Escolher um sistema de gestão escolar é uma das principais decisões que um administrador pode tomar. Isso vai otimizar os processos e garantir o sucesso da instituição de ensino.

Nesse sentido, sabemos que um software eficiente é, de fato, uma das ferramentas necessárias para organizar uma instituição. Com ele, é possível melhorar os fluxos internos, a qualidade de ensino e fazer a escola crescer cada vez mais.

Um bom sistema de gestão escolar facilita as tarefas de responsabilidade da secretaria, assim como o controle das finanças e a comunicação com os pais e alunos. Mas, para que isso aconteça, você não pode investir em qualquer ferramenta.

Antes de tudo, é preciso saber quais são as necessidades da escola. E é exatamente isso que vamos ver neste post!

Então, continue lendo e entenda melhor como identificá-las.

A sua instituição precisa de um sistema de gestão escolar?

Talvez você ainda tenha dúvidas se a sua escola realmente precisa de um sistema de gestão. Afinal, pode ser que os processos sejam feitos manualmente há muito tempo e sempre tenham apresentado bons resultados.

O fato é que, embora as instituições de ensino tenham um papel social muito importante, a competitividade do mercado exige que elas sejam produtivas como qualquer outra empresa. Isso significa fazer mais, melhor, em menos tempo e, claro, usando uma quantidade menor de recursos.

Além disso, hoje em dia, é essencial ter uma escola moderna e conectada. A praticidade de resolver questões de forma online se tornou critério para que os pais (e os próprios alunos) escolham uma instituição de ensino.

Ainda não se convenceu? Vamos te apresentar alguns sinais de que a sua escola pode melhorar os seus processos, ser mais eficiente e lucrativa. Veja as situações apresentadas abaixo e analise, de forma sincera e estratégica, se elas acontecem na sua instituição:

• Há muita inadimplência na escola? Afinal, esse é um fator que prejudica as finanças e pode levar a instituição a uma grande crise – e até mesmo à falência.
• Os alunos faltam muito? Acredite, esse é um problema que pode gerar transtornos no rendimento escolar, insatisfação com a instituição e baixa taxa de renovação de matrículas.
• Sua folha de pagamento representa um percentual muito alto do faturamento?
• Muitos recursos são gastos na compra de materiais em geral (produtos de limpeza, papelaria e escritório)? Você sente que precisa fazer um controle maior disso?
• O caixa está sempre no limite e não te permite fazer investimentos que promovam o destaque da instituição diante da concorrência?
• É difícil se comunicar com os pais? A sua secretaria fica sobrecarregada com ligações solicitando informações sobre a rotina do colégio? Os comunicados impressos, muitas vezes, não surtem o efeito desejado?

Se sim, está na hora de contratar um sistema de gestão escolar!

A maioria desses problemas interferem na rotina da escola, impedindo fazer melhorias, comprometendo resultados e, até mesmo, tirando o foco do aspecto pedagógico.

Portanto, se você identificou algumas dessas situações, significa que é hora de investir em um sistema de gestão escolar. Mais do que isso, é preciso levá-las em consideração na hora de escolher um software.

É com base nesses pontos que o gestor vai identificar quais funcionalidades do sistema são essenciais para a instituição. Para os casos citados acima, é indispensável que haja um controle eficaz de cobranças, evitando as inadimplências e facilitando o pagamento com a emissão de boletos online, por exemplo.

Já a baixa frequência dos estudantes pode ser melhorada com o monitoramento da entrada e saída na escola, com notificações aos responsáveis.

Para questões da área pedagógica, você pode priorizar melhorias no planejamento do calendário escolar. Na secretaria, reduzir o gasto de tempo e de recursos na emissão de boletins ou de relatórios é uma boa alternativa.

Como um sistema de gestão escolar pode beneficiar a sua IE?

Um software de gestão completo traz inúmeras vantagens para a instituição. Esse tipo de sistema atende às necessidades de toda a comunidade escolar, sejam alunos e responsáveis, colaboradores e até fornecedores.

Vamos te explicar melhor como esse tipo de ferramenta consegue automatizar as principais tarefas de todos os setores e atender às necessidades de cada um desses grupos.

Pais e responsáveis

No caso dos pais, a ferramenta deve ajudá-los a se aproximar da vida escolar dos alunos. Para isso, são interessantes as funcionalidades que permitam o monitoramento das entradas e das saídas do colégio, a emissão de documentos online e o controle de notas, atestados e faltas, por exemplo.

