A escola particular é uma empresa prestadora de serviços e, portanto, deve emitir nota fiscal escolar.

Esse é um documento que todo consumidor tem o direito de pedir, assim como todas as empresas têm a obrigação de emiti-lo, mesmo se não for solicitado.

No entanto, esse é um processo um tanto burocrático e complicado. Por isso, é preciso conhecer os tipos de notas fiscais, quais as formas de emissão e em quais situações a escola deve oferecer esse documento.

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Para explicar melhor esse procedimento, fizemos este guia rápido sobre a emissão de notas fiscais. Nele, explicaremos em detalhes todas essas questões. Acompanhe a leitura!

Entenda o que é nota fiscal

A principal função desse documento é permitir a comprovação de uma negociação efetivada, seja a compra de um produto ou a prestação de um serviço. Para o governo, ela funciona como uma forma de controlar os tributos referentes a essa transação.

Deixar de emiti-la é crime e pode trazer consequências graves à escola, como receber a acusação de sonegação de impostos, pagamento de multas que podem ir de 10% a 100% do valor negociado ou, em casos mais graves, o responsável legal pode ser condenado à prisão de 6 meses a dois anos.

Conheça os tipos de notas fiscais

Atualmente, as notas fiscais são emitidas e armazenadas eletronicamente, salvo raras exceções que ainda permitem o modelo tradicional em papel. Existem diferentes modalidades do documento, que variam de acordo com o ramo de atuação da empresa. 

Nota fiscal eletrônica

A NF-e deve ser emitida quando o consumidor compra um produto físico. Assim, ela é utilizada para concretizar uma operação de venda. O principal imposto recolhido por meio dela é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Nota fiscal de serviço eletrônica

A NFS-e deve ser utilizada pelas empresas prestadoras de serviços. Portanto, ela serve para comprovar que um determinado serviço foi prestado. O principal imposto recolhido por meio dessa nota é o ISS (Imposto Sobre Serviço).

Saiba quando a nota fiscal escolar deve ser emitida

As escolas particulares são empresas prestadoras de serviços. Portanto, devem emitir a NFS-e todos os meses, a todos os seus alunos, inclusive aos inadimplentes. Isso porque o serviço foi prestado ao aluno, independentemente de ele ter pago ou não a mensalidade escolar.

A emissão da nota é uma garantia para a escola: por meio dela, pode-se comprovar a prestação do serviço e, assim, recorrer às cobranças judiciais. Portanto, ela deve ser emitida em nome do responsável financeiro do aluno.

É comum as escolas fazerem a antecipação da matrícula do ano seguinte, no final do ano corrente. Nesse caso, a nota fiscal só deve ser emitida no próximo ano, já que a prestação do serviço ainda não foi concretizada. A escola pode distribuir esse valor ao emitir as notas ao longo das parcelas referentes ao ano seguinte.

A instituição só pode emitir nota referente aos serviços educacionais. Dessa maneira, itens como apostilas, livros, material escolar ou uniforme não podem constar na nota fiscal de serviços.

Caso a escola faça a venda desses produtos, pode optar por abrir uma empresa com a finalidade de vendas ou alterar seu contrato social adicionando a atividade de vendas. Há, ainda, a opção de incluir o preço desses itens no valor da prestação de serviço e descriminá-lo no contrato de prestação de serviço.

Veja como é feita a emissão de notas fiscais

Ao vender um produto ou serviço, a empresa deve emitir uma NF-e ou NFS-e. Para isso, é preciso um software que gerará o documento em formato eletrônico e fará a transmissão do seu conteúdo à Secretaria da Fazenda, no caso de NF-e, ou ao site da prefeitura, no caso de NFS-e.

Além disso, esse processo conta com algumas particularidades que são comuns aos dois tipos de notas, como o uso de certificado digital, o arquivo XML e a DANFE.

Certificado Digital

O certificado digital funciona como uma assinatura em cartório do emissor da nota fiscal. Ou seja, ele assegura a originalidade daquele documento. Existem dois tipos de certificado digital, o modelo A1 e o A3. No primeiro, o certificado é disponibilizado em um arquivo para o uso em computador. Já no modelo A3, é disponibilizado em pen drive ou cartão de memória.

Além disso, ele garante a segurança da informação durante a conexão do sistema com o órgão receptor do documento. Isso é fundamental para garantir que os dados transmitidos não sofreram nenhum tipo de manipulação durante o procedimento.

Arquivo XML

A nota fiscal deve ser gerada em formato XML, conforme o layout disponibilizado pela Secretaria da Fazenda para a NF-e ou pelo município, no caso da NFS-e. Portanto, nesse arquivo, estão armazenadas todas as informações referentes ao documento, bem como as informações sobre o certificado digital.

Vale lembrar que é importante guardar os arquivos XML por um período mínimo de 5 anos, caso haja alguma fiscalização do governo.

DANFE

Todas as notas fiscais devem gerar uma DANFE — Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica —, ou seja, a impressão do conteúdo da nota. Esse documento é muito utilizado durante o transporte de mercadorias.

Entenda a importância de um sistema de gestão na emissão da nota fiscal escolar

A emissão de nota fiscal é uma tarefa que não pode ser negligenciada pela escola. No entanto, é uma atividade que requer uma série de cuidados. Todo o seu processo deve ser feito da maneira certa, de modo a atender às necessidades fiscais solicitadas, tanto pela Secretaria da Fazenda quanto pelas prefeituras.

A utilização de um software de gestão garante que esse processo esteja dentro dos padrões exigidos. Além disso, por meio dele, a escola mantém o controle financeiro e a gestão total da instituição.

Há inúmeros benefícios em sua utilização, entre eles:

• facilidade de emissão da nota fiscal, pois basta o acesso à internet;
• redução de erros operacionais;
• envio automático da nota fiscal ao representante legal do aluno;
• facilidade de armazenamento de todos os arquivos transmitidos;
• aumento da produtividade, pois, com o processo de emissão de notas automatizado, os funcionários terão tempo para se dedicarem a outras atividades;
• tratamento de eventuais problemas durante a comunicação com o órgão receptor da nota fiscal.

Como vimos, a emissão de nota fiscal escolar é um procedimento obrigatório em todas as escolas particulares. Neste guia rápido, mostramos os dois tipos principais de notas fiscais, NF-e e NFS-e, como elas são emitidas e em quais situações a escola deve utilizar esse documento. Por fim, apresentamos a importância de um software de gestão para esse processo e quais são os seus principais benefícios para a escola.

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