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Software de gestão escolar: vantagens para qualquer instituição

26 de julho de 2018
21 minutos

Escolher um software de gestão escolar adequado resolve os principais problemas da sua instituição e melhora a sua gestão.

Por falar nisso, você sabia que existe uma diferença entre a administração e a gestão escolar? Pois é! O termo gestão escolar foi criado com o objetivo de trazer para o contexto educacional os elementos e conceitos fundamentais de gestão. Essa prática aumenta a eficiência dos processos institucionais e também melhora o ensino como um todo.

A gestão escolar tem como objetivo promover a organização, a mobilização e a articulação de todas as condições essenciais para o avanço do processo sócio educacional das instituições de ensino.

Graças aos seus 5 pilares (gestão pedagógica, administrativa, financeira, de comunicação e de tempo e eficiência dos processos), ela beneficia alunos, pais, professores e todos os membros da comunidade escolar.

Com um software de gestão escolar, tudo fica ainda mais prático e eficiente! Confira a seguir.

Todas as vantagens de um software de gestão escolar

Você sabe bem da importância da educação para a atual conjuntura econômica, política e social do país, não é mesmo? Sendo um profissional que está em uma posição de liderança dentro do cenário escolar, certamente entende o papel que ela representa para o desenvolvimento da nossa sociedade.

Nesse sentido, a escola precisa de uma gestão eficiente e atualizada. Ela precisa organizar todas as áreas da escola e outros aspectos determinantes para que o ensino seja eficaz. Só assim, você garante que o principal objetivo da sua escola seja alcançado: uma aprendizagem efetiva dos alunos.

Por isso, é tão importante ter ações que otimizem a gestão escolar. A principal delas é usar um sistema gestão escolar que integra todos os setores da sua instituição. Isso porque a automatização dos processos garante uma gestão eficiente.

Veja algumas vantagens indiscutíveis de um software de gestão escolar:

  • Controle e gestão financeira eficiente;
  • Diminuição da evasão escolar;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Dados concretos que facilitam a tomada de decisões em áreas gerenciais;
  • Aumento na captação de alunos;
  • Permite o foco nos alunos;
  • Maior fidelização de clientes (pais/responsáveis e alunos).

Para que você entenda melhor cada uma dessas vantagens, continue a leitura deste artigo!

Redução de custos

Todos os pontos que abordamos acima permitem a redução de custos operacionais da sua escola. Inclusive, essa é uma das principais vantagens de um sistema gestão escolar.

Uma vez que todas as operações passam a ser registradas no mesmo lugar, os custos com operação e manutenção são reduzidos de forma substancial.

Alguns problemas identificados anteriormente em áreas como a de controle de contas a pagar são reduzidos (muitas vezes, eliminados), tornando o trabalho dos profissionais envolvidos cada vez mais eficiente. O principal resultado é que os colaboradores ganham mais tempo para executar tarefas mais complexas ou outras atividades.

Fidelização e captação de alunos

Com os processos funcionando perfeitamente, os pais e alunos passam a ter uma relação cada vez mais próxima com a instituição de ensino.

Nesse contexto, quando o atendimento ao público melhora, novos alunos enxergam isso como uma vantagem da sua instituição e desejam fazer parte dela. Os que já são matriculados na sua instituição, por sua vez, não vão querer ir para outras escolas.

Enquanto isso, o seu software de gestão escolar armazena informações importantes sobre o relacionamento entre a escola e os alunos, pais e responsáveis. Essas informações permitem fortalecer a relação com eles e reduzir o risco de evasão.

Auxílio na tomada de decisões

O sistema gestão escolar te proporciona uma visão global do que acontece em cada setor da instituição. Os dados são concretos e padronizados, o que também. facilita a análise.

Assim, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas para melhorar o orçamento e o planejamento da instituição, por exemplo.

Eficiência operacional

Um software de gestão escolar consegue reduzir os erros nos processos, ou seja, aumenta a eficiência operacional na sua instituição de ensino.

