O ano de 2016 está acabando e os diretores escolares estão interessados no que está para acontecer em 2017. Preparar uma gestão financeira escolar eficiente é essencial para começar o próximo ano com o pé direito.

Hoje, mostraremos 6 importantes práticas a serem adotadas em uma gestão financeira eficiente para o ano que se inicia. Confira abaixo o material que preparamos para você!

1. Analisar os resultados obtidos em 2016

O ponto de partida para otimizar a administração financeira da sua escola em 2017 é averiguar o que aconteceu nos últimos doze meses. O diretor precisa encontrar fatores positivos e negativos da gestão exercida previamente. Se possível, ele também deve considerar o que aconteceu nos anos anteriores para, assim, ampliar sua visão da real situação financeira da escola.

Verifique fatores como:

• Número de matrículas;
• Despesas extras;
• Gastos com custos fixos e variáveis;
• Campanhas de marketing;
• Parcerias realizadas com fornecedores;
• Eventos escolares;
• Taxa de aprovação de alunos.

Entenda o porquê de cada evento e defina o que deve ser repetido ou não no ano de 2017.

2. Estabelecer suas prioridades

Navegar em mar aberto sem objetivo algum é, certamente, a pior decisão que um capitão de um navio pode tomar para a sua tripulação. Guardando as devidas proporções, é assim que se encontra um diretor de escola, quando não define metas para a sua gestão financeira escolar.

Quando se sabe aonde quer chegar, é possível tomar atitudes e decisões focadas na obtenção desses objetivos. Portanto, estabeleça metas que sirvam de bússola para aquilo que você deseja alcançar.

Planos impossíveis de serem postos em prática são extremamente frustrantes e prejudiciais, já que eles podem se tornar um empecilho para o desenvolvimento de sua gestão financeira escolar. Conheça os valores e a cultura de sua escola, analise também as características de sua equipe e crie um plano de metas que todos possam seguir.

Não se desespere caso algo não saia como o esperado; tenha sempre em mente que imprevistos podem acontecer e esteja pronto para vencer tais barreiras.

3. Preparar-se para diversos cenários

A atual conjuntura econômica brasileira é um desafio a mais a ser superado por todos os tipos de empreendimentos. E uma escola não escapa dessa realidade. Infelizmente, inadimplências e desistências podem acontecer quando menos se espera. Por isso, uma gestão financeira escolar deve estar preparada para todo os tipos de variações que podem afetar a arrecadação de uma escola.

A sazonalidade e a imprevisibilidade do mercado financeiro exigem que o diretor de escola prepare a sua instituição para diversas situações. Por essa razão, é importante criar um planejamento estratégico capaz de contornar as três situações abaixo:

• Resultados inferiores às metas estabelecidas: considerado o pior cenário possível e o que demanda mais atenção. Identifique o que está causando tal situação e não espere muito tempo se passar para sanar esse problema. Aja com rapidez e precisão para que as finanças da sua escola não fiquem prejudicadas;

• Superação de todos os valores esperados: nesse caso, tudo o que acontece é benéfico ao seu caixa. Essa é a possibilidade mais desejada por todas as empresas. Entretanto, uma instituição não deve se acomodar com tal cenário, mas sim buscar sempre maneiras de aprimorar sua gestão;

• Quando tudo ocorrer dentro da normalidade: ponto de equilíbrio de qualquer gestão financeira. Numa escola, sua ocorrência indica que o plano estabelecido conseguiu atender às necessidades da empresa e à demanda dos alunos, mas também mostra que há fatores a serem aprimorados, a fim de se obter melhores resultados.

Uma boa administração financeira é aquela que se adapta a diferentes cenários, logo, um diretor deve preparar sua escola para os desafios que estão por vir.

4. Acompanhar a saúde financeira de sua escola

Não adianta estabelecer planos e metas se você não realizar um acompanhamento eficaz das movimentações financeiras que ocorrem em sua escola.

O fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial criada para acompanhar as entradas e saídas em sua instituição. Um diretor escolar deve se manter atualizado em relação às variações que ocorrem em seu fluxo de caixa. Portanto, todas as movimentações devem ser registradas, independentemente de suas origens ou valores.

Por meio dessa análise, é possível determinar quando e onde é necessário fazer algum tipo de investimento para melhorar sua estrutura escolar.

5. Conhecer seus alunos

A escola precisa estar preparada para receber bem todos os tipos de alunos, uma vez que todas as adaptações relativas ao corpo docente e discente —​ a fim de atender suas diferentes necessidades —​ necessitam fazer parte do planejamento e gestão financeira da escola.

Vários fatores devem ser levados em consideração nessa análise, veja abaixo alguns deles:

• Localização da escola: ​O local onde está situada a sua escola implica diretamente no nível socioeconômico de seus alunos. Portanto, compreenda o ambiente para o qual a sua escola prestará serviços;

• Receptividade para alunos especiais: ​é imprescindível que a sua escola seja capaz de acolher alunos com necessidades especiais. Para isso, mantenha uma equipe treinada e qualificada para lidar com esses casos;

• Desempenho escolar: prime pela excelência do seu principal serviço, a educação. Acompanhar minuciosamente o desempenho das turmas —​ como números de reprovação e notas obtidas — é uma excelente forma de ter uma noção precisa da qualidade do ensino e da comunicação entre alunos e professores;

• Diálogo com as famílias: os pais são extremamente rigorosos quanto ao tratamento e educação que seus filhos estão recebendo na escola, ainda mais quando se trata de uma instituição particular. Portanto, é essencial manter um canal aberto de comunicação com os pais de seus alunos.

Lembre-se que o aluno sempre deve ser o foco de suas ações administrativas e financeiras, pois é deles que advém o lucro. Encontre formas de aprimorar o tratamento que eles recebem em sua escola, já que alunos e pais bem atendidos permanecem fiéis à sua instituição e a recomendam para amigos e colegas.

6. Usar novas tecnologias em sua gestão financeira escolar

Gerir uma escola não é uma tarefa fácil e, em alguns momentos, a diretoria de uma instituição educacional pode ficar sobrecarregada. Atualmente, existem algumas tecnologias que podem auxiliar esses profissionais na realização de suas atividades.

Utilizar um software de gestão escolar pode ser peça fundamental no quebra-cabeça de uma gestão, já que, com o seu uso, é possível acompanhar em tempo real tudo o que acontece em sua escola. Ele também traz outros benefícios como:

• Melhoria na comunicação entre sua equipe, professores e alunos;

• Criação de relatórios com dados atualizados sobre o desempenho de sua equipe;
• Automatização de processos, tornando-os mais eficientes;

• Acompanhamento do alcance de suas campanhas de marketing;

• Informação sobre a saúde financeira de sua instituição.

Por fim, um bom conselho é realizar uma pesquisa de mercado e encontrar uma empresa que atenda às necessidades de sua gestão financeira escolar.

E então, descobriu quais práticas devem ser adotadas no ano de 2017 para aprimorar sua gestão financeira escolar? Aproveite e veja mais essas dicas para ter uma gestão de qualidade na sua escola!