Todo gestor escolar deseja ver os seus alunos progredindo nos estudos, obtendo boas notas nas avaliações e em meio a uma comunidade satisfeita com a qualidade da educação que é oferecida. Alcançar esse patamar não é uma missão impossível, entretanto, requer um trabalho árduo no planejamento estratégico e definição do orçamento anual da escola.

Como as instituições de ensino têm muitos gastos e custos operacionais, elas precisam adotar um planejamento orçamentário. Somente ele permite nortear os investimentos, bem como o fluxo de caixa. É dessa maneira que você garante ações positivas no desempenho do seu planejamento estratégico, alcançando o sonhado patamar de qualidade.

Se você deseja planejar o orçamento anual da escola, continue a leitura e aprenda como fazer com a ajuda deste artigo.

1. Qual é a importância do orçamento anual da escola para a gestão?

Muitas escolas, que buscam melhorar a qualidade do ensino oferecido e das suas ações, encontram no planejamento estratégico a solução que viabiliza essa realidade. Ele é um modo de gerir, planejar e executar ações detalhadas precisas com a finalidade de alcançar os objetivos e metas traçadas.

Quando você e a sua equipe planejam alguma coisa, descrevem detalhadamente um plano de ação. Isso significa que todas as ações passam a ser norteadas, coordenadas e acompanhadas. É diferente do que ocorre em um plano, onde as operações previstas para alcançar um objetivo apenas são ordenadas de forma sequencial.

No cenário da educação, o planejamento estratégico é uma ferramenta que permite enxergar a realidade da escola. Ele é baseado em um processo de avaliação que é bastante detalhado, possibilitando a criação de uma perspectiva para o futuro e apontando as mudanças que precisam ser feitas.

Um dos principais pilares do planejamento estratégico é o orçamento anual da escola, afinal, sem dinheiro fica um pouso difícil de colocar em prática determinadas ações, não é verdade? Em qualquer ambiente organizacional, o orçamento é necessário para identificar as suas receitas, gastos, custos e resultados.

O orçamento anual escolar viabiliza as ações de planejamento e investimento que foram previstas na estratégia da sua instituição de ensino. Por meio da obtenção de dados provenientes de períodos anteriores, torna-se possível prever com mais certeza a quantidade de receitas e gastos que ocorrerão durante o ano.

Desse modo, dá para saber até que ponto o orçamento da sua escola é flexível para que sejam realizados novos projetos e investimentos. A projeção dos custos e despesas futuros possibilita o confronto com a previsão de receitas, oferecendo a visibilidade necessária que vai assegurar as ações do planejamento escolar.

Um orçamento bem feito e com teto de gastos é fundamental também para evitar problemas oriundos da inadimplência escolar. Quando os pais e responsáveis interrompem o pagamento das mensalidades dos alunos, a instituição de ensino pode sofrer com a redução de receitas, prejudicando as ações planejadas para o seu crescimento.

Esse controle financeiro assegura que, mesmo ao estar diante de um momentos difícil na economia, a instituição conseguirá honrar com os seus compromissos e evitar a ocorrência de prejuízos, como o não pagamento de fornecedores, custos de manutenção e salários. Garante-se, portanto, um fechamento de contas mais preciso e seguro.

2. Como definir metas para o orçamento anual da escola?

O estabelecimento de metas é o primeiro passo para que você consiga fazer um orçamento anual bem-sucedido. O melhor momento para colocar isso em prática é a virada do ano, pois um novo ciclo está para começar. Além de elaborar o cronograma escolar, a sua equipe deve sentar e fazer o planejamento das metas.

Essa é uma atividade fundamental para a gestão escolar, entretanto, ressaltamos que algumas orientações são necessárias para que o foco seja mantido — bem como a participação de mercado. Lembre-se que lá fora a concorrência está acirrada e o que garante a matrícula dos alunos é a precisão das suas atitudes.

