A administração de uma escola vai muito além da gestão pedagógica. É necessário um controle bem feito das questões financeiras, acadêmicas, administrativas e até mesmo da comunicação com pais e alunos. Com o avanço da tecnologia, os sistemas de gestão escolar se tornaram ferramentas indispensáveis para facilitar o dia a dia das instituições de ensino. Entretanto, escolher o sistema certo pode ser um verdadeiro desafio, especialmente pela quantidade de opções disponíveis no mercado brasileiro.

Em 2024, o cenário de tecnologia educacional continua evoluindo, e as escolas precisam de sistemas que acompanhem essas transformações, oferecendo funcionalidades que vão além do básico. 

Existem algumas opções de sistemas gratuitos no mercado, mas a maioria deles não atende às necessidades básicas de uma escola moderna. Por isso, é indispensável saber o que procurar em um software de gestão escolar para garantir que sua escola funcione da melhor maneira possível. Neste artigo, você vai descobrir como escolher o melhor sistema e quais características um bom software precisa ter.

O que é um sistema de gestão para escolas?

Um sistema de gestão escolar é uma plataforma digital que permite a automatização e organização de diversos processos administrativos e pedagógicos de uma instituição de ensino. Esses sistemas integram funções como controle financeiro, matrícula, acompanhamento acadêmico, emissão de relatórios e comunicação com pais e alunos. O principal objetivo desses softwares é centralizar e simplificar as tarefas da escola, tornando a administração mais eficiente e menos suscetível a erros.

Essas ferramentas são projetadas para atender às necessidades de todos os envolvidos no ambiente escolar: gestores, professores, pais e alunos. Elas fornecem acesso fácil e rápido a informações importantes, como notas, frequência, pagamentos e documentos, o que facilita a tomada de decisões e melhora a comunicação entre todas as partes. Com a utilização de um software de gestão escolar, a escola pode se concentrar mais na qualidade do ensino, deixando as questões administrativas sob controle.

Clique aqui e descubra, com detalhes, o que é um sistema de gestão escolar. 

O que um bom sistema de gestão escolar deve oferecer?

Escolher o sistema de gestão escolar adequado para sua instituição vai muito além de optar por uma solução que automatize tarefas. É essencial que o sistema escolhido ofereça funcionalidades que realmente atendam às demandas do dia a dia escolar, permitindo que a escola opere de maneira mais organizada e eficiente. Dentre os principais aspectos, podemos destacar:

1. Controle acadêmico completo: O sistema precisa permitir o gerenciamento eficiente de turmas, alunos, horários e disciplinas. É essencial que ele possibilite o lançamento de notas, controle de presença e criação de relatórios de desempenho com facilidade. Além disso, deve ter funcionalidades para a emissão de boletins e acompanhamento do progresso dos alunos ao longo do ano letivo.
2. Gestão financeira: Uma escola precisa lidar com diversos pagamentos e cobranças, como mensalidades, taxas de matrícula, materiais e eventos. Um bom software de gestão escolar deve incluir um módulo financeiro robusto, com ferramentas para gerar boletos, controlar pagamentos e até mesmo enviar notificações automáticas sobre cobranças pendentes.
3. Matrícula digital e centralização de dados: A matrícula online já é uma realidade em muitas instituições, e o sistema de gestão deve possibilitar que pais e alunos realizem o processo de matrícula e rematrícula de forma simples e segura. Além disso, deve centralizar todas as informações dos alunos em um só lugar, facilitando o acesso a históricos, documentos e dados pessoais.
4. Comunicação eficiente: A comunicação entre a escola e as famílias é essencial. O sistema deve contar com funcionalidades para enviar mensagens via SMS, e-mail ou até mesmo por meio de aplicativos. A interação entre professores, pais e alunos também deve ser facilitada por meio de portais ou aplicativos dedicados, onde todos possam acompanhar de perto o desempenho acadêmico e as informações importantes da escola.
5. Automatização de processos: A automatização de tarefas repetitivas, como o envio de relatórios, lembretes de vencimento de mensalidades e emissão de documentos, economiza tempo e reduz erros manuais. Isso permite que os gestores se concentrem em questões mais estratégicas.

Como escolher um software de gestão escolar?

