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Mensalidade escolar em atraso: como criar um processo de cobrança?

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Um dos maiores problemas enfrentados pela escola é a inadimplência, que pode, até mesmo, comprometer o seu funcionamento. Para tentar contornar essa situação, é muito importante desenvolver um processo de cobrança eficiente.

Com esse propósito em mente, a escola deve seguir um roteiro a fim de buscar a melhor estratégia para solucionar esse problema. Como definir um canal de comunicação eficaz e apresentar alternativas para facilitar o pagamento, entre outras.

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A seguir, mostraremos o que a escola pode fazer a fim de aprimorar a ação de cobrança, de modo a desenvolver essa atividade da forma mais apropriada. Acompanhe a leitura!

Saiba como criar um processo de cobrança

Fazer uma cobrança é uma atividade muito delicada. Porque, se for feita sem os devidos cuidados, pode expor os alunos a situações constrangedoras perante seus colegas de classe ou comprometer o relacionamento entre pais, alunos e escola.

No entanto, é uma tarefa necessária, já que se trata do atraso no pagamento de mensalidade. Por essa razão, a escola deve ser cuidadosa na resolução desse problema. Para isso, uma série de ações devem ser seguidas de forma a conduzir a situação da melhor maneira para todos.

Conheça a dívida

O primeiro passo para uma boa negociação é entender qual é a situação do aluno. Ou seja, conhecer todas as informações sobre a dívida em questão. Dessa forma, deve-se manter um histórico de negociações anteriores, caso já tenha ocorrido alguma.

Além disso, outras informações devem constar no controle, como qual é o valor devido e a data de início da dívida. Todos esses dados são importantes para que o funcionário — que está em contato com o responsável — possa fornecer e consultar as referências corretas.

Também é preciso que essas informações estejam sempre atualizadas, a fim de evitar que cobranças indevidas sejam feitas.

Defina canais de comunicação eficazes

A escolha dos canais de comunicação deve ser muito bem pensada para que o resultado possa ser eficaz. O ideal é que a escola estipule qual será a forma de atendimento para as cobranças. De modo que, sempre que um responsável buscar por aquele canal, haja alguém disponível para atendê-lo.

Investir em muitas alternativas de atendimento pode ser um erro! Principalmente se não houver atendentes disponíveis para dar as informações que os pais procuram.

Ofereça formas facilitadas de pagamento

Existem situações em que as negociações para o pagamento se tornam extremamente longas e difíceis de solucionar. Uma alternativa para resolver o impasse é oferecer facilidades para que o responsável possa efetuar o pagamento, como o parcelamento da dívida ou algum desconto.

Escute o que o cliente tem a dizer

Ao tentar uma negociação, é sempre indicado ouvir o que o outro lado tem a dizer, já que pode surgir um bom acordo por meio dessa conversa. Assim, ao permitir que o responsável exponha suas razões, a escola é capaz de identificar alguma forma de resolver o problema da melhor maneira.

É importante facilitar essa comunicação, pois isso incentiva o devedor a buscar a negociação — ao passo que ligações insistentes e sem cuidados, podem fazer com a pessoa simplesmente não atenda mais às chamadas da escola.

Faça a abordagem de forma correta

Existem muitas formas de negociações, mas manter uma linguagem acusatória ou intimidadora não trará bons resultados. O jeito de se falar com uma pessoa e a educação ao se dirigir a ela é fundamental para colher bons resultados.

Por isso, é importante que as pessoas que manterão o contato diretamente com o devedor sejam instruídas a terem esse cuidado. Elas precisam demonstrar ao responsável como será benéfico para ele se conseguir resolver o seu problema financeiro com a escola.

Crie um procedimento a ser seguido em qualquer ação de cobrança

Com o propósito de tornar as atividades relacionadas às cobranças padronizadas e eficazes, crie um documento com o passo a passo sobre tudo o que deve ser feito pelo atendente durante uma abordagem de cobrança.

O documento deve descrever todas as ações a serem tomadas. Como a partir de quanto tempo de atraso na mensalidade o processo deve se iniciar e qual será a primeira ação a ser tomada — envio de um SMS de cobrança ou utilizar um funcionário para fazer contato telefônico.

Esse documento deve ficar acessível a todos os colaboradores envolvidos nas negociações de cobrança. Também deve constar todas as opções de pagamento que a escola pode oferecer, como a porcentagem máxima de desconto a ser aplicada ou a quantidade máxima de parcelas em que a dívida poderá ser distribuída.

Essas informações são importantes para evitar que o atendente tenha que consultar outras pessoas sobre o processo de negociação, o que pode prejudicar ou atrasar o fechamento de uma dívida.

Entenda de que forma um software de gestão contribui para facilitar o processo de cobrança

A cobrança de inadimplentes é uma tarefa que precisa ser muito bem documentada. Ou seja, o atendente deve ter fácil acesso ao histórico financeiro do aluno em questão. Para isso, os registros referentes aos recebimentos das mensalidades escolares devem sempre estar atualizados.

Todo esse controle é muito mais eficiente e seguro se for feito por meio de um software de gestão escolar. Aliás, todo o controle de inadimplência torna-se mais fácil com a utilização de um sistema. Isso porque o gestor pode ter uma visão geral e, também, fazer o acompanhamento individual de apenas um aluno.

Além de agilizar o processo de negociação por facilitar o acesso ao histórico do aluno, o sistema possibilita a rápida emissão de boleto e envio desse documento para o responsável financeiro, tanto por e-mail quanto por aplicativo.

Nos casos de negociações, o sistema permite o envio de SMS para os pais, de forma a lembrá-los do vencimento do boleto. Essa é uma maneira de evitar que a pessoa se esqueça do compromisso e não volte a ficar inadimplente. Essa é uma medida que deve ser adotada de maneira preventiva contra a inadimplência.

Para diminuir a inadimplência, a escola deve adotar um processo de cobrança eficiente, com ações como as que foram citadas até aqui. Além disso, ao contar com o auxílio de um software de gestão, tornará a cobrança de inadimplentes mais ágil e eficiente.

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