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Saiba como montar um plano de gestão escolar6 min read

As instituições de ensino têm enfrentado grandes desafios nos últimos anos, principalmente com a pandemia de Covid-19. Além disso, segundo o censo demográfico do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), quase metade da população brasileira (49,2%) com 25 anos ou mais de idade não completaram o ensino fundamental. Mas o plano de gestão escolar pode ajudar a melhorar essa realidade.

Da parte que consegue concluí-lo, apenas 14,6% termina o ensino médio. A evasão tem origem, principalmente, em razões econômicas e sociais que, muitas vezes, não dependem da intervenção da escola. Entretanto, um bom plano de gestão escolar pode reduzir e resolver problemas que causam o abandono dos estudos e prejudicam a saúde financeira da instituição.

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Uma gestão eficiente é aquela que executa mais tarefas e projetos com menos recursos, sem comprometer a qualidade do ensino. Para isso, é preciso estabelecer metas e organizar processos administrativos. Pensando nisso, neste artigo, você vai entender a importância do plano de gestão e como montar o da sua escola.

Qual é a importância do plano de gestão escolar?

O plano de gestão escolar é um documento que norteia as ações da escola. Por isso, ele deve ser feito anualmente, antes do início do ano letivo. Porém, pode (e deve!) ser revisado posteriormente — a cada 6 meses ou quando necessário.

Nele constam informações como formação da equipe, horários de funcionamento, recursos materiais e físicos, o Plano Político Pedagógico, projetos e eventos da escola, entre outras.

O plano, então, auxilia na organização da escola e estabelece um caminho para que a instituição atinja seus objetivos. Ele pode ajudar a reverter situações complexas tanto financeiras quanto pedagógicas. Além disso, otimiza o dia a dia da instituição, agilizando processos administrativos.

Afinal, assim como qualquer outro negócio, uma instituição de ensino precisa ser sustentável e ter metas de crescimento. Por isso, é importante pensar em formas de reter e captar alunos, reduzir a inadimplência, capacitar a equipe e contratar bons profissionais. Além, claro, de investir em infraestrutura e outras ações que contribuam para o desenvolvimento da empresa.

Como criar um plano de gestão eficiente?

Compreenda a situação atual da escola

Um plano de gestão eficiente não é apenas um documento em papel, mas um conjunto de ações. O primeiro passo para elaborá-lo é compreender a situação atual da instituição. Em seguida, analisar quais problemas se pretende resolver e de que forma isso pode ser feito.

É possível que a falta de recursos, por exemplo, esteja relacionada à inadimplência. Mas como resolver isso? Talvez, uma simples organização para efetuar as cobranças seja o suficiente.

Qual é a meta para que a escola possa ter sua saúde financeira restaurada? Reduzir 100%, 90%, 80% da inadimplência? Coloque tudo isso em um papel ou no computador.

Para elaborar o plano, o gestor deve considerar, entre outros aspectos:

  • dados de evasão;
  • taxa de inadimplência;
  • necessidades da comunidade escolar;
  • contexto social e econômico.

Procure colocar no plano uma previsão de orçamento real. Também considere quanto a escola precisa economizar ou arrecadar para fazer obras e outros investimentos importantes ao longo do ano. Quanto mais detalhada a planilha, maior a chance de sucesso das ações.

Elabore um planejamento participativo

Para cada dificuldade, pode ter uma ou mais soluções. Portanto, a escola pode definir um caminho e mudá-lo, se for necessário, ao longo do ano. Em princípio, coloque todas as ideias. Depois, selecione as melhores e, por último, defina formas de executá-las.

Você pode (e deve!) contar com a sua equipe nesse momento, pois um gestor não é obrigado a ter todas as respostas. A visão dos funcionários e docentes pode complementar a sua. Já que eles vivem o dia a dia da escola, têm contato direto com os estudantes e sabem das dificuldades que existem.

Envolver toda a comunidade escolar também é recomendável. Os grupos de Pais e Mestres, que representam as famílias dos alunos, costumam ser parceiros de ouro na hora de pensar alternativas para melhorar a estrutura e o ensino. As iniciativas para arrecadação de verbas, como rifas e eventos, costumam partir desses grupos.

Conte com um sistema de gestão acadêmica

Em plena era tecnológica, há uma série de ferramentas que ajudam na elaboração de um planejamento e na sua execução. Uma delas — e talvez a mais eficiente — é o sistema de gestão acadêmica: um software que dá conta de administrar todos os setores da escola, desde a secretaria até a sala de aula.

O sistema completo e online reduz o tempo gasto com tarefas burocráticas, além de facilitar a comunicação com os pais e responsáveis pelas crianças e adolescentes. Ele também previne a evasão escolar, aumenta a produtividade da equipe e promove economia. Assim como proporciona a análise de dados, simplifica a avaliação dos alunos e auxilia no conteúdo pedagógico.

Por meio de uma plataforma como a Escolaweb, o gestor tem acesso a gráficos e planilhas detalhadas de custos, despesas, dados cadastrais dos alunos, entre outros. Também monitora a frequência em aula, o desempenho na aprendizagem e outras informações valiosas para a criação do plano de gestão.

A relação com os pais e responsáveis pelos estudantes também pode ser estreitada pela ferramenta. Essa participação da comunidade escolar é fundamental para se antecipar aos problemas. Inclusive aos que possam levar os estudantes a deixar a escola.

Tudo fica registrado no sistema, o que é vantagem, já que dá transparência e confiança à gestão. Uma vez que os dados estão à disposição sempre que for necessário fazer algum levantamento ou auditoria.

Monitoramento do plano

Não só fazer e executar, mas monitorar os resultados alcançados a partir do plano de gestão é essencial. Por isso, essa avaliação deve ser feita ao final de cada ano, a cada 6 meses ou sempre que for necessário.

As estratégias para atingir as metas estabelecidas estão funcionando? Como você mensura isso?

Novamente, um sistema de gestão será o melhor aliado. Por meio dos dados registrados nele, é possível analisar o que precisa ser aperfeiçoado ou mesmo abandonado de vez. É possível, por exemplo, identificar gastos excedentes e áreas em que é preciso investir mais.

Como você viu, o plano de gestão escolar é uma importante ferramenta para a organização da escola. Ele ajuda a alcançar metas e resultados de excelência. O planejamento é a chave para a prestação de um serviço de qualidade — e, se você contar com um software na gestão, ela será ainda mais eficiente.

Quer saber mais? Então, aproveite para ler nosso artigo sobre as vantagens de um sistema automatizado de gestão escolar!