Um dos principais fatores que contribui para o sucesso de uma instituição de ensino é a forma como a comunicação interna (CI) acontece na rotina diária do empreendimento.

Afinal, a interação entre os profissionais de uma escola influencia e impacta diretamente na qualidade do ensino ofertado pelas escolas — e esse é o maior valor percebido pelos alunos.

A comunicação interna é o elemento capaz de assegurar que os profissionais se sintam mais motivados e se tornem mais engajados, garantindo que o processo de aprendizagem dos educandos seja mais assertivo e permitindo, consequentemente, que a escola alcance seu título como referência em ensino. 

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Para mostrar a importância dessa estratégia, listamos aqui tudo o que você precisa saber sobre a comunicação interna no âmbito educacional. Ficou interessado? Então, continue a leitura e aproveite para tirar as suas dúvidas!

O que é uma comunicação interna eficiente?

A comunicação interna pode ser vista como um conjunto de estratégias e ações planejadas e realizadas com o intuito de estabelecer canais entre os profissionais que integram o ambiente educacional. Seu principal objetivo é tornar essa interação ágil, transparente e, sobretudo, eficaz. Afinal, ela deve ser a ponte que comunica os interesses dos gestores para os educadores e vice-versa.

Desse modo, pode-se dizer que a CI é a troca de informações que ocorre dentro do ambiente educacional, tanto entre gestores e subordinados quanto entre colaboradores do mesmo nível hierárquico. O objetivo é manter os profissionais informados quanto às ações para o cumprimento do projeto político pedagógico  (PPP), a missão, os valores e a sua estratégia de atuação no mercado educacional.

Como criar um plano de comunicação interna estratégico?

Para criar um plano de comunicação interna, os custos costumam ser baixos — normalmente, são utilizados banners, cartazes, murais e avisos avulsos. Contudo, é importante que o gestor defina exatamente o que se deve comunicar: só assim ele será capaz de elaborar uma estratégia e colocá-la em prática.

Durante a criação de um plano de comunicação interno estratégico, o gestor precisará:

• organizar dados;
• abrir canais de comunicação;
• acompanhar feedbacks, realizando as alterações necessárias para que a comunicação ocorra de maneira eficaz.

Confira, a seguir, como esse plano pode ser desenvolvido.

Reúna toda a equipe

A primeira etapa consiste na organização de uma assembleia escolar com toda a equipe — coordenador pedagógico, psicólogo, orientador, professores e demais funcionários — e na realização de uma pesquisa para compreender qual é a opinião dela sobre a Comunicação Interna da instituição.

Nesse momento, é importante que o gestor ressalte que partilhar informações é:

• uma forma de tornar a gestão escolar mais transparente;
• demonstrar respeito pela equipe;
• fazer com que todos participem ativamente da rotina da escola.

Dessa maneira, o gestor demonstrará como a união dos profissionais é fundamental para o sucesso do plano de comunicação interna.

Explique o que deve ser comunicado

Nessa reunião, o gestor deve reservar um tempo para esclarecer o que precisa ser comunicado. Entre as informações prestadas, é possível destacar:

• o calendário letivo;
• as datas dos eventos escolares;
• as datas de apresentações dos trabalhos pedagógicos;
• as ações realizadas para estimular a aprendizagem;
• o desempenho acadêmico dos alunos.

Defina os meios de comunicação

A comunicação interna é todo recurso utilizado para transportar as informações aos profissionais que fazem parte da escola. Por isso, utilizar as ferramentas disponíveis de forma adequada é o primeiro passo para evitar problemas na comunicação.

Nesse sentido, é interessante que o gestor defina, em conjunto com os colaboradores, quais serão os veículos de comunicação que a escola usará, sem se esquecer de que eles deverão variar de acordo com a atividade que precisa ser informada.

Veja alguns dos recursos que podem ser utilizados:

• mural;
• caderno de comunicados;
• e-mail;
• cartazes e banners;
• comunicados avulsos;
• contato informal;
• reunião.

Vale lembrar que a utilização desses recursos favorece a comunicação interna e estimula a formação de uma equipe mais colaborativa.

Escolha os responsáveis por realizar a comunicação interna

Nessa etapa, o gestor deve dividir os participantes por área e orientar que eles escolham um responsável pela divulgação das informações de cada setor da escola. Assim, eles integrarão um grupo colaborativo, assegurando que as informações cheguem de maneira clara e no momento correto.