A seguir, veja como podem ser definidas as metas para o orçamento anual da escola.

2.1. Analise o mercado

A definição de metas começa de fora para dentro, portanto, é essencial que você e a sua equipe conheçam e estudem as demais instituições de ensino. Busque referências para que as suas decisões sejam fundamentadas em exemplos práticos e reais. Todavia, é preciso manter firme os dois pés no chão e estar ciente da realidade da sua instituição.

2.2. Saiba o quanto quer crescer

A gestão escolar requer um norte para que funcione corretamente. Com base nas possibilidades da sua escola e no desejo de avançar, defina qual será o crescimento esperado para que as metas sejam estabelecidas. Não esqueça de ser realista, pois, neste ponto, são grandes as chances de acabar se frustrando com projeções inalcançáveis.

2.3. Busque objetividade e clareza

Essa dica vale tanto para os objetivos pedagógicos quanto administrativos. Seja específico naquilo que viabiliza o crescimento da sua escola, determinando cada uma das ações desejadas para que o controle financeiro possa dar conta e garantir a realização de todas as metas estabelecidas.

2.4. Pense nos prazos

As metas envolvem prazos, afinal, o seu desejo é que elas sejam cumpridas. Sendo assim, pense neles para que os seus planejamentos estratégico e financeiro funcione em sintonia. Eles nortearão também outras ações envolvidas, mobilizando equipes para que todos permaneçam focados nas metas.

2.5. Envolva todos nessa jornada

Conte com os membros da comunidade escolar para que as metas sejam atingidas com mais rapidez, sem perder a qualidade. Motive os profissionais para que eles trabalhem dedicados e em prol do planejamento da instituição. Apresente as razões por trás das metas estabelecidas e mantenha a unidade entre todos.

2.6. Use a criatividade para se superar

Como os recursos financeiros não são abundantes, em determinados momentos nós precisamos encontrar soluções criativas para estabelecer e atingir metas. Aproveite o envolvimento da comunidade escolar para que eles opinem e sugiram melhorias, cortes, mudanças e outras ações que viabilizam um orçamento equilibrado.

3. Como estabelecer as prioridades e, ao mesmo tempo, reduzir despesas?

A redução de despesas, sem perder a qualidade, é um grande desafio presente na gestão escolar. Diferentemente do que ocorre com as empresas que comercializam produtos, a instituição de ensino oferece um serviço de longo prazo — o que exige um nível de responsabilidade acima do habitual.

No planejamento do orçamento anual da escola, a gestão financeira precisa ser trabalhada em múltiplas frentes, entretanto, com um ponto focal em comum: o aluno. Ele jamais pode ser prejudicado pelo estabelecimento das prioridades da escola, muito menos por causa da redução de despesas.

Para estabelecer as prioridades, lembre-se dos objetivos e metas que foram traçadas anteriormente. Comece a avaliar a situação da instituição e observe como os recursos financeiros são gastos. Existem algumas atividades e rotinas que parecem, à primeira vista, inerentes à atividade escolar. São nelas que você deve focar.

A impressão de provas, testes, listas de exercícios e comunicados é um exemplo disso. Contabilize o total de recursos que são gastos para que uma única folha de papel seja impressa. Será que uma parte dessa impressão não poderia ser substituída por uma plataforma digital? Avalie.

Outro aspecto importante que você pode observar é o uso dos recursos naturais na sua escola, como a água. Na sala de aula, os professores ensinam aos alunos que poupar água é uma atitude importante para o meio ambiente, entretanto, muitas vezes ela não é adotada pela própria escola.

A substituição dos modelos antigos de descargas por novos e mais econômicos, com caixa acoplada, é um investimento que garante a economia de água e a redução de despesas no futuro. O mesmo ocorre quando a água da chuva é coletada e usada para regar o jardim e dar a descarga nos banheiros.