Com os contratos e os dados centralizados em um único lugar, as consultas às informações passam a ser mais rápidas e objetivas. Os pais, responsáveis e alunos conseguem ser atendidos com mais agilidade, o que também melhora a percepção e a satisfação deles em relação à instituição.

Secretaria e financeiro: como um software de gestão escolar otimiza esses departamentos?

Independentemente de sua instituição de ensino ser uma faculdade, uma escola de idiomas ou um centro educativo com foco em alfabetização, o software de gestão escolar consegue oferecer vantagens para todos os contextos.

1 – Secretaria

A secretaria é o coração de toda instituição de ensino. É esse setor que guarda o histórico de alunos, professores e demais funcionários da escola. Por isso, é preciso seguir alguns padrões de organização para que as informações sejam de fácil acesso e estejam à disposição sempre que forem solicitadas.

Com um sistema gestão escolar, as rotinas da secretaria ficam mais fácil e sempre documentadas, o que traz agilidade e controle para o setor. Algumas funcionalidades são:

  • Alimentação automática do histórico escolar dos alunos, inclusive com as informações de outras instituições onde eles estudaram;
  • Gerenciamento de entrega e arquivamento digital de documentos dentro do sistema, por meio do uso de um scanner;
  • Controle dos prazos de entrega de documentos;
  • Rematrícula individual ou de grupos de alunos;
  • Configuração de turmas de forma independente, permitindo que cada uma tenha um foco ou um formato diferente;
  • Obtenção de resultados acadêmicos;
  • Transferência do aluno de uma turma para outra;
  • Divisão ou reconfiguração de turmas.

Esses diferenciais permitem que a sua equipe consiga reduzir significativamente o tempo de atendimento e de efetivação da matrícula. Consequentemente, isso aumenta a produtividade de todos.

Ao mesmo tempo, você garante que as informações fiquem seguras. Com mais rapidez e segurança, os colaboradores ganham flexibilidade para atuar em mais de um segmento por meio de uma única solução.

Confira também:

8 vantagens de se obter um software de gestão escolar
Software de gestão escolar: por que a sua escola precisa dele?
Plataforma SaaS: saiba como ela pode ajudar na gestão escolar

Além disso, um sistema gestão escolar integra e centraliza as informações de todos os setores. Com esses dados integrados, você tem mais controle dos processos, diminui gastos com sistemas desnecessários e, claro, ganha muito tempo.

Além disso, consegue ser mais assertivo nas suas decisões, pois, com apenas um clique, você tem acesso a todas as informações necessárias, desde a parte financeira até a gestão.

2 – Financeiro

Enquanto a secretaria de uma escola pode ser comparada ao coração da instituição, o setor financeiro é praticamente a estrutura óssea do negócio. É ele que dá o suporte necessário para que tudo possa acontecer.

Afinal, mesmo que a sua escola seja pequena, o volume de movimentações financeiras sempre será alto. Por esse motivo, precisa de um acompanhamento criterioso.

Aqui, o gerenciador financeiro de um sistema de gestão escolar oferece vantagens extremamente competitivas, pois facilita o trabalho dos profissionais que atuam nesse departamento.

Veja algumas delas:
  • Geração de arquivos do tipo Recibo Provisório de Serviço, para que seja possível fazer a conversão automática de notas fiscais de serviços;
  • Cobrança aos inadimplentes por meio de canais de comunicações alternativas, como o e-mail e o SMS. Esses canais permitem que seja o código de barras seja enviado por mensagem, visando o pagamento imediato;
  • Emissão de boletos bancários para todas as instituições financeiras;
  • Consulta aos balanços diários, mensais e anuais de faturamento e/ou pagamento;
  • Controle de concessão de descontos por meio de bolsas de estudo;
  • Rápida visualização em consultas e relatórios gerenciais, analíticos e sintéticos sobre receitas e despesas;
  • Planejamento do orçamento anual da escola, assim como o estabelecimento de tetos de gastos para cada plano de contas;
  • Criação e gerenciamento de tabelas de preços, tanto genéricas quanto segmentadas;
  • Envio automático de boletos para os pais e responsáveis;
  • Disponibilização de boletos no Portal do Aluno, site e aplicativo.