Após a escolha dos representantes de cada segmento, uma nova reunião deve ser marcada para alinhar as novas responsabilidades que eles terão dentro da instituição. Isso garantirá que eles exerçam a sua nova função de forma plena.

Avalie o plano de comunicação interna regularmente

Por fim, o gestor deve acompanhar o andamento de cada ação planejada durante a criação do plano de comunicação interna. Isso significa que ele deve averiguar constantemente se todos estão recebendo as mensagens, emitindo as informações e reagindo diante desses comunicados.

Aqui, é de suma importância que o gestor promova encontros para verificar essas informações, discutir os avanços que o plano proporcionou e ajustar os procedimentos planejados caso seja necessário.

Qual é a importância da comunicação interna no ambiente escolar?

A comunicação interna é importante dentro do ambiente escolar, pois torna o trabalho em equipe mais eficiente, interliga os diversos segmentos presentes na escola e fortalece a articulação e a parceria entre colaboradores — docentes e funcionários — e gestores.

Além disso, ela atua como determinante no trabalho pedagógico dos educadores. Já que a partir dela é possível constatar as deficiências na aprendizagem de determinados alunos e elaborar novas estratégias de ensino.

É por isso que os gestores devem apostar nessa ferramenta, mantendo em mente que o trabalho precisa ser constante — ou seja, sem interrupções. Nesse contexto, a utilização de ferramentas digitais se destaca. Já que elas garantem a otimização necessária sem perder a seriedade que envolve os processos comunicacionais na escola.

Quais são as melhores práticas de comunicação interna para as instituições de ensino?

Uma comunicação interna eficiente traz inúmeros benefícios para as instituições de ensino. Por isso, os gestores das escolas melhor posicionadas no mercado educacional se preocupam tanto em adotar ferramentas para a melhora da comunicação interna.

Abaixo, listamos as melhores práticas que os gestores podem aderir para dar mais um passo em direção ao sucesso.

Centralize e organize dados importantes

É fundamental que a escola centralize e organize os dados que precisam ser conhecidos pelos profissionais atuantes. Uma boa maneira de fazer isso é considerar a inserção de um aplicativo de comunicação escolar. Isto porque ele pode ser utilizado em dispositivos móveis, facilitando o acesso de todos os profissionais da escola.

Com esse recurso, a gestão é capaz de enviar comunicados, documentações, autorizações e notificar possíveis pendências. Além de informar até mesmo os problemas com faltas relativas à saúde dos estudantes.

Crie um sistema de acompanhamento integrado de rendimentos

As informações no ambiente escolar não são estáticas: elas se transformam de acordo com ocorrências do período letivo, como a adição de dados ao histórico escolar dos alunos, uma possível adaptação no planejamento dos docentes e novas decisões.

Por isso, criar um sistema integrado de rendimentos é importante para que os professores sejam constantemente informados sobre possíveis quedas no rendimento dos alunos. Ele também permite que os educadores verifiquem, por exemplo, se a queda nas notas foi geral ou pontual — ou seja, se houve um problema em todas as matérias ou em uma disciplina específica.

Analisando os pontos destacados, fica evidente que esse tipo de sistema possibilita que os educadores estejam a par do que acontece com os alunos imediatamente, contribuindo para que uma intervenção seja realizada e permitindo corrigir o problema rapidamente.

Proporcione uma cultura de engajamento

Diferentemente do que se imagina, para que uma instituição de ensino tenha um bom funcionamento, não basta uma atuação competente do gestor e dos professores: é preciso que todos os agentes da escola trabalhem em conjunto. Afinal, toda a função exercida no ambiente educacional impacta de alguma forma na qualidade do serviço da organização.

Os secretários escolares, por exemplo, são imprescindíveis para evitar que ocorra desencontro de informações, garantindo a produtividade da equipe. Por isso, todos os profissionais devem estar comprometidos com o objetivo de tornar a comunicação eficaz.

Garanta que a tecnologia seja amplamente acessível

É notório que a tecnologia está presente em tudo nos dias de hoje, e dentro da escola não é diferente. Por isso, é interessante a adoção de softwares que facilitam a comunicação.

Com o avanço da tecnologia, como a computação em nuvem, o acesso ao sistema pode ser feito a qualquer momento, sendo necessário apenas uma conexão com a internet. Além disso, essa característica proporciona maior flexibilidade ao software, já que pode ser acessado por computadores de mesa, tables, celulares ou notebooks.

Quais são os benefícios da comunicação interna para as escolas?