Diante de tantas opções no mercado, escolher o sistema ideal pode ser uma tarefa difícil. A seguir, confira alguns fatores a considerar no momento de escolher um software de gestão escolar:

1. Adequação às necessidades da escola: Antes de escolher o sistema, é importante mapear todas as necessidades da sua instituição. Algumas escolas podem precisar de um foco maior em controle financeiro, enquanto outras podem priorizar a gestão acadêmica.
2. Facilidade de uso: Nem todos os membros da equipe escolar têm familiaridade com tecnologia. Por isso, é fundamental que o sistema escolhido seja intuitivo e fácil de usar, com uma interface amigável e suporte técnico disponível para tirar dúvidas.
3. Suporte técnico e atualizações: Verifique se o sistema oferece suporte técnico de qualidade, com atendimento rápido para resolver problemas que possam surgir. Além disso, é importante que o software receba atualizações frequentes para acompanhar as inovações tecnológicas e as mudanças nas necessidades escolares.
4. Integração de módulos: Um bom sistema de gestão escolar deve permitir a integração de diferentes áreas da escola. Isso significa que o módulo financeiro deve estar conectado ao acadêmico, por exemplo, permitindo uma visão geral da situação do aluno e facilitando o acompanhamento da sua jornada educacional.
5. Segurança dos dados: As informações dos alunos e da escola são altamente sensíveis, por isso o sistema escolhido deve garantir a segurança e a privacidade dos dados, com criptografia e backups automáticos para evitar a perda de informações.
6. Soluções móveis: Com o uso crescente de smartphones, é essencial que o sistema de gestão escolar ofereça uma solução mobile, como aplicativos para pais, alunos e professores. Isso facilita o acesso às informações de forma rápida e em qualquer lugar.

Veja também:

Qual o melhor sistema de gestão para escolas em 2024?

Dentre as opções disponíveis no mercado brasileiro em 2024, o Escolaweb se destaca como o melhor sistema de gestão escolar do ano. Isso se deve à gama de funcionalidades e à capacidade de integrar diferentes áreas da administração escolar em um único software. 

O Escolaweb é uma solução completa, que inclui diversos módulos, como:

• Controle de portaria e almoxarifado: Garante uma gestão eficaz do fluxo de pessoas na escola, além de facilitar o controle de estoque e materiais.
• Emissão de notas fiscais de serviços: Automatiza a emissão de notas fiscais, reduzindo o tempo gasto com burocracias e facilitando a conformidade com as exigências fiscais.
• Notificações automáticas: O sistema envia alertas automáticos para os responsáveis sobre eventos importantes, como reuniões, cobranças e notas lançadas, mantendo a comunicação sempre ativa.
• Sistema de biblioteca: Inclui ferramentas para gerenciar o acervo de livros e o controle de empréstimos, facilitando a organização da biblioteca escolar.
• Conta digital: Oferece uma solução financeira integrada para gerir pagamentos de mensalidades e outras taxas diretamente pelo sistema, sem complicações.
• Corretor de provas: Automatiza a correção de provas e facilita o lançamento de notas, economizando tempo dos professores e garantindo precisão nos resultados.
• Envio de SMS e e-mail: A ferramenta de comunicação do Escolaweb permite o envio de mensagens automáticas para pais e alunos, mantendo todos informados sobre eventos e prazos importantes.
• Assinatura eletrônica: Com o Escolaweb, os processos burocráticos podem ser simplificados com a assinatura eletrônica de documentos, como contratos de matrícula, evitando a necessidade de documentos físicos.
• Matrícula digital: A matrícula digital permite que os pais realizem todo o processo de matrícula de forma virtual e prática.
• Aplicativo e portal para professores, pais e alunos: O Escolaweb oferece um portal e aplicativo exclusivo, onde todos os envolvidos na comunidade escolar podem acessar informações acadêmicas e administrativas em tempo real.
• Módulos financeiro, acadêmico e de secretaria: Esses módulos são integrados, permitindo que a gestão financeira, a administração de turmas e a organização de documentos estejam centralizadas e conectadas, facilitando o dia a dia da escola.

Conheça o sistema de gestão escolar com o melhor custo-benefício do mercado nacional

O Escolaweb é um software de gestão escolar que facilita a comunicação entre escola, famílias e alunos. Com recursos como agenda online, boletim escolar digital e diários de classe virtuais, o Escolaweb ajuda a otimizar resultados, tornando o dia a dia no ambiente escolar muito mais simples e prático. 

Optar por um software completo agiliza os processos administrativos, permite ter uma visão abrangente sobre o projeto pedagógico da escola, garante a segurança dos dados e melhora o relacionamento com os alunos e pais. Tudo isso é vantagem para a escola e influencia diretamente na qualidade de ensino. Clique no botão abaixo e saiba mais.