A possibilidade de fazer a matrícula ou rematrícula online e pagamentos pela internet também facilita o dia a dia dos pais e responsáveis.

Mas, além desses procedimentos, o sistema deve proporcionar transparência nos processos. Quanto mais transparentes são os processos escolares, mais satisfeitos os pais ficam. Afinal, assim, eles acompanham notas, ocorrências e frequência dos filhos, e se sentem seguros para confiar na instituição.

Outro ponto é: quanto mais eles estão envolvidos no desempenho escolar dos filhos, maior é a colaboração em possíveis dificuldades.

Alunos

O aluno é beneficiado diretamente quando a escola otimiza os seus processos. Primeiro, o óbvio: com os processos organizados, a escola pode direcionar seu tempo, esforços e recursos para melhorias no aspecto pedagógico. Isso significa que os estudantes terão aulas mais dinâmicas, inovadoras e um acompanhamento melhor do aprendizado.

Mas as vantagens da tecnologia vão além disso. Com ela, o estudante tem à sua disposição um portal com conteúdos e recursos pedagógicos, comunicação direta com seus professores, além de uma ferramenta que o ajuda na organização diária.

O Portal do Aluno permite disponibilizar exercícios para resolver online, acessar os resultados de um jeito mais fácil e ajuda a identificar matérias em que o aluno precisa se empenhar um pouco mais, o que otimiza o processo de aprendizagem.

Usar um aplicativo facilita ainda mais tudo isso, afinal, o estudante consegue acessar às notas, o calendário de provas, os eventos da comunidade escolar e tem comunicação direta com a escola na palma da mão.

Gestores

No caso dos gestores, a principal funcionalidade é a integração de informações das mais diversas áreas, o que permite uma análise detalhada do negócio. Essa integração permite um diagnóstico preciso da instituição. Inclusive, para o financeiro, é possível saber quais são os setores que consomem a maior parte das verbas da escola.

Dessa forma, o gestor pode ficar de olho nas despesas, identificar quais delas são desnecessárias e onde é possível cortar custos sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

O software traz, ainda, outra vantagem para a gestão escolar, que é a oportunidade concentrar os esforços na finalidade principal da instituição: o ensino.

Quando uma escola não tem esses recursos, o gestor e a sua equipe precisam ocupar muito do seu tempo com processos manuais e burocráticos.

Eles se desgastam com ações relacionadas à cobrança e à redução de inadimplência, por exemplo, e têm dificuldade para produzir relatórios gerenciais completos e em tempo real. Ou seja, todos os procedimentos administrativos são extremamente trabalhosos.

Quando essas tarefas são automatizadas por um bom sistema de gestão escolar, essa situação muda completamente. Assim, o gestor pode se concentrar em analisar a instituição e propor aprimoramentos que levem, efetivamente, à melhoria da qualidade do serviço oferecido.

Portanto, o acesso e a organização das informações permite analisar os diferentes aspectos do funcionamento da escola. Assim como planejar soluções para a economia de recursos, otimizar os processos e focar em estratégias pedagógicas.

Professores

Para os professores, além de centralizar informações e facilitar o planejamento, um bom software permite ainda apurar e registrar automaticamente os resultados acadêmicos.

Com isso, eles não precisam carregar o material de aulas em um pen drive e ainda ficam livres da necessidade de digitar as notas em um sistema, diminuindo consideravelmente os erros. O resultado é ter mais tempo para se dedicar ao estudo e preparação de aulas mais dinâmicas e inovadoras.

Área pedagógica

Sem dúvida, a qualidade de ensino é a prioridade número 1 das instituições. Para se tornar referência de qualidade em uma região, é preciso transformar esforços em resultados — isto é, em aprendizagem.

Para isso acontecer, a área pedagógica, que é o coração da escola, precisa ser cuidadosamente analisada. O coordenador pedagógico precisa avaliar o desempenho das turmas para propor as intervenções mais apropriadas.

Em caso de sucesso, é importantíssimo identificar os fatores que levaram a turma a uma performance positiva para reproduzi-los em outras situações. Já quando os números não são favoráveis, é preciso saber quais fatores precisam ser melhorados e criar medidas urgentes e essenciais.

