As instituições de ensino têm enfrentado um grande desafio nos últimos tempos: a retenção de alunos. Ou seja, existe uma dificuldade em manter seus alunos estudando na mesma escola até completarem o curso que iniciaram.

Não basta apenas o foco dos gestores estar voltado para a qualidade do ensino e achar que assim vai atrair mais educandos, a questão vai além. Faz-se necessário criar atitudes e estratégias mais bruscas para manter sua atual clientela.

No entanto, você pode se perguntar como e em que momento vai colocar em prática tais ações para que sua escola não perca seus alunos. Não se preocupe se tem dúvidas ou insegurança para se planejar sobre este assunto.

Muitos gestores encontram-se na mesma situação e desafio que você — correr contra o tempo para não perder os alunos para outras instituições de ensino.

A partir disso, elaboramos um post especialmente para você gestor, que busca ajuda para solucionar questões um tanto complexas quanto o tema de retenção de alunos. Para isso, continue lendo e tenha um ótimo aproveitamento e reflexão sobre o assunto. Boa leitura!

1. O que é retenção de alunos?

A retenção de alunos em uma instituição de ensino é um agrupamento de medidas para facilitar e ajudar na permanência do aluno até o término do curso em que ele se propôs fazer. Trocando em miúdos, seria uma forma da escola acompanhar de perto o aluno para que não abandone seu curso.

Parece algo bem simples, no entanto requer um planejamento que deve ser pensado de maneira geral – para o corpo discente como um todo – e um planejamento específico, visando alcançar cada aluno individualmente.

Quando se pensa sobre esse assunto, muitas das vezes de maneira equivocada, vem na mente o abandono de estudantes somente no curso superior. No entanto, esse dilema é enfrentado em todos os níveis de ensino de acordo com que cada instituição oferece, tendo em cada segmento diferentes problemas.

Para entender melhor vamos separar os níveis de ensino em que há necessidade em se planejar de maneira diferenciada:

• Educação Infantil – dividida em três níveis: contemplando desde os 3 anos até aos 5 anos de idade;
• Ensino Fundamental – que se inicia desde o 1º ano indo até ao 9º ano;
• Ensino Médio – que compreende os três anos de curso;
• Cursos Livres – referentes ao demais cursos como de idiomas, por exemplo;
• Curso Superior.

Como você pode ver, ao existirem diferentes modalidades de ensino, deve ter também planejamentos específicos para alcançar tais estudantes para que a retenção de alunos ocorra com sucesso.

Visto isso, se faz necessário pensar na questão da retenção baseando-se nos âmbitos que prejudica tais educandos na vida estudantil. Vamos falar brevemente o que seriam estas áreas de impedimentos que familiares e alunos enfrentam.

Dificuldade financeira

A crise econômica que assola o país traz consequências em todos os âmbitos familiares. Haja vista que os empresários para reduzirem seu quadro de funcionários acabam demitindo pessoas que têm seus filhos matriculados em escolas privadas.

Devido a essa condição, falta dinheiro para que as mensalidades escolares sejam pagas dentro do prazo estipulado, ocasionando muitas das vezes abandono do curso ou até mesmo transferência para o ensino público.

Mediante a esse novo contexto familiar, o orçamento fica mais limitado, forçando a cortar gastos com a educação, substituindo pela manutenção de bens que não podem ser ignorados tais como alimentação, aluguel, contas mensais, boletos entre outros.

Desinteresse acadêmico

Uma das razões importantes que faz um aluno abandonar um curso é o obstáculo que tem em acompanhar o aprendizado em que os demais colegas estão seguindo. Ao comparar as notas dos alunos com as dele, ele percebe que algo está errado em relação a sua aquisição de conhecimentos.

Ao tirar sempre notas baixas, sentir perseguido por outros colegas ou ainda ter a impressão de estar sendo pressionado por algum professor, o estudante pode querer sair da instituição onde estuda, sendo que na verdade o problema está em sua dificuldade de aprendizagem e não na escola.

Difícil localização geográfica

Outro empecilho que enfrenta um aluno e o impede em continuar no curso é a distância que ele percorre diariamente. Dependendo do local em que a escola está inserida, caso seja em bairros de difícil acesso para transportes públicos também é um fator que desencadeia o abandono escolar.

Devido ao aumento constante do preço da gasolina, falta de vagas apropriadas para estacionar o carro, grande fluxo de carros na rua impossibilitando sua chegada no horário inicial das aulas, são fatores que interferem na retenção dos alunos.

