Muitas vezes quando ligamos para escolas e oferecemos o nosso sistema de gestão escolar, recebemos a resposta taxativa: “Não temos interesse, já temos sistema”. Normalmente esta informação já nos é passada pelo próprio atendente. Fazendo com que esta oportunidade nem chegue ao setor responsável.

Mesmo tendo um sistema, que aparentemente atende as necessidades da escola vou deixar 6 sinais de que a escola pode repensar, e se abrir para novos projetos.

O sistema de gestão escolar atual da instituição de ensino não sofre atualizações em seu projeto de forma a estar sempre atualizado com as novas tecnologias

Todo sistema tem um ciclo de vida, e para que ele não “morra”, é fundamental que seja constantemente atualizado de acordo com as novas tendências tecnológicas que vão surgindo. Veja um exemplo: O sistema Escolaweb, seis anos atrás, utilizava um pendrive para que o professor registrasse as pautas e estes dados eram importados para o sistema em um determinado período, hoje em 2014, isso é feito pelo celular em tempo real sem que haja retrabalho, sem falar que o celular está no bolso do professor, não precisa mais carregar o computador para a sala de aula, ou seja, um belo avanço, não acha?

Outra questão que deve ser considerada é que estas atualizações não devem ter custo extra para o contratante, pois o mesmo já paga um valor mensal justamente para ter suporte e a garantia de um software em constante evolução.

O sistema é ótimo, porém a equipe de suporte é pequena ou ineficiente

Este ponto é importantíssimo, é fundamental que a empresa contratada tenha estrutura para atender à sua demanda, se a empresa conta com somente uma, duas ou três pessoas na equipe, certamente suas solicitações demorarão mais tempo para serem resolvidos.

O sistema é fechado, não permite a criação de funcionalidades e relatórios para atender a particularidade sua escola

Um bom sistema de gestão escolar precisa ser capaz de sofrer customizações e configurações diferenciadas para cada cliente. Se sua escola precisa de um relatório em um modelo específico para atender a sua demanda particular e não consegue, será obrigada a fazê-lo no Word gerando retrabalho, então este software não está lhe atendendo.

O sistema não trabalha de forma integrada, é necessário importar ou exportar informações para atender a outro módulo

Ainda hoje encontramos no mercado, softwares que não trabalham de forma integrada, ou seja, a secretaria não conversa com o financeiro ou o lançamento de notas é feito pela internet, porém é preciso fazer uma sincronização (importação) destas informações para o sistema para que a escola possa imprimir um boletim escolar, por exemplo.

O sistema é muito complexo

O sistema de gestão escolar oferece tudo, porém é aquela dificuldade para aprender a utilizá-lo, por isso acabam utilizando somente os recursos básicos. E quando há uma troca de funcionário existe muito tempo até que o novo ocupante do cargo domine a sua parte no sistema.

O sistema não gera informações gerenciais para que os gestores identifiquem problemas com maior rapidez

Exemplo: Não basta ter nas notas dos alunos registradas no sistema, é preciso fazer uso gerencial destes dados para constatar problemas com alunos, professores e disciplinas. Considere, que um mesmo professor da aula de geografia para 3 turmas do 7 ano, precisamos avaliar o percentual de aproveitamento deste professor nas três turmas e assim conseguir saber se ele trabalha de forma satisfatória com os três grupos.

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