre de forma manual, isso pode gerar informações incorretas ou o desencontro delas. Assim, a sua instituição de ensino pode perder a efetividade na gestão.

Como funciona um CRM?

O CRM faz a gestão de todo o relacionamento entre a sua instituição de ensino e os clientes. Os e-mails enviados, as propostas, as ligações que precisam ser feitas e os agendamentos são controlados pelo CRM. Dessa forma, hoje, todas as ações da instituição que visam atrair e reter clientes podem ser gerenciadas pelo sistema.

Como havíamos dito, trata-se de uma estratégia no formato de ferramenta. Podemos compará-lo a uma ponte que interliga as necessidades da instituição às soluções. Ele pode funcionar de três maneiras: offline (instalado em um servidor local), online (completamente fora da instituição) e híbrido (reúne o melhor dos dois modos anteriores).

O CRM armazena e organiza todas as informações referentes aos clientes, inclusive aqueles potenciais que estão em fase de prospecção. Todas as etapas da sua estratégia comercial são registradas nesse sistema, bem como as interações com os clientes, para que os dados gerados sejam utilizados de forma racional, voltados para o crescimento da instituição.

Ressaltamos que o sistema CRM não trabalha sozinho, portanto, de nada adianta ter um software completo e cheio de recursos se a sua instituição de ensino não aderir a uma cultura voltada para atender e se relacionar com os clientes. Sem a obtenção de dados importantes para alimentar o software, ele perde a utilidade.

Por que usá-lo na instituição de ensino?

O CRM, em uma instituição de ensino, vai além do eficaz gerenciamento do relacionamento com os atuais clientes e aqueles que demonstraram interesse pelos cursos ou a escola. Nessa ferramenta, é possível cadastrar cada pessoa com uma ficha própria. Nela, constarão suas informações relevantes, como os dados e o motivo de contato.

Isso possibilita a criação de um funil de vendas, onde os momentos de decisão de compra dos clientes podem ser acompanhados em tempo real. Cada uma das etapas percorridas durante o relacionamento deles com a instituição pode ser analisado. Entende-se, desse modo, quais etapas podem ser automatizadas.

O software CRM é capaz de automatizar tarefas, tornando a rotina da gestão de ensino ainda mais eficaz e produtiva. Em vez de perder tempo com algumas atividades manuais, basta programar o sistema para que ele execute determinadas tarefas, por exemplo:

• geração de listas de contatos para o call center;
• direcionamento de cada cliente para o setor responsável;
• envio de e-mails, SMS e outras formas de contato em momentos específicos.

Uma das vantagens desse sistema é a integração com as redes sociais, pois, possibilita a captura de informações importantes que já estão disponíveis nesse ambiente — tornando ainda mais ágil e completo o cadastro. Basta que o cliente, ao entrar em contato com a instituição e se cadastrar para receber informações, libere o acesso aos dados do perfil.

Assim, a instituição de ensino passa a controlar com mais precisão os contratos e negociações que estão sendo feitos. Isso cria uma compreensão maior em torno do trabalho realizado pela equipe de vendas.

A partir das informações obtidas podem ser traçadas novas estratégias de vendas e abordagem. Essas mesmas informações também fazem parte de relatórios que são utilizados para criar, manter e fortalecer o diferencial competitivo da instituição de ensino.

Outro benefício do CRM é a integração de diferentes áreas dentro da instituição, gerando valor para cada uma delas. Em vez de trabalharem separadas, elas têm autonomia e conseguem traçar estratégias com as informações que uma obtém da outra.

Como escolher o melhor sistema?

O CRM pode ser contratado em duas versões: ele sozinho ou integrado a um sistema de gestão. As duas opções são válidas, mas precisamos ressaltar a diferença existente entre elas. Quando um software opera de modo independente, a integração entre as ferramentas que a instituição utiliza passa a ser mais trabalhosa.

Por outro lado, se o CRM já fizer parte do sistema de gestão, torna-se mais fácil visualizar ter uma visão completa do negócio. Outro ponto importante que precisamos destacar na escolha do CRM, é o fato de ele ser ou não voltado para o tipo de instituição que você trabalha. Existem softwares voltados para diversos nichos, bem como os genéricos.

Já que nós estamos falando sobre a sua instituição de ensino, recomendamos que a ferramenta adotada seja voltada para esse modelo de negócio — pois, já possui todas as soluções necessárias. Optar por um CRM genérico, que pode ser adotado por qualquer tipo de empresa, pode fazer com que a sua instituição leve mais tempo para adequá-lo às próprias necessidades.

Escolher um CRM especialmente desenvolvido para escolas, faculdades e outros centros de ensino garante que a ferramenta ofereça os recursos desejados. Agora que você sabe o que é CRM e como ele funciona, faça a sua escolha de modo consciente.

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