Como você viu, a comunicação interna é uma preocupação constante nas instituições de ensino, pois traz inúmeros benefícios palpáveis para a organização. A seguir, destacamos alguns deles.

Aproximação entre a comunidade escolar e a família

As escolas vêm investindo cada vez mais na participação dos responsáveis no processo de ensino-aprendizagem dos alunos, pois perceberam o impacto que o seu envolvimento tem no comportamento e no rendimento escolar de crianças e adolescentes.

Nesse contexto, contar com canais de comunicação eficientes é fundamental para atrair os familiares, envolvê-los nas atividades propostas pela organização e informá-los sobre novos projetos institucionais e eventos escolares.

Além disso, a comunicação entre a escola e a família possibilita que os responsáveis monitorem facilmente o desempenho dos educandos, permitindo a verificação de notas, frequência e demais ocorrências.

Motivação e engajamento do corpo docente

A comunicação interna que muitas instituições de ensino praticam é somente informativa. Por esse motivo, elas deixam de obter o resultado almejado, perdendo uma enorme oportunidade de engajar seus colaboradores.

Por outro lado, quando a escola utiliza essa ferramenta para disseminar seus valores e objetivos, ela alinha e motiva o corpo docente, fazendo com que eles compreendam a sua importância no alcance do sucesso institucional.

Isso significa que a transmissão eficaz da política da escola e das notícias alavanca o desempenho dos colaboradores, oferece um canal para que a escola reconheça iniciativas de destaque, incentiva o desenvolvimento profissional dos educadores e estimula a superação de metas da escola.

Alinhamento dos colaboradores aos objetivos da organização

Ao estabelecer ações para que a comunicação interna ocorra eficientemente, a instituição de ensino faz com que os seus colaboradores aprendam:

• a falar a língua da organização;
• a agir de acordo com os valores da instituição;
• a canalizar seus esforços para alcançar as metas e obter os resultados desejados.

Dessa forma, a escola consegue fazer com que toda a equipe esteja focada em uma única direção: o cumprimento do projeto político pedagógico.

Criação de um sentido de pertencimento

Para que a escola alcance os resultados esperados, é imprescindível que os seus colaboradores se sintam valorizados e pertencentes à instituição, e a comunicação interna propicia esse sentimento de diversas maneiras.

A primeira vantagem é trazer para conhecimento do profissional tudo o que é relevante para a realização das suas funções. Assim, ele não se torna uma peça avulsa, mas uma peça estratégica. Ele também não fica alienado quanto ao que acontece à sua volta, mas é tratado como uma figura indispensável para o sucesso institucional.

A segunda vantagem é que ela possibilita ao colaborador ter voz ativa dentro da organização. No momento em que o funcionário percebe que suas sugestões e reclamações são ouvidas pelos gestores, ele passa a se sentir reconhecido e valorizado pela instituição, fator que estimula o aprimoramento da sua performance dentro da escola.

Troca de conhecimentos e feedbacks

A adesão de uma ferramenta eficiente para a comunicação interna escolar opera também como uma forma de realizar a troca de conhecimentos. Isso possibilita a interação entre docentes de disciplinas distintas e oferece aos responsáveis a oportunidade de receber um feedback quanto às atividades desenvolvidas em sala de aula.

Aprimoramento da cultura escolar

A cultura escolar também está estritamente relacionada à comunicação interna. Isso porque, a partir da transmissão de informações, a instituição de ensino pode desenvolver atividades escolares e apresentar os seus projetos institucionais, por exemplo. Essa prática incentiva a cooperação e a interatividade dentro do ambiente escolar, contribuindo para um clima organizacional positivo.

Portanto, canais como as páginas nas redes sociais e sites escolares estruturados e atualizados favorecem a valorização da cultura escolar e ampliam as relações interpessoais entre os membros da comunidade.

Desenvolvimento de um ambiente de trabalho mais agradável

Um dos principais benefícios da comunicação interna é a criação de um ambiente de trabalho mais agradável. Afinal, quando as informações são transmitidas de forma clara, concisa e transparente, não há espaço para qualquer rumor ou fofoca, o que favorece o aumento da produtividade e afasta as especulações e qualquer sensação de injustiça.

Como a tecnologia pode auxiliar na otimização da comunicação interna?

Como você viu ao longo deste artigo, a gestão da comunicação em uma instituição de ensino é um desafio que envolve não só diferentes públicos — como coordenadores, docentes, colaboradores, familiares e alunos —, mas também um grande volume de informações.