A energia elétrica também tem um forte impacto nos custos da escola. Nos tempos de seca, o governo federal autoriza as distribuidoras a aumentarem o preço da energia. De acordo com uma reportagem do jornal O Globo, ela será um dos fatores que mais vão pesar no bolso dos brasileiros — inclusive das empresas e instituições de ensino.

A adoção de lâmpadas de LED, que são mais eficientes e têm vida útil prolongada, já não é mais uma solução que garante a economia desejada. É preciso ir além e usar a criatividade para garantir uma redução de custos. Portanto, pense em aproveitar ao máximo a luz do dia para realizar atividades ao ar livre e nos pátios da escola.

Essa priorização do espaço aberto é uma excelente opção para cortar gastos sem que isso afete negativamente a qualidade do ensino e das atividades propostas. Trata-se do tipo de ação que não exige investimento financeiro, apenas a conscientização dos alunos e professores de que os interruptores de energia das salas e demais espaços fechados devem permanecer desligados enquanto são realizadas as atividades fora de classe.

4. Como diferenciar os recursos do orçamento anual da escola?

Agora que começamos a falar mais sobre os custos de uma escola, é fundamental aprender a diferenciá-los. Nós sabemos que a gestão escolar financeira é um tanto complexa e que, por esse motivo, muitos gestores optam por terceirizá-la. O fato é que isso faz parte da rotina da instituição e você pode tentar aprender mais sobre ela.

A prestação de contas dos gastos da escola segue a mesma lógica que o imposto de renda. Na renovação do planejamento estratégico para o próximo ciclo, devemos informar como os recursos foram utilizados. O mesmo ocorre quando se deseja reduzir gastos, afinal, para diminuí-los, antes você deve saber onde foram aplicados.

A organização desse controle pode ser feita com a ajuda de pastas ou de um software de gestão. No caso do software, os comprovantes são digitalizados e o próprio sistema faz um balanço entre os recursos que entram e saem da escola. O controle passa a ser mais preciso e o acompanhamento constante.

Saiba diferenciar os recursos de custeio e capital.

4.1. Recursos de custeio

São aqueles destinados à contratação de serviços de manutenção e à aquisição de bens e materiais de consumo, ou seja, o que envolve o bom funcionamento da sua escola.

4.2. Recursos de capital

Cobrem as despesas com a aquisição de equipamentos e demais materiais permanentes para a escola, portanto, são considerados como reposição ou aumento de patrimônio.

Dividir o seu orçamento em dois permite facilitar o entendimento acerca da forma que os recursos financeiros são gastos: patrimônio ou reposição de materiais e manutenção.

5. Quais são os passos para a execução de um orçamento anual da escola?

5.1. Avalie os valores pagos com salários

O orçamento anual deve contemplar os recursos financeiros que são necessários para o pagamento dos salários dos colaboradores da escola. Considere tanto aqueles que são contratados diretos quanto os indiretos.

5.2. Levante todos os custos de manutenção

Faça um levantamento para identificar todos os recursos de custeio, conforme explicamos no tópico anterior. Considere os gastos com a manutenção da estrutura física da escola e a compra de materiais de consumo.

5.3. Faça a checagem de suprimentos

Os materiais que precisam ser repostos também devem entrar no orçamento, como papel-toalha, papel higiênico, produtos de limpeza, lâmpadas, canetas, borrachas, cartolinas e até a tinta necessária para imprimir os formulários e provas.

5.4. Considere também os aparelhos e maquinários no orçamento anual da escola

Os recursos de capital também devem ser listados. Além dos custos de manutenção, que já foram citados anteriormente, você deve considerar a aquisição de novos aparelhos e maquinários. Entre eles, citamos: lousas, armários, carteiras, computadores e impressoras.

5.5. Coloque os equipamentos de esporte e laboratórios

As atividades extraclasse que a sua escola oferece também têm gastos e um custo de manutenção, portanto, não esqueça de incluir no orçamento os equipamentos esportivos (traves, redes e bolas) e os que são usados nos laboratórios (tubos de ensaio, microscópios e soluções químicas).