Como você pode ver, as vantagens de um sistema gestão escolar vão além do óbvio. Ele consegue reduzir expressivamente o tempo e o esforço gastos pela equipe financeira. Tanto durante a abordagem quanto na cobrança dos pais e responsáveis que estão inadimplentes.

Já as informações organizadas em um único sistema tornam o controle do fluxo de caixa mais fácil e seguro. Esse controle mais preciso de todas as operações financeiras faz com que a gestão escolar ganhe agilidade.

Além, claro, do toque de modernidade necessário para que a comunidade escolar enxergue-a com outros olhos.

3 – Emissão de documentos de forma automática

A secretaria e o financeiro são setores que reúnem todos os dados e as documentações sobre a instituição, as matrículas e outros.

E um sistema gestão escolar é uma excelente estratégia para evitar perda de tempo com toda essa papelada. Já que o sistema consegue processar todos os dados necessários e emitir documentos de forma automática.

Documentos como boletins, históricos, contratos e declarações, são gerados e emitidos de forma rápida e muito segura, poupando tempo e o trabalho de reunir e organizar todos esses dados.

Mais facilidade para apurar o resultado das provas

Até agora, falamos sobre as vantagens de um sistema gestão escolar para as equipes da secretaria e do departamento financeiro da sua escola.

Ainda assim, essas não são as únicas pessoas beneficiadas. Em outras palavras, ter um software de gestão escolar também é vantagem para um grupo de colaboradores que é indispensável na sua instituição: os professores.

1 – Desempenho escolar e adesão ao uso de tecnologias

Em 2015, uma pesquisa realizada pela Fundação Lemann apontou as principais reclamações dos educadores do Ensino Fundamental do nosso país. Entre as queixas mais comuns, está a falta de suporte para lidar com os alunos que precisam de uma atenção especial.

Além disso, há o atraso no aprendizado, a indisciplina dos estudantes, a falta de reconhecimento da profissão e a baixa adesão ao uso de tecnologias para melhorar o desempenho de todos em sala de aula.

Sobre esse último aspecto mencionado na pesquisa, nota-se que a falta de recursos tecnológicos tanto em sala de aula quanto para otimizar a rotina nas instituições de ensino. O que resulta em um baixo rendimento de todo mundo — alunos, professores, gestores, colaboradores da secretaria e financeiro.

No caso específico dos educadores, eles ainda perdem muito tempo executando tarefas manuais, por exemplo.

2 – Economia de tempo com a correção automática de provas

Levando em consideração que uma única turma possui muitos alunos, e que um professor é responsável por várias turmas, imagine o volume de trabalho que ele tem para fazer e corrigir as provas. Muitas vezes, a correção das avaliações é exaustiva e extremamente repetitiva.

Mas, afinal, como um software de gestão escolar poderia ajudá-lo a economizar tempo? Veja a seguir:

Correções com 99% de acerto

Um corretor de provas automático é a solução que o professor precisa para otimizar a sua rotina. Isso porque ele vai conseguir usar o tempo perdido na correção das provas para fazer outras coisas. Por exemplo, pensar em atividades para estimular a criatividade e o senso crítico dos alunos.

Para usar o recurso, você só precisa de um scanner comum, que provavelmente já tem na escola, e do software de gestão escolar. Basta imprimir uma única vez o gabarito correto e preenchido e, em integração com o sistema, colocá-lo no aparelho para escaneamento.

Com isso, você garante uma correção das provas objetivas com até 99% de acerto e muito mais rápida.

Registro automático das notas

Com o gabarito já registrado no sistema, o software faz a correção e registra as notas automaticamente. Logo depois disso, o próprio sistema disponibiliza os resultados para os professores, alunos e responsáveis por meio do Portal Acadêmico ou aplicativo.

Alguns sistemas de gestão escolar permitem o cadastro de mais de um gabarito. Isso facilita ainda mais o controle daquelas avaliações mais complexas, com mais de uma etapa.

Relatórios gerenciais e resultados precisos de alunos e turmas

Como os resultados obtidos nas provas ficam registrados no software, ele usa esses dados para gerar relatórios gerenciais de cada aluno e/ou turma.