Problemas comportamentais

Sabe aqueles discentes indisciplinados que sempre estão tumultuando as aulas, atrapalhando o professor na explanação do conteúdo e ainda implicando com os colegas? Para esses casos, é necessário ficar mais atento. Esses tipos de comportamentos são o gatilho para os pais pensarem em tirar o filho da escola por achar que a falta de interesse na aulas pelo seu filho é culpa da escola.

Muitas das vezes tais comportamentos não condizentes com o andamento das aulas, seja desde a rotina na educação infantil até aos comportamentos de adolescentes no ensino médio, podem ser consequências de problemas de saúde ou até mesmo por algum problema familiar como separação dos pais por exemplo.

2. Como a escola pode desenvolver ações de retenção de alunos?

Partindo das dificuldades que podem surgir na vida dos educandos, como os citados anteriormente, a escola deve intervir de acordo com cada nível de ensino, entendendo os aspectos que abrangem as diferenças de idade e interesse de cada grupo de alunos.

Considerando as Instituições de Ensino que oferecem a Educação Infantil, deve-se pensar em elaborar um planejamento de retenção de alunos desde sua captação, quando ainda nessa fase os pais estão depositando confiança na escola não somente na aprendizagem, como também no cuidar de seus filhos.

Da mesma forma, tendo o mesmo peso de valor, deve continuar o trabalho e empenho aos demais alunos que vão passar pela educação básica até se formarem na graduação preterida, caso haja na Instituição. Sendo assim, podemos pensar e colocar em práticas as seguintes estratégias abaixo.

Plano de ação para alunos com dificuldade financeira

Para ajudar aos estudantes que estão com dificuldades em pagar as mensalidades, os gestores em conjunto com a administração financeira e equipe pedagógica devem elaborar sugestões tais como bolsas de estudo. Propiciar descontos nas mensalidades, financiamentos e renegociações de dívidas antigas através de parcelas vão favorecer a retenção de seus clientes.

Outra iniciativa muito válida é a criação de um empréstimo estudantil. Nesse tipo de auxílio o aluno será favorecido mediante ao bom desempenho escolar demonstrado por boas notas em seu boletim escolar.

No entanto vale lembrar que para os estudantes manterem tais benefícios financeiros, caberá aos responsáveis que paga as mensalidades, uma participação mais ativa em estimular e ajudar seus filhos nos estudos para que a isenção continue a vigorar.

Vale ressaltar que nesse tipo de financiamento, ambas as partes saem lucrando: o aluno com o benefício financeiro e a escola que passa ter alunos com interesse nas aulas – mais participativos e disciplinados. Além disso, a escola por formar alunos com mais qualidade e conhecimento, fica mais reconhecida por outros pais passando a ter maior destaque perante seus concorrentes.

Plano de ação para alunos com dificuldade de aprendizagem

Os estudantes que apresentam dificuldades de aprendizagem devem ter uma atenção especial da coordenação pedagógica. Cursos de aperfeiçoamento para os professores aprenderem como lidar com dificuldades dos alunos devem ser colocados em prática.

Cabendo também ao corpo docente pontuar para o setor de planejamento estratégico de retenção de alunos, para que crie programas de monitores por meio de grupos de estudos.

Nesse sistema os estudantes que se destacam pela boa aprendizagem passam a ajudar aqueles que estão com dificuldade para acompanhar a turma. Dessa forma, cria assim um elo mais próximo entre os colegas da turma e uma pareamento de produtividade da classe como um todo.

Plano de ação para alunos com dificuldade de localização

Para resolver esse problema, primeiramente o gestor junto a sua equipe deve fazer as seguintes perguntas sobre os alunos faltosos:

• Eu sei o motivo das ausências de meu aluno?
• ​Tenho acompanhado as faltas recorrentes dele?
• Tento buscar dele as justificativas para tais faltas?

​A partir desse questionamento, se não tem as respostas para tais indagações acima, é preciso reavaliar sua preocupação com a retenção de alunos. No caso de você já ter identificado essas questões, está na hora de criar táticas para solucionar tais falhas.

Um recurso bastante interessante que vai ajudar você a não ter gastos e ainda promover a ideia de sustentabilidade ambiental, é o incentivo ao uso de caronas. Pode iniciar esse projeto através de uma disciplina, na qual os próprios alunos poderão criar o nome para esse tipo de proposta, por exemplo.

Outra sugestão seria investir em transporte próprio da instituição como vans ou ônibus. Após fazer uma pesquisa sobre os locais mais distantes em que moram os alunos, esses transportes passariam para trazer e levar de volta para casa os estudantes.

Plano de ação para alunos com dificuldade de empregabilidade

Esta outra ação que trataremos agora é mais um complemento ao problema financeiro. É importante que você gestor pense em criar oportunidades de trabalho dentro da própria instituição de ensino: seria como pequenos núcleos de empresas para que os alunos possam estagiar e assim conseguir arcar com suas mensalidades.