5.6. Defina quais serão os projetos escolares do próximo ciclo

Lembre-se das metas e objetivos que foram definidos lá no começo deste artigo. Eles representam o crescimento da sua escola e podem ser colocados em prática por meio de projetos escolares. Sendo assim, não esqueça de atrelar a eles os custos com materiais, pagamento de horas extras e tudo mais que estiver envolvido na execução deles.

6. Preciso registrar todas as despesas no orçamento anual da escola?

O levantamento das informações listadas no tópico anterior o faz questionar a necessidade de registrar todas as despesas, não é verdade? O fato é que sim, você precisa ter cada despesa documentada e isso exige um controle rígido e constante acerca dos gastos. É como se fosse o orçamento da sua família.

O registro das despesas permite a identificação dos gastos que prejudicam o gerenciamento escolar, afinal, você precisa do máximo de recursos para colocar em prática os projetos escolares e, desse modo, atingir as metas e objetivos que foram elaborados no início do planejamento do orçamento anual escolar.

Efetuar esse controle das despesas permite identificar gastos que, às vezes, passam despercebidos. Geralmente eles são pequenos, entretanto, a frequência deles é tão alta que você chega a se assustar com o volume acumulado no fim do ano. É o caso da tinta para impressora, papel e até material de limpeza.

No caso da tinta e do papel, uma rápida avaliação possibilita perceber como os recursos poderiam ser utilizados de maneira mais consciente. Em vez de imprimir somente em um dos lados da folha de papel, por que não fazer isso também no outro? Só aí você obtém uma economia de 50% — já que deixa de usar duas folhas.

No exemplo que citamos, desconsideramos os gastos com a tinta, mas nós sabemos que a escolha do equipamento pode impactar no volume utilizado. Existem impressoras a jato, a laser e tanque de tinta. Uma rápida pesquisa, de acordo com a quantidade de impressões que a sua escola faz, permitirá escolher o modelo mais econômico.

Perceba que essas constatações partem do simples fato de você registrar todas as despesas. O registro delas ajuda a transparecer os processos internos e a identificar quais deles são ineficientes do ponto de vista operacional e financeiro. É dessa maneira que você encontra os pequenos e grandes ralos por onde os recursos da escola acabam se esvaindo.

7. Como estabelecer o teto de gastos no orçamento anual da escola?

O planejamento do orçamento escolar também requer o estabelecimento de um teto de gastos. Nenhuma pessoa física ou jurídica consegue manter o controle financeiro se ela gasta mais do que recebe. Sendo assim, o orçamento da sua escola precisa contar com um valor máximo de gastos para o ano.

O teto de gastos é estabelecido com a ajuda do levantamento das despesas da instituição de ensino. Saber a quantia que foi gasta nos anos anteriores ajuda a prever o total que será necessário para o próximo ciclo. Para isso, você pode fazer uma progressão aritmética de acordo com a evolução da escola nos últimos anos.

O resultado encontrado a partir desse cálculo ajuda a ter uma ideia do quanto a instituição vai gastar no próximo ano. Em cima dele, deve-se determinar as ações que garantirão que esse valor não será ultrapassado. É dessa forma que os recursos começam a ser economizados e você alimenta o fundo de caixa.

Tenha em mente que o teto de gastos não pode ser visto como um fator limitante para o crescimento da escola ou a qualidade do ensino oferecido. Essa é uma garantia de que os recursos estarão sempre disponíveis para a escola, podendo ser aplicados em investimentos e melhorias — bem como apoio para os momentos de crise financeira.

Quando o país, continente ou mundo é afetado por uma crise, as empresas que não têm um bom controle financeiro são as primeiras a serem impactadas. A falta de uma reserva faz com que elas recorram aos empréstimos, redução do quadro de colaboradores e até diminuição da qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Como os períodos de crise são momentâneos, uma boa reserva financeira terá a capacidade de ajudar a instituição de ensino a manter os seus investimentos e melhorias constantes. Para isso, é fundamental que se faça uma gestão apurada dos recursos que entram e saem.