Além de oferecer um resultado mais preciso para os alunos, os professores ganham tempo para atuar em outras frentes importantes, como a elaboração de aulas e outros projetos.

Ações direcionadas para a melhora do desempenho escolar

Por meio dos relatórios que o sistema de gestão escolar gera, o corpo docente e de gestão conseguem ter uma visão mais apurada sobre as dificuldades de cada aluno.

Isso permite que os professores e gestores criem ações estratégicas para que os estudantes melhorem seus rendimentos.

Por fim, é importante ressaltar que a redução do tempo gasto com a correção de gabaritos chega a 90%.

Mais facilidade para pais e alunos

Ter um sistema gestão escolar beneficia toda a comunidade escolar: gestores, professores, equipe técnica, alunos, pais e responsáveis.

A otimização dos processos, algumas vezes, pode passar despercebida. Mas faz com que a rotina de sua escola seja mais leve e precisa. Isso também impacta o dia a dia dos pais, responsáveis e dos próprios alunos, que podem resolver as coisas de forma muito mais rápida e fácil.

Gestão facilitada de resultados acadêmicos

Com um sistema de gestão, os procedimentos que fazem parte do dia a dia da escola ficam mais simples, o que facilita a gestão como um todo.

Já os dados armazenados pelo software permitem apurar e analisar os resultados acadêmicos de alunos, turmas e até mesmo do corpo docente de forma muito mais fácil.

É muito mais prático, porque tudo isso pode ser acessado e gerenciado em um único lugar.

Maior segurança por meio do controle de acesso

O software de gestão escolar também otimiza o controle de acesso das pessoas nas dependências da escola. O próprio sistema consegue identificar quem está ou não autorizado a entrar, por meio da identificação em cartões ou códigos de barra.

Você pode consultar o histórico de acessos de uma pessoa ou grupo, por exemplo, o que reforça a segurança dos pais e responsáveis na escola. Assim, eles têm como conferir se seus filhos estão frequentando a escola regularmente.

Com o aplicativo escolar, também é possível que os pais e responsáveis recebam um alerta cada vez que seus filhos registrem a entrada e/ou a saída da escola.

Gerenciamento eficaz do acervo da biblioteca

Com um software de gestão escolar, até mesmo a biblioteca ganha um reforço em sua organização e gestão. Por exemplo: o acervo pode ser cadastrado no sistema com as seguintes informações: localização, gênero literário, autor e editora.

Já os empréstimos e as devoluções também podem ser gerenciados no sistema, com ou sem a utilização de um cartão de identificação. Além disso, os atrasos, empréstimos não devolvidos e os que estão vencendo podem ter o auxílio de mensagens. Elas funcionam como um lembrete sobre os compromissos das pessoas com a biblioteca da escola.

O sistema também permite a impressão de etiquetas com códigos de barra para identificação, o que agiliza o trabalho do bibliotecário. Assim como permite ter relatórios com os livros mais consultados, os autores mais pedidos e até sugestões de compra, por exemplo.

Fácil acesso às informações do software de gestão escolar

Todas as informações que o sistema de gestão escolar gera podem ser disponibilizadas aos pais, responsáveis e alunos no Portal do Aluno. Ele funciona como uma extensão do ambiente escolar e deve ser completo, intuitivo e seguro para todos.

Por exemplo, em vez de se deslocar até a escola para acessar alguma informação, os pais e responsáveis conseguem solicitar documentos, como o histórico escolar e outros, no Portal do Aluno. Além disso, consegue acompanhar o andamento das suas solicitações na mesma plataforma.

Quando a instituição oferece cursos extras ou eventos, as inscrições também podem ser feitas por meio do Portal do Aluno. Algumas outras funcionalidades são:

  • Visualização e solicitação do boletim escolar;
  • Download de materiais extracurriculares;
  • Acompanhamento dos conteúdos abordados em sala de aula;
  • Visualização da grade curricular do aluno e o quadro de aulas da semana;
  • Visualização, download e impressão do boleto com a mensalidade;
  • Acompanhamento do lançamento de notas;
  • Conferência da presença dos alunos, bem como horários de entrada e saída;
  • Visualização das tarefas do dia que foram passadas pelos professores;
  • Receber e enviar recados para professores, supervisores e demais áreas da escola.

