Administrar uma escola não é tarefa fácil. Demanda disciplina, organização e planejamento, principalmente em relação às aulas e eventos que acontecerão na escola ao longo do ano letivo.
Inclusive, você sabia que as escolas gastam, em média, 180 horas para organizar, de forma eficiente, um quadro de horário escolar viável? Pois é. E essas horas geralmente são distribuídas em dois ou três meses de muito trabalho.
Para começar, é importante lembrar que cabe à administração do colégio e à coordenação pedagógica organizar, dirigir, planejar e controlar esse quadro de horário escolar. Isso porque é a gestão que possui uma visão geral do ano letivo e entende a necessidade de cada período escolar.
Entre os pontos que devem ser considerados, estão o calendário acadêmico da instituição e a melhor forma de encaixar tudo isso com a disponibilidade de professores, horários de aulas, datas de provas, matérias extras, recessos, entre outros. Além disso, deve-se considerar o papel social da escola, seus objetivos e metas, o plano global escolar e o PPP.
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Por envolver tantas variáveis, montar o quadro de horário escolar pode ser algo mais complexo do que imaginamos. Por exemplo, no caso de uma escola com 20 turmas, existem mais de um bilhão de combinações possíveis. É muita coisa!
Só por essa introdução, já dá para entender que esse planejamento precisa de tempo, conhecimento e muito empenho, né? Mas é possível, sim, otimizar essa tarefa. E nós trouxemos alguns direcionamentos neste post.
Benefícios do quadro de horário escolar
Na verdade, o quadro de horário escolar é obrigatório em qualquer instituição. Afinal, é nele que encontramos os compromissos diários e pontuais relacionados à rotina acadêmica.
Grande parte do funcionamento harmônico da escola depende da organização correta dos horários. Como consequência, o desempenho eficiente traz resultados positivos tanto para o aluno quanto para os professores e para a escola como um todo.
Na perspectiva do professor, por exemplo, o importante é conseguir ministrar suas aulas de acordo com as suas possibilidades de horário. Só que ele também precisa de um tempo específico para fazer o planejamento de aula, além de ter um espaço da escola disponível para conteúdos práticos.
Para a escola, um bom quadro de horários escolar evita prejuízos financeiros com os horários vagos, previne a evasão de alunos por insatisfação e é uma forma de precaver situações em que professores de qualidade saiam da instituição por não conseguirem conciliar seus horários com os do colégio.
Pode até ser um desafio, mas equilibrando isso tudo, a escola beneficia diretamente os alunos, já que eles poderão aproveitar cada espaço da instituição e assistir aulas interativas e bem estruturadas. Com um planejamento realmente eficaz, eles também conseguem se organizar para estudar da melhor forma.
Como montar o quadro de horário escolar
Em relação ao planejamento, a organização interna expressa o nível de excelência da escola. Um quadro de horário escolar eficiente representa essa organização e tem inúmeras vantagens para a administração. Isso porque a forma de organizar as aulas durante o ano tem impacto sobre todo o funcionamento da rotina da instituição, principalmente sobre os aspectos pedagógicos e financeiros.
Por isso, damos a dica de considerar 4 variáveis que influenciam na qualidade do seu quadro de horário escolar. Veja a seguir:
1. O professor
O professor é uma das figuras mais importantes dentro do ambiente escolar. Por isso, é necessário, sim, verificar quais as suas possibilidades de horário para dar aulas e os seus locais de trabalho. Nesse ponto, você também deve destacar o tempo de deslocamento, por exemplo.
Considerar as necessidades do professor durante a criação do quadro de horário escolar faz toda diferença na qualidade do seu trabalho. Ao mesmo tempo em que são importantes para o professor, essas informações organizadas permitem que a escola reaja rapidamente aos imprevistos, como a falta ou até a saída de algum docente.
2. Espaços escolares
A segunda variável é a gestão dos espaços escolares. Saiba que, em um quadro eficiente, as informações devem estar disponíveis e organizadas para todos. Isso facilita o controle dos dias em que os espaços comuns da instituição – como laboratório, quadra de esportes, auditório, etc. – serão ocupados.
Além disso, é uma forma de garantir que todos tenham acesso a esses espaços. Inclusive, é possível gerenciar se os locais devem ser utilizados por apenas um professor por vez ou se podem ser compartilhados.
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3. Janelas
As janelas são os horários que ficam vagos para os professores entre uma aula e outra (do mesmo turno). Considere o exemplo a seguir: um docente ministra aula de matemática nos dois primeiros horários e no quarto. Mas, no terceiro horário, a aula é da professora de inglês. Ou seja, o professor de matemática tem um horário vago no terceiro tempo. Isso é o que chamamos de janela.
Geralmente, nos acordos coletivos entre instituição de ensino e professores, esses horários “vagos” devem ser remunerados. Com isso, as janelas no quadro de horário são um gasto para a escola, que deve ser muito bem gerenciado.
Inclusive, as janelas podem ser uma decisão estratégica da direção, com o objetivo de não tornar o conteúdo de uma matéria extenso e cansativo, por exemplo. Parece bobeira, mas esse “respiro” em matérias com mais de duas aulas seguidas faz toda diferença tanto para os professores quanto para os alunos.