Escolha um canal eficiente de comunicação

A escola deve fazer a escolha de um canal de comunicação que deverá ser utilizado por todos os envolvidos. Ao escolher esse canal, é extremamente importante que se leve em consideração toda a sua funcionalidade. Além de sua eficiência e os benefícios que ele pode oferecer, tanto para a escola quanto para alunos e pais.

Por exemplo, o uso somente de e-mail como forma de comunicação pode não se mostrar eficiente. Isso porque não há como garantir que a mensagem será entregue e lida pelo receptor. Isto porque um e-mail pode ser direcionado à caixa de spam e os pais nem perceberem seu recebimento.

Além disso, é importante para a escola manter um canal de comunicação oficial. Com o uso de redes sociais e aplicativos de mensagens como WhatsApp. Isto porque podem ocorrer comunicações equivocadas que, muitas vezes, nem foram passadas pela instituição.

Por isso, se a escola tiver seu próprio canal de comunicação, os pais saberão exatamente onde consultar qualquer tipo de comunicado. Assim, para que tudo ocorra de forma clara e objetiva, é interessante utilizar os aplicativos tecnológicos acessíveis para os integrantes de cada setor escolar.

Dessa forma, todos os públicos conseguirão interagir de maneira integrada, contribuindo para que tudo funcione melhor. Ao utilizar seu canal de comunicação específico, cada setor poderá verificar as facilidades e vantagens em sua utilização.

Conheça os benefícios para o aluno

É muito importante para o aluno contar com uma ferramenta em que ele possa monitorar o seu próprio rendimento escolar. Desse modo, oferecer uma interface de comunicação entre ele e a escola o ajuda a desenvolver várias tarefas.

Solicitações diversas

Por meio de um aplicativo, o aluno pode solicitar sua carteirinha de estudante, seu histórico escolar e outros documentos que a escola possa disponibilizar eletronicamente.

Conferência de notas e tarefas

O estudante também pode conferir suas notas e tarefas disponíveis, acessar cronogramas de atividades, fazer download de materiais, bem como consultar a grade de horário das aulas.

Confira os benefícios para os pais

O software funciona como um dos meios de comunicação entre os pais e a escola. É importante dizer que ele não tem a função de excluir o contato físico, já que as portas da instituição sempre estarão abertas a eles, em qualquer momento.

O principal objetivo da tecnologia é oferecer uma facilidade a mais aos responsáveis, que poderão ter acesso a diversos recursos, como:

• boletim e tarefas do aluno;
• comunicados importantes da escola e dos professores;
• comunicação com o setor financeiro para imprimir boletos, taxas etc.

Veja os benefícios para os professores

O uso de um software ajuda na comunicação entre o corpo docente e discente. Por meio dele, o professor pode acompanhar a evolução de cada aluno e realizar anotações sobre o seu desempenho.

Além disso, também pode disponibilizar conteúdos relevantes para que o estudante possa fazer atividades e trabalhos escolares.

Confira os benefícios para a escola

O uso de um software também oferece inúmeros benefícios à gestão escolar. Por meio dele, a instituição poderá observar uma melhora efetiva na comunicação com os alunos, pais e professores. Além disso, com o auxílio desse recurso, a gestão também poderá:

• estender a comunicação interna e externa, possibilitando um contato mais direto com os responsáveis, evitando o desperdício de papéis e, naturalmente, diminuindo os custos;
• garantir a segurança na retenção de dados oficiais e confidenciais;
• incentivar o relacionamento entre os atores sociais envolvidos no processo educacional.

É importante lembrar que, com o uso dos aplicativos de comunicação escolar, há melhorias efetivas e comprovadas da comunicação interna e externa no espaço institucional. Isso acontece porque responsáveis, alunos, educadores e funcionários têm a liberdade de fazer sugestões e reclamações. Isto possibilita aos gestores implementar novas ideias e criar ou adaptar soluções.

Como envolver os funcionários por meio da comunicação interna?

Um dos problemas mais comuns encontrados pelos gestores nas organizações de ensino se concentra na dificuldade de melhorar a comunicação e o envolvimento dos seus colaboradores. No entanto, essa também é uma reclamação constante por parte dos demais profissionais. Muitas vezes a queixa é que eles não têm espaço para dar sua opinião quantos aos processos educacionais.