E ainda tem mais!

Adaptação do sistema para a versão mobile

É importante que esse sistema de gestão seja versátil. Ou seja, que possa ser acessado por um notebook ou computador, mas também tenha uma versão mobile, como um aplicativo para celular.

Para usá-lo, basta informar as credenciais de acesso e aproveitar todos os recursos em um ambiente fácil de visualizar e de interagir.

Os softwares mais modernos contam até com uma função que facilita e organiza a hora de saída dos alunos, por exemplo.

Também é vantagem para o período de matrícula e rematrícula. Nessa época, quando a demanda por atendimento cresce muito, você pode oferecer a opção de fazer a renovação de matrícula direto pelo Portal do Aluno ou pelo aplicativo.

Assim, os pais e/ou responsáveis não precisam ir presencialmente à escola para fazer o procedimento. E, não se preocupe, a matrícula ou rematrícula só será efetivada mediante o reconhecimento do pagamento do boleto com a taxa do serviço.

O próprio sistema pode disponibilizar o contrato no final desse processo, assim como direcionar o aluno para a turma e os horários que foram escolhidos.

Essas predefinições facilitam a vida dos pais e alunos e ainda otimizam a rotina da equipe do setor financeiro da instituição.

Abertura de novos canais de atendimento

Por fim, para melhorar a comunicação entre a escola e os pais, responsáveis e alunos, é importante adotar recursos tecnológicos que abram novos canais de atendimento, como o e-mail e o SMS.

O próprio sistema de gestão escolar possui uma pré-configuração que faz o disparo das mensagens e gera um relatório informando a quantidade de pessoas que foram impactadas. Assim, você consegue importar uma lista de contatos e agendar o envio de avisos e outros comunicados somente para as pessoas selecionadas.

 

Afinal, como deve ser um sistema de gestão escolar?

Até agora, falamos sobre todas as vantagens que um software de gestão escolar tem para a sua instituição de ensino. No entanto, você precisa saber como esse sistema deve ser e o que ele deve te proporcionar para ser de qualidade.

Um sistema gestão escolar deve atender às demandas tanto dos gestores e professores quanto dos pais e alunos. Além disso, precisa ser acessível, ou seja, de fácil manuseio e, principalmente, resolver a maioria dos problemas da sua escola.

Separamos alguns tópicos para você ter atenção:

  • Proporcionar organização dos processos escolares

Um sistema gestão escolar deve permitir o acesso a várias informações e setores de uma só vez, como: dados das matrículas, informações referentes aos alunos e seus responsáveis, movimentações financeiras, emissão de documentos de forma automática, almoxarifado, entre outros.

Essa organização facilita os processos e possibilita tomar decisões mais assertivas. Além disso, permite fazer uma análise mais completa do desenvolvimento dos alunos, entrada e saída de materiais e um melhor controle financeiro para emissão de boletos e consulta de inadimplência.

Com esses processos automatizados, você também tem análises simplificadas. Consequentemente, consegue focar no que realmente importa na sua escola: seus alunos. Afinal, você perde menos tempo com as burocracias e pode dar mais atenção ao desenvolvimento escolar de cada estudante.

  • Sistema centralizado para acompanhar o crescimento da instituição

Ter um sistema centralizado e integrado de todos os setores é fundamental. Afinal, a ideia é evitar a perda de tempo e facilitar ao máximo todos os processos, certo?

Sendo assim, um bom software deve reunir os dados financeiros, gerenciais e pedagógicos em um único lugar. Isso possibilita ter um diagnóstico preciso do que deve ser corrigido na sua escola, assim como saber o que está dando certo.

Outra questão é que o software deve acompanhar o crescimento da sua instituição de ensino. Ou seja, por mais que você contrate um determinado serviço, no decorrer do tempo a sua escola terá um aumento na demanda – inclusive, esse é o objetivo.

