Será que, além de oferecer um ensino de qualidade aos seus alunos, a sua instituição de ensino também está disposta a aprender? Neste post, você vai compreender como implementar uma gestão financeira de excelência na sua escola. Para isso, você também vai entender como utilizar o fluxo de caixa; uma importante ferramenta para a manutenção da boa saúde financeira da sua instituição. Vamos verificar 5 itens a partir de agora!

1. O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa da sua instituição de ensino deverá contar com alguns elementos e, entre eles, está o dinheiro, propriamente dito, que está disponível no caixa da sua instituição. Além disso, entram os valores que estão em suas contas correntes e em suas aplicações de curto prazo — que também podem, em caso de necessidade, serem facilmente convertidos em dinheiro. Esses valores também são conhecidos como equivalentes de caixa.

Além destes elementos, o fluxo de caixa de sua instituição de ensino deve levar em consideração as entradas de recursos relacionadas aos recebimentos de mensalidades de alunos, por exemplo, e outros valores que sua escola possa vir a receber.

Devem ser relacionadas as saídas de dinheiro — que são os valores utilizados para pagamento de professores —, materiais didáticos e outros gastos com a sua atividade educacional.

2. Como criar esse fluxo?

Para iniciar o fluxo de caixa de sua instituição de ensino, é preciso separar os valores disponíveis em caixa dos valores equivalentes de caixa. Após isso, deve ser definida uma data de corte, ou seja, uma data inicial para que sejam registrados todos os valores que transitam pelo caixa e nos equivalentes de caixa.

Após a inserção destes valores, somando-se as entradas e subtraindo-se as saídas, será obtido o fluxo de caixa do período. Esse valor representa o quanto a sua instituição de ensino possui disponível. Ele é o montante que pode ser empregado de acordo com as suas necessidades.

Assim, com base nesses valores, podem ser feitos pagamentos, investimentos ou supridas outras necessidades de sua instituição.

3. Qual a importância da utilização de um software nesse processo?

Na elaboração do seu fluxo de caixa um ponto muito importante é a utilização de um bom software integrado de gestão. Essas soluções inteligentes permitem economizar tempo, padronizar atividades e ainda ajudam a evitar erros e fraudes na elaboração do fluxo de caixa da sua instituição de ensino.

Além disso, com o uso de um bom software de gestão, você garante a segurança e a organização dos seus dados. Isso permite que sejam consultados dados históricos e entendidos lançamentos que possam gerar eventuais dúvidas; o que pode ser crucial para uma rápida decisão financeira.

O software de gestão ainda permite o uso da informação de forma gerencial, proporcionando, por exemplo, a criação de categorias, o que é essencial para a gestão financeira de sua instituição financeira.

4. Que erros ocorrem na elaboração do fluxo de caixa?

Além de implementar o fluxo de caixa em sua instituição de ensino, é preciso estar atento a eventuais erros que podem comprometer a sua eficiência. Um deles é não atualizar o seu fluxo de caixa diariamente, o que pode levar a uma falsa impressão em relação a sua disponibilidade de recursos.

Para evitar esse erro, é preciso inserir em sua rotina diária a conferência de seus valores em caixa, extratos bancários e relatórios de pagamentos e recebimentos.

Outro erro que pode ser fatal na elaboração no seu fluxo de caixa é não registrar todas as entradas ou saídas, independentemente do valor. Alguns lançamentos até podem parecer insignificantes, quando isolados, mas no final do período terão um grande impacto no saldo do seu caixa.

E de nada adianta implementar e registrar o seu fluxo de caixa se você não se atentar a um detalhe bastante importante, que é a separação das finanças pessoais das empresariais.

Assim, é necessário que você separe os seus cartões de crédito e débito, e as contas bancárias pessoais daquelas da instituição de ensino, para evitar a confusão patrimonial.

Ao utilizar o dinheiro da pessoa física para pagar as contas da pessoa jurídica, e vice-versa, você fica sem saber o quanto realmente tem de dinheiro, que acaba impossibilitando o seu planejamento financeiro empresarial.

5. Quais as vantagens de se realizar o fluxo de caixa?

A correta implementação, e devido uso do fluxo de caixa, pode otimizar o seu processo de tomada de decisão. Com o auxílio de seu software de gestão é possível, por exemplo, gerar relatórios com categorias de gastos, compreendendo quais são as suas maiores despesas, ou seja, onde está sendo gasto o dinheiro de sua instituição de ensino. Com estes dados em mãos você pode traçar estratégias para diminuir estes valores, substituí-los e, se possível, cortá-los.

Também podem ser melhor compreendidos os seus fluxos de entradas, épocas de menores e maiores pagamentos e possíveis evidencias de inadimplência, que devem ser objetiva e pontualmente tratadas. Seu fluxo de caixa também poderá ser utilizado na versão projetada, o que permite uma visão do futuro das suas finanças.

Com esta projeção é possível, por exemplo, fazer um planejamento de longo prazo para aquisição de equipamentos, computadores ou investimentos em infraestrutura. Ou ainda, finalizando, caso seja verificado que sua instituição precisa de recursos, você poderá buscar as melhores fontes de financiamento, assim como taxas e condições de pagamento.

Depois desta leitura, você viu que o fluxo de caixa é essencial para a boa gestão financeira da sua instituição de ensino. Além disso, você compreendeu como elaborá-lo, os cuidados essenciais que deverão ser observados na hora de fazê-lo e ainda entendeu a importância de um bom software de gestão integrada neste processo.

Você também pode compreender como alguns erros podem comprometer o bom uso desta ferramenta e que é preciso estar atento para evitá-los. Por fim, você viu as vantagens que o fluxo de caixa pode trazer para sua instituição de ensino, deixando o processo de gestão muito mais objetivo, rápido e seguro.

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