O funcionamento de uma escola vai muito além da relação entre professor e aluno. Há muita gente trabalhando e, para que a instituição funcione como um todo, é necessário que as contas estejam em dia. A parte financeira impacta em tudo. Por isso, é fundamental que os custos e quantias recebidas estejam cuidadosamente organizados. É exatamente aqui que entra a importância de uma boa gestão financeira escolar.

Escolas – públicas ou privadas – são empresas e não podemos esquecer disso! E, como toda empresa, há circulação de capital: consertos ou compra de equipamentos, manutenção do patrimônio, investimento em diversos recursos e outros itens que implicam na entrada e saída de dinheiro do caixa. Então, o que fazer para manter a saúde financeira da instituição? A resposta está em uma boa gestão financeira. Mas, afinal, o que é e como fazer isso?

A gestão financeira escolar é a reunião de procedimentos administrativos que envolvem o planejamento das finanças da instituição. Isso inclui a análise e o controle de tudo o que for relacionado a entrada e saída de dinheiro. Os métodos usados devem garantir a eficiência do funcionamento da escola como um todo, mantendo o fluxo de caixa saudável.

Saiba mais: Fluxo de caixa para instituição de ensino: 5 coisas que você precisa saber →

Dicas para uma boa gestão financeira escolar

Fazer uma gestão financeira escolar eficiente significa não deixar o caixa da escola no sufoco, equilibrando as contas sem sacrificar a qualidade pedagógica. Para isso, é fundamental seguir alguns princípios:

1. Siga o planejamento estratégico

Assim como todas as outras empresas, uma escola também deve ter um planejamento estratégico para nortear as ações da equipe gestora.

Esse passo é fundamental para identificar as fraquezas, forças, ameaças e oportunidades da instituição de ensino. Assim, é possível identificar os obstáculos e criar estratégias para promover o crescimento da escola.

É esse planejamento estratégico que vai ajudar a escola a lidar com as situações negativas e identificar os investimentos necessários para que ela se destaque da concorrência.

Para construí-lo, é necessário levar em consideração os objetivos de curto, médio e longo prazo, assim como uma análise cuidadosa das tendências de mercado.

2. Considere os aspectos pedagógicos

Já falamos que o planejamento estratégico é uma base para todas as ações da equipe gestora, inclusive para a parte pedagógica. Vale a pena ressaltar que, por mais que uma instituição de ensino seja uma empresa e precise ser lucrativa, o aspecto pedagógico deve estar sempre em primeiro plano.

O planejamento pedagógico também ajuda a programar os custos anuais da escola, sejam eles fixos ou variáveis. Com o orçamento na ponta do lápis, os recursos serão aplicados de forma correta em todas as áreas da instituição.

3. Acompanhe as contas diárias

Não basta só fazer um planejamento financeiro, é preciso acompanhar os pagamentos no dia a dia, controlando diariamente o fluxo de caixa. É ele que indica as entradas e saídas de dinheiro da instituição.

Você até pode fazer o controle manual, usando um caderno ou planilha, que deve ser atualizado, organizado e alimentado com informações de receitas e despesas. Isso vai te dar um parâmetro mês a mês e te ajudar a identificar o que é gasto desnecessário e pode ser cortado.

Porém, sem modéstia, a melhor opção é usar a tecnologia para otimizar esse processo. Existem inúmeros aplicativos e softwares de gestão financeira, como o Escolaweb e a Wakke Money, que automatizam o controle financeiro da instituição.

De fato, esses sistemas facilitam as rotinas de gestão financeira escolar, pois permitem um melhor controle de gastos, registram notas fiscais, reduzem os erros e diminuem a burocracia.

Leia também: Contas a pagar: saiba como organizar o setor na sua escola →

4. Identifique desperdícios

Se as suas contas estão organizadas, mas não sobra dinheiro no caixa, você precisa identificar para onde os recursos estão escoando. Para isso, analise dados financeiros com atenção e estude em quais aspectos é necessário gastar menos. Por exemplo:

• Compra excessiva de materiais para a limpeza e conservação do espaço físico;
• Troca e manutenção de mobiliário e equipamentos;
• Aquisição de itens de papelaria e materiais de escritório;
• Despesas administrativas (água, energia elétrica, telefone, internet);
• Folha de pagamento (um software pode otimizar as atividades administrativas mais burocráticas e ajudar a economizar);
• Realização de eventos.

Depois que você souber exatamente o quanto está gastando com cada um desses itens, poderá implantar medidas para controlar o uso de materiais e conter uma boa parte dessas despesas.

5. Otimize recursos

Ao identificar os setores que consomem a maior parte de seus recursos, você pode adotar algumas medidas específicas para otimizar recursos e garantir a lucratividade do negócio.

Entre essas medidas, pode estar um controle mais eficiente de estoque, que reduziria o consumo de produtos de limpeza, papelaria e descartáveis – até mesmo produtos alimentícios, entre outros itens.

Também é possível adotar outros meios de comunicação com pais e alunos, como a troca das ligações telefônicas por e-mails automáticos, a utilização de aplicativos e das redes sociais.

Outra questão – delicada, mas essencial – é a redução da folha de pagamento. Em uma escola, é comum ter uma quantidade grande de funcionários alocados para realizarem tarefas repetitivas e burocráticas. Na maioria das vezes, eles estão na secretaria, no setor administrativo (especialmente financeiro) ou auxiliando a coordenação pedagógica e a orientação educacional.