Com esse cenário, você não pode perder tempo com problemas técnicos de instabilidade no sistema ou incapacidade para armazenar os novos dados. Portanto, o software de gestão escolar deve ser flexível e acompanhar o crescimento da sua instituição.

  • Fornecer suporte adequado sempre que você precisar

Pense na seguinte situação: você está no período de matrículas, início do ano letivo, precisa inserir novos dados no sistema e criar diversos documentos. Justo nesse dia o seu sistema trava e você não consegue visualizar os dados e muito menos gerar os contratos. Então, você liga para o seu fornecedor e todas as linhas estão ocupadas. Difícil, não é mesmo?

Nesses momentos, não dá para ficar sem suporte. Uma boa empresa fornece atendimento em todos os momentos de dificuldade. Mas também disponibiliza um meio de acesso rápido, como um artigo ou manual, para te ajudar caso você tenha dúvidas referentes ao sistema.

  • Possibilitar a segurança das informações

A segurança dos dados dos seus clientes é muito importante. O vazamento dessas informações, que são exclusivas da instituição, preocupa qualquer gestor.

Para evitar qualquer problema, é importante que o sistema de gestão escolar ofereça acesso restrito a determinadas pessoas e tenha senhas fortes, criptografadas, que protejam essas informações.

Além disso, um sistema de backup, com armazenamento em nuvem, evita a perda de dados em caso de pane. Dessa forma, todos os dados são clonados para um lugar seguro e você terá acesso sempre que precisar.

  • Interatividade além do ambiente escolar

A tecnologia no ambiente pedagógico, hoje, é uma realidade incontestável. As informações chegam aos alunos com muito mais facilidade e os educadores podem usar esses recursos tecnológicos para melhorar as estratégias de ensino.

Por meio do Portal do Aluno de um software de gestão escolar, os professores podem fazer registros sobre os alunos e anexar materiais para download, por exemplo. Além, claro, das informações discutidas em sala de aula. Isso possibilita uma maior interação com os alunos.

Qualquer instituição pode se beneficiar de um software de gestão escolar?

A resposta é muito simples: sim! Qualquer tipo de instituição de ensino pode se beneficiar de um software de gestão escolar. Esse tipo de programa é muito vantajoso e pode ser usado em faculdades, cursos de idiomas, escolas de Ensino Médio, Fundamental e até mesmo para escolas de Educação Infantil.

Inclusive, tem ainda mais benefícios para a Educação Infantil, pois conta com um módulo exclusivo de controle de acesso às dependências da escola. O que aumenta a segurança e a confiança dos pais na instituição. Funciona assim: você identifica as pessoas por um cartão de proximidade ou código de barras, mas também pode cadastrar os visitantes por meio de uma foto.

Além disso, os pais podem saber quando seu filho entrou ou saiu da escola por meio do aplicativo. A instituição, por sua vez, também pode encaminhar um SMS com essas informações para os responsáveis.

Tudo isso aumenta a confiança dos pais, que se sentirão muito mais seguros em confiar seus filhos a sua escola. Com isso, além de ganhar pontos com eles, você ganha uma melhora significativa na imagem da sua instituição.

Conclusão

O software de gestão escolar tem inúmeras vantagens para o dia a dia na escola. Ele é fundamental para que as atividades sejam mais simples, rápidas e, acima de tudo, eficientes. Investir nesse tipo de ferramenta melhora os resultados da instituição, desde a captação de novos alunos a retenção dos antigos, passando pela redução de custos — o que, em tempos de crise, é muito importante.

Um software de gestão escolar pode ser o que falta para você ter decisões mais assertivas. Isso porque ele reúne as informações mais importantes e apresenta relatórios detalhados, longe de achismos e fundamentados em dados reais.

É assim que você alcança uma maior eficiência operacional, além da profissionalização de todos os processos que compõem a sua instituição de ensino.

Agora que você sabe todas as vantagens de um software de gestão escolar, que tal conhecer um pouco mais do Escolaweb, o sistema de gestão escolar da Wakke? Completo, moderno e robusto, ele tem todos os recursos que você precisa para uma gestão otimizada em todos os sentidos!

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