Bem se sabe (ou ao menos, imagina-se) que o trabalho dentro de uma secretaria escolar não é fácil! Entre papeladas, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com organização, não é verdade?

Acontece que esses aborrecimentos podem, além de incluir bagunça nos arquivos, perda de documentos e dificuldade para localizar relatórios, diplomas históricos, boletins e outros papéis que podem ser requeridos por pais, professores e gestores.

E aí? Você já passou por situações desse tipo? Se enxerga nessa mesma configuração?
Bom, então está na hora de deixar esses problemas de organização para trás!
Se você trabalha na secretaria escolar e quer otimizar a organização de toda papelada, confira as nossas dicas para manter tudo em ordem. Você não vai se arrepender!

Invista em móveis específicos para sua secretaria escolar

Os funcionários da secretaria escolar não costumam ter autonomia para decidir e comprar mobiliário para esse ambiente, no entanto, podem — e devem — informar ao gestor escolar sobre a necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros. Essas mudanças podem ser muito úteis na organização desse setor tão importante da escola.

Menos é mais – tenha somente o necessário

Não adianta querer organização sem ter aonde colocar material. Por isso, é fundamental que a secretaria escolar possua armários, prateleiras e alguns gaveteiros. Caixas organizadoras e arquivos são excelentes para guardar documentos, de acordo com a necessidade de acesso. O local também precisa de mesas e cadeiras, dispostos de forma a não atrapalhar a circulação.

Organizar = setorizar

Cores e etiquetas são aliadas na setorização. É importante adotar esse tipo de organização, pois fica bem mais fácil achar os documentos quando estão arquivados por tipo (históricos, relatórios, memorandos, certificados e outros papéis que possam ser requeridos por pais, professores ou gestores). Dentro de cada tipo, estude a melhor forma de arrumá-los: por data ou ordem alfabética.

Atendendo bem que mal tem?

Esse ditado é antigo e sempre bastante funcional.O atendimento na secretaria deve ser cordial e prestativo. Os funcionários precisam estar treinados para resolver os problemas que aparecerem, além de saberem discernir o que deve ser encaminhado à direção ou à coordenação pedagógica. Importante também é atender ao telefone. Deixar tocar não é bom para quem liga e nem para quem está junto à secretaria, vendo o descaso dos funcionários com as ligações.

Toda tecnologia a favor da sua secretaria escolar

Se você parar para pensar, a secretaria tem mesmo muito trabalho. Para ajudar no dia a dia, nada melhor do que apostar na tecnologia. Diversos sistemas de gestão escolar podem auxiliar na organização e facilitar o trabalho, deixando os funcionários mais livres para atendimentos. E, por falar em atendimento, eles também têm espaço nos softwares. Pais podem acessar informações como faltas, notas e horários através da plataforma, sem necessidade de ir até a escola. Pedidos referentes à documentação também podem ser feitos online. Todo mundo sai ganhando.

Organização a todo vapor

Ao invés de perder tempo tendo que arrumar o setor toda hora, ajude a equipe a manter a organização. Algumas regras valem ouro nessa hora: se tirou do lugar, coloque onde estava; alguém pediu emprestado; cobre a devolução; se o papel não serve mais, descarte. Lembre-se que você não trabalha sozinho. A máxima “eu sei onde está” aqui não vale. Afinal, todos que ali trabalham precisam saber onde está tudo.

Compartilhe as suas experiências na organização da secretaria escolar. O que a sua escola tem feito para melhorar o setor?

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