Como uma instituição de ensino precisa formular diversos documentos, emitir relatórios e realizar uma série de atividades relacionadas ao departamento financeiro e de cobrança, esses setores costumam ser “inchados”, encarecendo a folha de pagamento.

É possível resolver esse problema com um sistema de gestão integrado. Ele automatiza tarefas burocráticas e repetitivas, possibilitando um setor administrativo mais enxuto e lucrativo.

6. Implante uma cultura de não-desperdício

Mas leve em consideração o seguinte: de nada adiantam planilhas organizadas e contas em dia, se você tiver que fazer “mágica” todos os meses. Por isso, implementar a cultura do não-desperdício na escola é muito importante.

Os funcionários precisam estar cientes da importância da economia de água, luz, papel, materiais de limpeza e até dos alimentos. Afinal, é só com a colaboração deles que será possível ter uma gestão financeira eficiente.

7. Trabalhe a inadimplência de forma adequada

Tão importante quanto estancar o escoamento de recursos é garantir que a sua escola receba tudo o que é justo e devido por contrato. Para isso, você precisa tratar com atenção os casos de inadimplência.

Sabemos que, especificamente nesse âmbito, a escola pode arcar com um tremendo prejuízo. Isso acontece quando ela presta serviços durante todo o ano sem receber a anuidade estabelecida em contrato.

Porém, algumas medidas ajudam o gestor a lidar com a inadimplência e evitar crises financeiras causadas por isso. A principal delas é a automatização do departamento de cobrança. Essa medida é simples e pode facilitar muito o pagamento das mensalidades. Consequentemente, reduz seu índice de inadimplência.

Veja algumas vantagens da automatização de cobranças:

• Pagamentos registrados uma única vez;
• Cobranças enviadas automaticamente;
• O responsável pelo aluno pode utilizar diferentes métodos de pagamento;
• Relatórios e balancetes periódicos.

Vale ressaltar, ainda, que todo esse processo é feito com uma redução drástica de mão de obra humana e utilizando os meios de comunicação virtual, o que diminui consideravelmente os erros e custos da operação.

Como evitar a inadimplência escola: o guia absolutamente completo | Clique aqui para ler »

8. Fique atento às mudanças no mercado

A partir do momento em que sua escola reduzir o desperdício dos itens citados no tópico 4, você terá recursos suficientes para investir e seguir tendências do mercado educacional.

Se você acha que não precisa acompanhar às evoluções (principalmente tecnológicas), talvez precise repensar a sua gestão. Afinal, sabemos que uma escola que não se atualiza e incorpora essas tendências à sua rotina, inevitavelmente, verá seus alunos migrarem para instituições mais modernas e conectadas ao seu tempo.

Saiba mais: Escola do futuro: sua instituição de ensino está preparada? →

Isso porque a clientela (tanto pais quanto os próprios alunos) vê nessas instituições a possibilidade de um preparo mais condizente com o atual cenário social, político e tecnológico do mundo. Como uma escola pode dizer que prepara seus alunos para o futuro se ela mesma se recusa a deixar o passado?

Por isso, é importante analisar e aderir inovações para o melhorar o desempenho dos alunos, o engajamento dos pais no processo educativo e, claro, destacar a escola no mercado.

9. Construa uma reserva financeira

Esse é um aspecto muito importante da gestão financeira escolar, pois vivemos em um país em que a instabilidade econômica é quase uma regra, e que mesmo um período de significativa prosperidade pode antecipar outro de bastante dificuldade financeira. Logo, ter uma reserva financeira é essencial para o funcionamento da instituição.

Da mesma forma que existem períodos de expansão, decisões políticas mergulham os negócios em períodos críticos, em que é necessário apertar os cintos e usar recursos da reserva financeira para cumprir com os compromissos da escola.

Além do cenário econômico, é importante que o gestor sempre tenha uma quantia específica para usar em momentos de emergência. A demanda de um determinado ano letivo pode exigir a compra e a instalação de novos equipamentos e obras emergenciais também podem ser necessárias, por exemplo.

Quer planejar o orçamento anual da escola com teto de gastos? Aprenda aqui! →

10. Implante um modelo administrativo data driven

Para tomar decisões assertivas, a melhor coisa é basear as decisões referentes à administração da instituição em dados precisos e confiáveis. Trata-se do data driven, uma forma de administrar que considera, em primeiro lugar, as informações gerenciais e não apenas o feeling ou intuição do gestor.

Mas, no dia a dia da escola, nem sempre isso é fácil. Afinal, obter relatórios precisos e atualizados, com os dados que o gestor deseja, costuma exigir tempo, qualificação e atenção de funcionários que já possuem uma rotina corrida. Aqui, mais uma vez, entra o software de gestão para facilitar todo esse processo.

Além de integrar as informações em um único lugar, organizar a administração financeira, fazer cobranças automaticamente e outras tarefas burocráticas, ele ainda fornece relatórios gerenciais rapidamente.

Assim, o gestor pode filtrar as informações que deseja para analisar o negócio a partir de uma visão ampla e baseada em dados coletados praticamente em tempo real.

A análise desses dados permite identificar as ações mais eficientes para resolver os problemas detectados, tomar decisões estratégicas e promover o sucesso de uma instituição.

Agora você entendeu o que é gestão financeira escolar e como a tecnologia pode otimizá-la na sua instituição de ensino. Se quiser conhecer melhor o nosso software, entre em contato conosco e agende uma demonstração gratuita!

Aproveite para contar suas experiências nos comentários e nos siga nas redes sociais! Sempre compartilhamos dicas de gestão escolar e novidades educacionais por lá!