Um bom sistema de gestão escolar ajuda o coordenador a fazer essa análise, por meio de relatórios de desempenho do aluno, turma e professor, por exemplo.

Com essas informações, o coordenador consegue identificar se o problema de rendimento está relacionado ao perfil de uma turma, se é uma situação que engloba todos os estudantes em uma determinada área/disciplina, ou até mesmo se é algo com um docente.

A partir de um diagnóstico preciso, o coordenador pode elaborar a estratégia mais adequada para mudar esse quadro.

Pode ser necessário orientar o professor, adotar uma didática diferente, trabalhar com a orientação educacional para que os alunos adotem hábitos de estudo, ou mesmo oferecer aulas de reforço de determinadas disciplinas.

A análise do desempenho dos alunos, turmas e professores é fundamental para encontrar alternativas assertivas para solucionar e evitar problemas, corrigir distorções e melhorar a performance dos estudantes.

Orientação educacional com o sistema de gestão escolar

Sabemos que, em um cenário ideal, família e escola agem como parceiros no processo educacional. No entanto, infelizmente nem sempre isso acontece.

Muitas vezes, o setor de orientação educacional precisa ocupar um grande tempo e sofre um enorme desgaste enquanto procura estabelecer um contato com os responsáveis para discutir o baixo rendimento de algum aluno.

Nem sempre a família corresponde a essa iniciativa da forma desejada, tornando a comunicação complicada. Além disso, muitas vezes, quando o encontro de fato acontece, pode ser tarde para reverter a situação acadêmica no mesmo ano letivo. Afinal, quando isso acontece, geralmente, é quando o aluno e a família recebem os resultados finais.

Disponibilizar todas essas informações — como notas e tentativas de comunicação com a família — em um portal educacional ou aplicativo elimina alguns desses problemas.

Em 1º lugar, todas as iniciativas da escola (no sentido de estabelecer esse contato) ficam devidamente registradas no sistema. Elas mostram que houve esforço e interesse por parte da instituição para solucionar o problema.

Além disso, os responsáveis não têm como alegar que não estavam cientes da situação acadêmica do aluno ou desses comunicados. Afinal, eles são disponibilizados por um meio de comunicação oficial, ao qual todos têm acesso.

Área financeira

Uma das grandes dificuldades que as escolas enfrentam é a administração financeira, assim como a luta permanente para reduzir os níveis de inadimplência. Com um sistema de gestão escolar, essa é uma das áreas mais beneficiadas.

Em primeiro lugar, está a automatização de diversas tarefas, como a emissão de boletos online, registro de contas a pagar ou receber, e outras atividades de controle financeiro da instituição.

Um sistema eficiente também pode enviar automaticamente um lembrete por e-mail ou SMS, alertando que o vencimento da mensalidade está próximo. Parece bobeira, mas ajuda o responsável a se organizar para o pagamento do boleto.

Caso o pagamento não aconteça, o sistema pode emitir um novo alerta, relembrando o contratante quanto ao seu compromisso financeiro.

Em muitos casos, esse único contato é o suficiente para motivar o pagamento da mensalidade em atraso. Porém, mesmo que isso não aconteça por outros motivos, essa mensagem pode dar início a uma negociação que satisfaça ambas as partes.

Área administrativa

O administrativo da instituição também é grande beneficiado com a automatização dos processos. Isso porque tanto a secretaria quanto o departamento financeiro ficam livres de inserir dados em inúmeras planilhas, conferir infinitas vezes esses controles e ter esse retrabalho a cada período de apuração de dados.

Ou seja, um sistema de gestão escolar elimina essas tarefas burocráticas e repetitivas que tomam o tempo dos funcionários. Isso permite que os administradores realoquem a equipe para funções relacionadas ao aspecto educacional ou situações específicas.

Como o sistema de gestão escolar contribui para a imagem da instituição?

Não adianta resistir: nós vivemos na era da tecnologia, em que as tarefas do dia a dia são cada vez mais mediadas por esse tipo de ferramenta. Portanto, tanto os alunos quanto os pais esperam que a escola se atualize e acompanhe essa evolução. Já estamos inseridos nesse contexto e precisamos aprender a usar os recursos tecnológicos a nosso favor.

Por isso, usar um software com funcionalidades e recursos modernos para alunos, pais e próprios colaboradores, é uma forma de mostrar à comunidade que a sua escola, definitivamente, é atualizada e está preparada para o futuro.