8. Como um software de gestão pode me ajudar no planejamento do orçamento anual da escola?

Antes de considerar a ideia de terceirizar a gestão financeira escolar, nós o convidamos a conhecer os benefícios de um software no planejamento do orçamento anual da instituição de ensino. A sua posição de liderança entende a importância acerca desse conhecimento, afinal, internalizar a gestão permite um maior controle dela.

A seguir, saiba como o software de gestão pode ajudar no planejamento do orçamento anual da escola.

8.1. Centralização do fluxo de caixa

O volume de gastos que a escola tem gera uma quantidade imensa de dados, que precisam ser armazenados para que a sua equipe saiba o total de recursos usados no pagamento de salários, serviços de manutenção e afins. Também é importante saber qual é o volume de dinheiro que entra mensalmente na escola. Centralizar isso tudo em uma única ferramenta é a solução para o controle eficiente.

8.2. Redução e controle eficiente de custos

A utilização de um software de gestão possibilita registrar todas as operações financeiras em um mesmo ambiente, reduzindo os custos com estrutura (salas), mobiliário (armários) e materiais (pastas, etiquetas e tinta para imprimi-las). O controle também passa a ser eficiente, afinal, os custos são somados automaticamente e permitem um acompanhamento constante para que o teto de gastos não seja ultrapassado.

8.3. Diminuição do retrabalho em processos manuais

Ter um ou mais profissionais dedicados ao controle das contas a pagar e receber custa muito para os cofres da escola. O volume de trabalho é muito alto e as chances de errar são imensas. Com a ajuda de um software de gestão, uma parte dessa rotina passa a ser automatizada e os profissionais envolvidos se tornam mais eficientes — diminuindo a quantidade de erros e o consequente retrabalho.

8.4. Planejamento anual da escola auxilia na tomada de decisões

A consolidação dos dados e informações escolares em um único ambiente torna mais fácil o processo de tomada de decisões. Elas passam a ser embasadas em dados concretos e que permitem uma maior precisão nas ações que são tomadas. Isso é fundamental para o planejamento do orçamento anual da escola, afinal, os recursos financeiros precisam ser bem gastos para que a escola mantenha a sua eficiência operacional.

8.5. Atenção devida para o controle financeiro

A secretaria da escola é comumente vista como o coração da instituição, enquanto a área financeira fica com o papel da estrutura óssea do negócio. Por esse motivo, a escola precisa de um software de gestão para fazer com que todos trabalhem em conjunto, a partir de ações planejadas e coordenadas.

Quando o controle financeiro é perdido, a instituição perde o foco no ensino e passa a trabalhar exaustivamente no pagamento de dívidas. Isso afeta as possibilidades geradas a partir do orçamento anual e compromete a maior parte da renda. Somente um gerenciador financeiro consegue centralizar as informações e aproximar esse acompanhamento do dia a dia da escola.

Entre as funções dele, destacamos:

• automatização do processo de cobrança de inadimplentes;
• emissão de boletos bancários;
• consulta diária, mensal e anual aos balanços financeiros;
• controle de concessão de descontos e bolsas de estudo;
• geração de relatórios gerenciais e analíticos;
• planejamento do orçamento escolar;
• criação e gerenciamento de tabelas de preços.

Perceba que essas funções colaboram com o controle financeiro, o estabelecimento de um teto de gastos e o planejamento do orçamento anual da escola. Sendo assim, permita que a sua escola dê um passo adiante e conte com a tecnologia como uma aliada na gestão. É desse modo que as metas e objetivos da instituição serão alcançados.

Vamos dar prosseguimento ao assunto?

Baixe o nosso e-book sobre gestão financeira para instituições de ensino e tenha acesso às informações complementares que mostram como ela é importante para a sua escola.