A distribuição das disciplinas, que vamos abordar no tópico a seguir, também tem tudo a ver com as janelas. Continue a leitura!
4. Distribuição de disciplinas no quadro de horário escolar
A distribuição das aulas é a última etapa do quadro de horário escolar – e também é a mais importante, já que influencia diretamente na satisfação dos alunos, responsáveis e professores.
Organizar as disciplinas de forma incorreta pode sobrecarregar os alunos e os professores. Ter muitos horários seguidos da mesma matéria ou de matérias similares (como física e matemática) deixa o processo de ensino-aprendizagem desgastante e isso impacta a motivação dos dois lados.
A consequência são alunos desmotivados com os estudos, responsáveis e professores descontentes. A soma desses fatores aumenta o risco de evasão escolar e de alta rotatividade de professores.
Essas quatro variáveis são importantíssimas para a montagem do quadro de horário escolar. Além disso, são pontos que devem estar sempre atualizados e organizados, pois facilita a atuação da administração do colégio e da coordenação pedagógica em qualquer imprevisto.
Tecnologia para trazer agilidade e eficiência
Hoje, com o desenvolvimento tecnológico, muitas empresas têm se beneficiado com a automação de atividades. E, para a área de gestão educacional, não é diferente. Existem programas online e softwares que facilitam (e muito!) a vida de um gestor escolar, automatizando processos e facilitando a rotina do dia a dia.
Afinal, são ferramentas específicas para montar um quadro de horário escolar eficiente. Por serem desenvolvidas com o intuito de organizar todas as variáveis que comentamos acima, otimizam o dia a dia e ajudam na economia de recursos financeiros, além de trazer benefícios para todos. Uma ótima opção, sem dúvidas!
Softwares de gestão escolar
Também existem os softwares de gestão escolar, como o Escolaweb, que são mais completos e oferecem inúmeras outras funcionalidades além da criação do quadro de horário escolar. Isso porque eles entendem as instituições de ensino como empresas que precisam controlar as rotinas internas de diversos setores.
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Um sistema de gestão escolar não só organiza e otimiza a educação e o desempenho escolar do aluno, mas também interliga os processos internos do colégio. Uma das funções é armazenar documentos de forma digital (nuvem) — e isso diminui consideravelmente os casos de perda de dados. Além disso, faz com que esses documentos possam ser acessados de qualquer dispositivo (computador, celular ou tablet).
Ainda é possível fazer a matrícula/rematrícula e emitir boletos online, mandar lembretes por e-mail e SMS sobre os eventos da escola e vencimento de mensalidades, por exemplo.
Já em relação à parte pedagógica, o professor pode organizar notas, trabalhos, corrigir provas e disponibilizar o gabarito, tudo isso de forma prática e rápida. Também é possível controlar os empréstimos e devoluções de livros, na parte de biblioteca.
Outra função importante é que esse software permite estreitar o vínculo entre escola e pais de alunos. Por meio dele, os responsáveis podem acompanhar o rendimento dos filhos nas aulas, tirar dúvidas, abrir solicitações e agendar uma reunião com o diretor, por exemplo.
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Nesse sentido, o próprio diretor/coordenador pedagógico tem acesso a relatórios exclusivos sobre o desempenho do estudante, gerados pelo próprio sistema. Isso facilita ainda mais a rotina da gestão escolar.
Vantagens para todos
Como o nome já sugere, um sistema de gestão escolar tem ferramentas gerenciais que centraliza o controle das principais áreas da sua escola. Também permite acompanhar o desenvolvimento não só dos alunos, mas dos professores e da instituição de forma geral.
Essa organização dos processos internos só tem vantagens para a instituição. Gera economia, tempo e produtividade, satisfazendo todos os envolvidos no processo: alunos, responsáveis, docentes, gestores e coordenadores, funcionários e fornecedores.
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Um sistema automatizado elimina os erros manuais e otimiza o planejamento anual da instituição. Por exemplo, torna bem mais ágil e assertivo o processo de montar o quadro de horário escolar, assim como possibilita ao gestor do colégio organizar as demandas internas e responder de forma mais rápida aos imprevistos.
Ao investir em tecnologia, você simplifica o seu trabalho e dos seus funcionários, assim, pode focar no que é mais importante. Ou seja, em fazer um bom acompanhamento do aluno, estreitar a relação com os pais, discutir melhorias com os professores, criar estratégias de captação de novos estudantes e, claro, em trazer inovação para as atividades educacionais.
Outro ponto forte é que a escola será percebida como uma instituição moderna e alinhada às evoluções do mercado. Os pais, alunos e a comunidade, terão a ideia de que esse colégio também é moderno em relação aos espaços escolares, aos materiais pedagógicos e às atividades extracurriculares, por exemplo. Porque, afinal, a escola está sempre se atualizando e inovando.
Montar um quadro de horário escolar eficiente é um pouco trabalhoso e demanda tempo. Mas, com essas dicas, o seu processo fica bem mais rápido e prático. Se você gostou desse artigo, aproveite para assinar a nossa newsletter e receber outros conteúdos sobre tecnologia, produtividade e gestão escolar.
Agora, se estiver em busca de um software de gestão escolar para o seu colégio, entre em contato conosco e conheça o Escolaweb!