É importante ter em mente, porém, que estabelecer um diálogo com os funcionários e realizar uma CI efetiva não é uma tarefa que se desenvolve rapidamente. Para que a sua instituição de ensino consiga melhorar essa comunicação, algumas medidas são essenciais.

Incentive a interação

A primeira dica para melhorar a comunicação interna e envolver os funcionários é permitir a interação. Como dito anteriormente, o colaborador deve sentir que sua opinião é relevante para a instituição. Outro ponto importante é que ele tenha o direito de participar das tomadas de decisão que dizem respeito à atividade por ele exercida.

Aceitar sugestões e ponderar as decisões com base na opinião dos colaboradores demonstra que a instituição se importa e valoriza a sua equipe. É importante ressaltar que o gestor não deve discriminar os colaboradores com cargos da base hierárquica, como estagiários, merendeiras e equipe de limpeza.

Promova o diálogo — apenas a caixa de sugestões não é suficiente

Não adianta a escola permitir que o educador ou qualquer outro profissional se manifeste, se ela não proporciona meios para que isso ocorra na prática.

Um colaborador que está há pouco tempo na instituição, por exemplo, pode não se sentir à vontade para procurar o gestor e fazer uma reclamação ou dar uma sugestão. Por isso, é importante que a organização forneça um canal para que o colaborador dê esse tipo de feedback.

É comum que as organizações deixem uma caixa de sugestões ao alcance do funcionário. Entretanto, apesar de ser uma boa iniciativa, esse procedimento não é suficiente, já que muitos colaboradores sentem que não estão sendo realmente ouvidos.

Por isso, o mais indicado é que os gestores realizem reuniões individuais bimestralmente. Assim ele permite que cada funcionário expresse como está se sentindo em relação às suas atividades. Outro ponto importante é que ele abre espaço para a sugestão de melhorias.

Essa prática é fundamental dentro das instituições por permitir que o colaborador seja aberto quanto à existência de um conflito, por exemplo. Ao disponibilizar um canal, o gestor incentivará o diálogo dentro da instituição de ensino. Além de administrar melhor os possíveis problemas e os solucionar de imediato, evitando que eles aumentem.

Proporcione momentos de descontração

Além de envolver seus funcionários em questões profissionais, também é interessante que a organização proporcione momentos de descontração. Pois assim todos podem interagir e conversar sobre assuntos diversos que fogem do escopo de trabalho.

Organize happy hours, almoços ou eventos mensais para a comemoração de aniversários. Embora nem sempre seja possível, o ideal é que esses momentos aconteçam aos sábados ou no fim do expediente. Assim é garantindo que todos possam participar! Para essa ocasião, vale enviar convites divertidos para animar os funcionários. Você também pode fazer pesquisas sobre opções de entretenimento e montar um cardápio com a colaboração de todos.

Com essas pequenas práticas sendo desenvolvidas ao longo do período letivo, as instituições de ensino deixarão os colaboradores mais familiarizados com a missão, os valores, as ações estratégicas e a realidade do ambiente escolar como um todo, contribuindo para que as relações sejam mais transparentes.

Por meio da comunicação interna eficaz, o colaborador sente mais confiança na organização. Consequentemente, trabalha mais satisfeito, gerando melhores resultados para a escola, como:

• aumento da produtividade;
• capacidade de abordar problemas ou crises de forma proativa;
• atendimento ao cliente eficiente e ágil;
• melhor compreensão das atividades, dos valores organizacionais e dos propósitos;
• redução dos conflitos do cotidiano entre os membros da equipe;
• maiores taxas de retenção de colaboradores;
• redução de custos e maior rentabilidade financeira.

Conclusão

Diante dessas informações, fica evidente que a comunicação interna é um elemento fundamental durante a rotina de qualquer instituição de ensino. Ela contribui para a melhora na comunicação entre escola e aluno e para o engajamento e motivação dos profissionais. Além de ajudar a melhorar as referências da instituição no mercado educacional, para o bom desempenho dos alunos e para a retenção e atração de novos discentes.

Além disso, o uso de um software de gestão escolar contribui efetivamente para que a comunicação interna flua de uma maneira mais objetiva e eficiente. Dessa maneira, a escola pode fazer uma integração eficaz de todos os seus processos entre pais, alunos e professores. 

Agora você já entendeu por que a comunicação interna é tão importante para engajar educadores e colaboradores nas instituições de ensino! Então não perca a oportunidade e aproveite para baixar o nosso e-book sobre como organizar seus documentos escolares!