Lembrando que para que isso seja possível, faz-se necessário parcerias da escola com outras empresas. E mais uma vez todos saem ganhando com essa proposta: o aluno, como já foi mencionado, a escola que terá uma boa imagem no mercado educacional e as empresas por investir em jovens aprendizes.

Plano de ação para alunos com dificuldade de comportamento

Os discentes que apresentam desvios de comportamento devem ser observados mais de perto pela equipe pedagógica da escola. E ao fazerem o diagnóstico inicial, encaminhar para outros especialistas.

Além do cuidado técnico e médico, é importante que todos professores e demais funcionários que lidam com esses alunos os acolhem para que por meio de vínculos criados, o aluno possa se abrir e compartilhar com a escola o que porventura o aflige.

3. Como mapear as necessidades do aluno?

Ao iniciar o período de matrícula em sua instituição escolar, é muito importante que nesse momento já pense na retenção e comece a mapear as necessidades desse aluno para que continue e conclua o período de estudo.

A partir disso, o gestor pode adotar táticas para delinear e identificar ações e atitudes de alunos que pretendem evadir da escola, para que possa ser identificadas e evitadas antes mesmo de acontecer.

Mensurar a retenção

Para medir a permanência dos alunos é necessário medir a quantidade de estudantes que entram e saem da escola a cada ano. Estando esses dados nas mãos do gestor, cabe então a ele olhar e identificar em que nível de ensino está tendo o maior número de evasão. Feito isso, começar a elaborar as estratégias para manter a clientela

Examinar as transferências

Em relação a examinar mais de perto as transferências, já se perguntou o porquê de muitos estudantes saírem e estarem procurando outras escolas? Os motivos e respostas quanto a essas perguntas podem ser variadas. Engana-se por achar que ocorre somente por uma causa geral e mais comum como o preço da mensalidade por exemplo.

Você deve estar atento, pois cada aluno tem um ou vários motivos para justificar sua transferência. Por isso, antes de sair tomando atitudes para controlar e diminuir os deslocamentos de seus alunos para outras instituições, é preciso se organizar para parar e com a secretaria da escola ficar a par dessas questões.

Atentar para o aluno

Estreitar o relacionamento com os alunos que estão iniciando em sua escola é importante para que entenda seus desejos e necessidades, e a partir disso facilitar a retenção dos alunos.

Muitos alunos sofrem bullying na escola e não conseguem denunciar a agressão por medo ou vergonha. Com isso passam a cair as notas, prejudicando seu desempenho escolar e ainda correr o risco de serem reprovados.

Em outros casos, existe aquele aluno de que alguma forma pode ter tido certa desavença com algum professor e não se sente mais à vontade em estudar na mesma escola.

Para todos os casos descritos acima, faz-se necessário a intervenção para tentar solucionar tais conflitos: chamar os responsáveis dos alunos envolvidos no bullying e mediar a situação entre o aluno e o professor que podem estar em desentendimento.

No entanto, vale ressaltar ainda que para alguns alunos a saída para outras escolas é até justificável: como iniciar o Ensino Médio em outra escola devido a nova escola dar maior ênfase no vestibular.

4. Quais ações de retenção de alunos são mais eficientes?

Sobre as ações mais eficientes podemos destacar a questão da inadimplência que afeta o orçamento da escola, gerando falta de investimentos prejudicando a qualidade que vai desde a infraestrutura até a aprendizagem dos alunos. Outra ação importante é mostrar os resultados da aprendizagem para os responsáveis.

Possua uma política de inadimplência clara

Um assunto um tanto que delicado, mas necessário e que precisa ser bem esclarecido no momento da inscrição da matrícula, é sobre a inadimplência escolar. Cabe ao gestor decidir qual será a maneira que vai abordar os responsáveis sobre a necessidade de pagamento das mensalidades em atraso.

Uma sugestão para isso é deixar escrito no contrato a maneira como é abordado a questão do atraso das mensalidades para os pais. Explicando melhor, seria como aplicar a política de inadimplentes levando em consideração cada caso individualmente.

Para aqueles familiares que sempre cumpriram suas obrigações financeiras, e por algum motivo deixou de efetuar, deve analisar a situação junto ao departamento financeiro para sugerir um parcelamento da dívida.

Além disso, vale lembrar que toda essa ideia deve ser aceita por todos que compõem a escola: gestores, setor financeiro e professores. Os responsáveis devem obter informações sobre esse assunto de maneira única por todos da escola. Todos devem estar inseridos nesta proposta de tratar os inadimplentes.