Logo, não restam dúvidas: essa ferramenta deixa a rotina da sua escola mais produtiva, além de aproximar os pais do dia a dia escolar dos alunos. Isso sem falar no acompanhamento do desempenho dos estudantes, que ajuda na criação de planos de ação mais efetivos.

Portanto, de fato, usar um sistema de gestão escolar consegue trazer uma reputação positiva para a instituição e fazê-la se destacar das outras escolas que atuam na mesma região.

Ele demonstra que a escola:

• Está antenada ao que há de novo no mercado e inserida na revolução digital;
• Usa a tecnologia no seu dia a dia e, por isso, está muito mais apta a preparar os seus alunos para atuarem em uma sociedade tecnológica;
• Facilita a rotina dos pais e a sua participação na vida acadêmica dos alunos;
• É uma instituição que valoriza a sua clientela e investe recursos para que ela tenha a melhor experiência possível.

Como escolher um sistema de gestão escolar?

Como você percebeu, um software para a gestão das instituições de ensino pode beneficiá-la de diferentes maneiras. Porém, para ter todas essas vantagens, é fundamental escolher o sistema de forma criteriosa, observando os recursos que ele tem a oferecer.

Quer descobrir como fazer isso? Preparamos um checklist completa para você:

Pesquise as funcionalidades dos produtos

O mercado oferece sistemas completamente diferentes, com preços e soluções muito variáveis. Enquanto alguns rodam na nuvem, outros utilizam as máquinas da instituição.

Existem vários recursos oferecidos. Alguns fornecedores parecem muito vantajosos a princípio, mas só liberam determinadas funcionalidades quando o cliente paga um valor adicional — o que pode se tornar uma grande armadilha.

Portanto, antes de escolher uma solução, você deve pesquisar bastante as opções oferecidas e analisar o custo-benefício que cada uma delas oferece.

Além disso, é muito importante que o sistema esteja apto a cobrir todas as áreas que precisam ser otimizadas na instituição, como citamos logo no início do artigo. Tal cobertura garante uma rotina escolar mais produtiva. Por isso, é essencial que a ferramenta atenda essas principais necessidades.

Analise a capacidade do software para acompanhar o crescimento da instituição

Outro tipo de armadilha encontrada nos sistemas do mercado é a incapacidade de se ajustar ao tamanho da instituição.

Certos softwares apresentam limitações na quantidade de alunos, por exemplo. Assim, mais uma vez, quando o contratante quer uma versão mais abrangente, a conta apresentada é uma grande surpresa — e daquelas que nenhuma instituição gostaria de receber.

Verifique a qualidade do atendimento e suporte ao cliente

Algumas empresas são ótimas para vender os seus produtos, mas, depois da implantação do sistema, simplesmente desaparecem.

E essas situações deixam a clientela cheia de dúvidas e de problemas, sem aproveitar as funcionalidades do sistema por falta de suporte e de conhecimento. Por isso, antes da compra, é crucial pesquisar o suporte da empresa.

Busque referências com os seus clientes e veja o que eles dizem a respeito da disponibilidade para solucionar dúvidas ou resolver problemas que podem surgir ao usar a ferramenta.

Escolha um sistema realmente integrado

Muitas empresas oferecem sistemas com soluções parciais. Por exemplo, umas atendem apenas a parte financeira; outras, só a secretaria; outras, ainda, só as questões acadêmicas. E, como é de se esperar, esses softwares acabam não “conversando entre si”.

Porém, quando falamos da administração de uma instituição de ensino, a integração das informações é essencial. Esse é um fator fundamental para otimizar os processos e garantir uma visão ampla e gerencial do negócio.

Portanto, na hora de escolher um sistema de gestão escolar, sempre dê preferência àqueles que oferecem funções completas. Ou seja, que integram dados da secretaria, do departamento financeiro, do acadêmico, da biblioteca, da portaria e do almoxarifado.

Entre os bons sistemas do mercado, há ainda aqueles que oferecem portais para o aluno, responsável e professor. Além do aplicativo escolar, por exemplo. Eles são a solução mais vantajosa e oferecem tudo o que a escola precisa em um único software.

Resumindo: um bom sistema de gestão escolar não só melhora a gestão da instituição, mas ainda ajuda a aprimorar a qualidade da educação como um todo.

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