Você sabia que a média de inadimplência nas instituições de ensino é de cerca de 25%? Pois é. Isso significa que uma parte considerável da receita escolar mensal, normalmente, é comprometida. Porém, é possível solucionar essa questão com algumas ações, como a notificação de cobrança por e-mail e SMS.

Neste artigo, explicamos melhor sobre essa prática, os melhores resultados e como você pode usar a tecnologia como aliada. Continue a leitura!

Por que a notificação de cobrança por e-mail e SMS é eficiente?

Quando o assunto é inadimplência escolar, o tom da conversa fica mais sério, afinal estamos falando de um dos pilares do funcionamento da instituição. A boa notícia é que a maior parte das ações para reduzir a inadimplência pode ser automatizada por meio de um sistema de gestão escolar.

Além das análises financeiras e relatórios específicos, o gestor escolar pode lançar mão de ações como as notificações de cobrança por e-mail e SMS. Inclusive, esse é um ótimo recurso para garantir mais segurança e controle da situação. Afinal, a escola passa a ter documentado todas as comunicações e acordos feitos com o cliente, o que é muito importante para comprovar a transparência da instituição em casos de processos jurídicos, por exemplo.

Outro benefício desse tipo de comunicação é a facilidade que o cliente tem para dar uma resposta, seja sobre o dia em que pretende pagar a dívida ou até mesmo para explicar o motivo do atraso no pagamento.

Infelizmente, na correria do dia a dia, é comum deixar passar prazos e compromissos. E, quando se tem uma ferramenta para lembrar desses vencimentos, os números de inadimplência caem drasticamente.

Como lidar com as respostas dos clientes?

Agora, chegamos a outro ponto: como agir com as devolutivas dos clientes? Bom, vamos lá…

Caso o cliente expresse que a falta de pagamento é por conta de problemas financeiros, mas que tem o desejo de quitar a dívida o mais breve possível, a instituição pode começar uma negociação para parcelar os débitos pelo próprio e-mail ou SMS.

Por outro lado, se não houver uma resposta da mensagem, o próprio envio da notificação pode ser a base para um telefonema. Nessa conversa — que tem um tom mais pessoal —, a escola pode perguntar se o cliente recebeu a mensagem e, a partir daí, reforçar o motivo do contato.

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Bons exemplos

As notificações de cobrança por e-mail e SMS podem ser enviadas antes mesmo do cliente se tornar inadimplente. Afinal, os lembretes sobre o vencimento de uma fatura são enviados antes da data limite do pagamento.

Temos o Nubank como um exemplo bem-sucedido disso. A empresa envia e-mails para todos os seus usuários alguns dias antes da data de vencimento da fatura. E, nesse aviso simples, eles também incluem informações sobre os benefícios quitar o cartão de crédito em dia, bem como as consequências de não fazer isso.

Outra dica é oferecer descontos nos pagamentos antecipados. Além de melhorar consideravelmente os níveis de inadimplência, oferecer essa vantagem ao enviar a notificação de cobrança, estimula a pessoa a efetuar o pagamento quanto antes.

Quais são as melhores práticas de notificação de cobrança?

Até aqui, vimos os inúmeros benefícios que a instituição tem ao usar a estratégia de notificação de cobrança por e-mail e SMS. Mas é necessário fazer isso da forma correta, preservando o direito da instituição e mantendo o respeito ao lidar com o cliente inadimplente. Por isso, temos mais algumas dicas para compartilhar. Confira a seguir!

1 – Organize a rotina das mensagens

O primeiro passo é definir a frequência das mensagens. Por exemplo, de acordo com as normas de ética, você deve enviar essas notificações dentro do horário comercial — de segunda a sábado, das 8 às 18h —, nem aos domingos e feriados. Mandar mensagens em horários que podem atrapalhar o descanso do cliente fere o Código de Defesa do Consumidor e pode gerar uma reclamação na Justiça.

Além disso, crie um cronograma com as datas em que os clientes vão receber as notificações. As mensagens podem ser enviadas três dias antes do vencimento da conta, por exemplo. Caso o cliente não efetue o pagamento, no dia seguinte ele poderá receber uma nova notificação.

2 – Cuide do teor da notificação de cobrança

Você precisa ter muito cuidado para criar o texto do e-mail ou do SMS que vai enviar. Por mais que seja uma situação de cobrança, a instituição manter o respeito e a educação durante todo o contato com o cliente.

Para te ajudar nesse quesito, vale lembrar que o objetivo da notificação não é só receber o dinheiro, mas também preservar a relação comercial entre as partes.

Por outro lado, o conteúdo não pode ser tão informal a ponto de esconder a seriedade do assunto. Ou seja, a notificação precisa ter respeito e seriedade – e mensagens diretas, sem rodeios desnecessários, são as mais eficazes nessa situação.

3 – Informe um prazo específico para o pagamento

É muito importante que deixe claro na mensagem o prazo para que o cliente quite a dívida — que pode ser de 2 a 5 dias, por exemplo. No entanto, também coloque um adendo informando que, caso o pagamento já tenha sido feito, o e-mail ou SMS deve ser desconsiderado.

Além disso, sempre envie o boleto de pagamento em anexo. Se por acaso ele estiver vencido, envie junto o boleto atualizado – com um prazo maior para o pagamento, se for o caso -, isso centraliza as informações em um só lugar e facilita o responsável na hora de fazer o pagamento.

4 – Ofereça opções para o cliente quitar a dívida

A instituição que oferece formas alternativas para o cliente quitar seu débito aumenta as chances de receber o pagamento e diminui o atrito nessa situação. Inclusive, vale a pena deixar bem claro na mensagem se a escola está disponível para fazer um acordo, por exemplo.

Outra iniciativa é diversificar os meios de recebimento: Pix, boleto, cartão, entre outros. Também é importante informar os canais em que o cliente pode entrar em contato com a instituição, tirar suas dúvidas ou continuar a negociação – como telefone, e-mail, chat e redes sociais. Acredite, isso faz diferença, pois incentiva a negociação.

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Como um sistema de gestão escolar pode ajudar nesse processo?

Um sistema de gestão pode automatizar a prática de enviar notificação de cobrança por e-mail e SMS. Além de reduzir o tempo e os custos operacionais, a tecnologia te ajuda a criar mensagens atraentes e adequadas para a cobrança.

Outro ponto interessante é que a instituição pode agendar o envio automático de notificações para os horários mais convenientes para os seus clientes, bem como selecionar quem vai receber as mensagens.

A automatização desse processo também simplifica o trabalho da equipe interna. Afinal, o histórico permite identificar, de forma prática e rápida, todas as comunicações com os inadimplentes, assim como as respostas de cada um. Com isso, os funcionários conseguem focar em outras ações mais estratégicos para a instituição.

Um adendo interessante é ter um aplicativo escolar para deixar o processo de notificação de cobrança ainda mais eficiente. Pelo app, por exemplo, o responsável financeiro tem acesso a todos os boletos pagos e a vencer, tudo na palma da mão. Explicamos melhor sobre as vantagens de um aplicativo para a instituição neste post aqui, vale a pena ler!

Em vista de todos esses benefícios, existe um sistema que reúne diversas funcionalidades para otimizar a gestão escolar, incluindo a notificação de cobrança por e-mail e SMS. É o Escolaweb, o mais completo do mercado e que ainda oferece portal e aplicativo próprios. Caso queira saber mais detalhes e agendar uma demonstração gratuita do software, clique aqui e entre em contato conosco!