Evidencie os resultados

É muito importante que a escola mostre os resultados dos investimentos e a confiança que os pais depositam na escola. Afinal de conta, em meio a outras opções de ensino, os pais preferiram a sua escola por apresentar um diferencial.

Para mostrar aos familiares que sua escola tem qualidade e que os investimentos que tem feito para seus filhos estão tendo resultado, procure sempre que possível elaborar momentos especiais de integração para que os pais venham até a escola.

Essas datas podem ser pensadas quando fizerem o planejamento anual junto com a equipe pedagógica, estabelecendo os projetos e como culminância a apresentação dos resultados para a comunidade.

Confira algumas sugestões de programas que podem ser feitos em sua escola com o objetivo de mostrar resultados de qualidade e por consequência, garantir a retenção de alunos.

• Comemorações escolares como feira de ciências, festas regionais, olimpíadas e gincanas;
• Encontros de pais de todos os alunos ao término de cada bimestre ou trimestre;
• Diagnósticos semestrais que tenham inseridos todas as melhorias da escola: reformas de infraestrutura, especializações do corpo docente e demais funcionários e investimentos de materiais pedagógicos
• Melhorias no site da escola, integrando a família para mais perto do cotidiano da instituição.

5. Como os setores pedagógico e marketing podem fazer ações conjuntas?

A tecnologia tem sido de grande auxílio para propagar as escolas inovadoras. Foi-se o tempo em que bastasse o comentário entre os conhecidos e familiares sobre determinada escola serem suficientes para atrair uma nova clientela, e mais importante ainda, mantê-los na escola.

Atualmente gestores atualizados e cientes da mudança tecnológica que estamos vivendo, pode utilizar desses suportes para alavancar a marca de sua escola, evitando que seus alunos transfiram a matrícula para seus concorrentes.

Visto isso, cabe a você gestor antenado com as mudanças tecnológicas, usufruir de tais benefícios em prol de inserir dentro das propostas já mencionadas nesse post, aliar o marketing digital ao setor pedagógico de sua escola, com o intuito de reter seus alunos em sua instituição. Com base nisto, veja na prática o que fazer.

Possibilite a comunicação

Ter em sua escola um software de gestão escolar vai possibilitar uma maior proximidade com seus alunos e familiares por meio do portal do aluno. Nesse tipo de dispositivo é possível ainda o aluno ser informado quanto aos conteúdos, datas de provas e trabalhos, enfim, promove comprometimento de ambas as partes envolvidas no processo de aprendizagem.

Com esse tipo de recurso disponível, os estudantes vão ter interesse em permanecer em sua escola, haja vista que é um local conectado com o “mundo virtual”, que tanto agrada a juventude e crianças atualmente.

Descomplique os procedimentos

A maioria dos pais que têm seus filhos nas escolas privadas trabalham e não possuem tempo disponível para resolver pequenas pendências na secretaria da escola por exemplo. Através das funcionalidades da secretaria por meio virtual, o trabalho que seria burocrático torna-se mais prático, elevando positivamente a imagem da instituição perante a comunidade que está inserida.

Além de ter acesso à secretaria por meio online, também é possível imprimir seu boleto mesmo estando em atraso, acessando o setor financeiro da escola. Essa estratégia de fazer uso de plataformas digitais, contribui para facilitar o trabalho dos funcionários, flui o andamento da escola e ainda evita possíveis casos de inadimplência dos clientes.

Captar mais alunos aceitando novas matrículas por meio do sistema digital também é uma realidade para os gestores que contratam um software de gestão. No entanto, vale atentar para uma aquisição de produto de qualidade para que haja eficiência nos objetivos propostos.

Aprimore as possibilidades de aprendizagem

Em épocas remotas era comum o professor pedir aos alunos que pesquisassem somente por livros de biblioteca. Hoje em dia, os estudantes têm ao seu alcance diversas formas de pesquisa e meios diferenciados para aprimorar seus conhecimentos.

Diante desse novo contexto de aprendizagem, os orientadores pedagógicos e professores podem orientar seus alunos para que façam seus trabalhos escolares utilizando a internet como meio de pesquisa. Ainda podem enviar os arquivos para que façam o download através do portal do aluno.

Enfim, apesar das dificuldades que muitos gestores encontram em manter seus estudantes em sua escola, foi possível perceber com base no decorrer do texto, que através de um planejamento minucioso e audaz é possível ter sucesso na retenção de alunos.

Agora que você já conheceu um pouco mais do assunto tão importante para o mercado educacional — a retenção de alunos —, assine nossa newsletter para ler outros temas pedagógicos e de gestão que vão ajudar você a gerir sua escola com mais qualidade.